Introducción al concepto de facturación electrónica

A medida que avanzaban las sociedades, también lo hacían los métodos de documentación. De las tablillas de arcilla que se utilizaban en la antigüedad, los sistemas de registro pasaron a las facturas en papel, que se han convertido en una práctica habitual durante siglos. Una factura en papel es un documento comercial que registra una transacción entre un vendedor y un comprador. Su forma más simple muestra información sobre el vendedor, el servicio prestado o los bienes vendidos, el precio, la forma de pago y los impuestos.

Aunque eficaces, estos sistemas basados en papel tenían ineficiencias inherentes que, por lo general, están directamente relacionadas con errores humanos, ya que requieren la introducción, manipulación y almacenamiento manual de los datos. Tanto las empresas como los gobiernos reconocieron que las facturas en papel ya no podían satisfacer las exigencias de una economía globalizada y acelerada. Así surgió una nueva forma de factura.

A diferencia de las facturas tradicionales o digitales, como los PDF o las imágenes digitales, las facturas electrónicas se emiten e intercambian en un formato electrónico estructurado que permite su procesamiento automático y electrónico. Esta moderna forma de factura reduce drásticamente la posibilidad de error humano.

La facturación electrónica representa una de las formas más modernas y tecnológicamente desarrolladas de información digital basada en el nivel transaccional.

Orígenes de la facturación electrónica

Los primeros países en adoptar la facturación electrónica fueron los latinoamericanos. Chile, Brasil, Argentina y México fueron los primeros en implantar sistemas de facturación electrónica completos y bien estructurados. Estos países reconocieron el potencial de aprovechar la tecnología para automatizar sus sistemas financieros y contables y combatir el fraude fiscal.

Los países europeos comprendieron rápidamente las ventajas de este sistema y pronto empezaron a introducirlo uno a uno, con Dinamarca y Finlandia a la cabeza. En 2014, Italia se convirtió en el primer país europeo en hacer obligatoria la facturación electrónica para las transacciones B2G.

Desde 2020, todos los Estados miembros han desarrollado un marco que se ajusta a la norma europea sobre facturación electrónica.

Ahora, cada vez más países de todo el mundo están trabajando para imponer la facturación electrónica no solo para las transacciones B2G, sino también para las B2B. En la actualidad, el número de países que cuentan con algún sistema de facturación electrónica supera ampliamente el centenar, y la mayoría de ellos sólo se refieren a transacciones B2G.

El lado positivo de la facturación electrónica

La implantación de la facturación electrónica aporta una gran variedad de ventajas a la hora de desarrollar herramientas de control fiscal para las autoridades tributarias y otras instituciones públicas vinculadas sobre las que recaen las obligaciones de supervisión fiscal. Gracias a la automatización, el control es cada vez menos lento y más eficaz.

El paso de la facturación en papel a la facturación electrónica hace menos pesada y costosa la parte operativa y de cumplimiento de las actividades diarias de la empresa. Además, estos sistemas minimizan los errores y mejoran la gestión de la tesorería al permitir ciclos de pago más rápidos y proporcionar información en tiempo real sobre las facturas pendientes.

Riesgos y retos

La implantación de sistemas de información digital, como la facturación electrónica, conlleva nuevos retos y puntos delicados en comparación con los tipos "tradicionales" de información fiscal que se han utilizado durante décadas. Establecer un sistema de protección de datos de alta calidad es un punto técnico necesario antes de desplegar la solución de facturación electrónica.

En algunas regiones, en particular en los países en desarrollo, la inadecuación de la infraestructura digital y el acceso limitado a Internet plantean importantes obstáculos a la seguridad y la implantación de la facturación electrónica.

El reto más importante al que se enfrentan las empresas que operan a escala transfronteriza es la fragmentación de los sistemas de facturación electrónica y los requisitos correspondientes definidos por las autoridades nacionales.

Para hacer frente mejor a la fragmentación y a los costes relacionados con el desarrollo de una solución conforme a los requisitos locales, las empresas que operan a escala internacional por un lado, las asociaciones internacionales y algunas autoridades nacionales por otro están buscando el establecimiento de normas aceptables a escala mundial como forma de responder a los retos interminables en lo que se refiere a los costes de cumplimiento en este ámbito.

Iniciativas como la red PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line) de la Unión Europea pretenden crear sistemas de facturación electrónica interoperables que puedan utilizarse en distintos países, simplificando el comercio transfronterizo y reduciendo las cargas administrativas.

El futuro de la facturación electrónica

El futuro de la facturación electrónica está estrechamente relacionado con las tecnologías emergentes y la mejora de la normativa legal y la normalización a nivel mundial. Tecnologías como la IA, blockchain, Robotic Process Automation (RPA) y Big Data contribuyen a detectar anomalías en los datos de las facturas, mejorar los sistemas de procesamiento de facturación electrónica, luchar contra el fraude y desarrollar informes fiscales predictivos.

Asimismo, los datos de facturación electrónica pueden utilizarse en nuevos ámbitos, como las declaraciones digitales del IVA, la información sobre el transporte de mercancías, los datos de facturación electrónica para la notificación de emisiones y la trazabilidad en la cadena de suministro.

Conclusión

Este tipo de información digital aporta muchas ventajas a las distintas partes interesadas. El salto del lento trabajo manual, propenso a errores, al rápido ritmo de la automatización, es sin duda uno de los puntos que sobresale de la relevancia de la información fiscal electrónica. La inversión inicial no debe empañar los beneficios que se obtendrán a corto plazo, ya que la implantación muestra sus ventajas en comparación con los sistemas tradicionales de contabilidad e información.

La facturación electrónica ayuda a los gobiernos de todo el mundo a luchar contra el fraude fiscal y a tener un mayor control sobre el IVA. Estos sistemas aún se encuentran en una fase inicial, y los gobiernos y las organizaciones internacionales están trabajando para estandarizarlos y mejorarlos. Junto con tecnologías como la IA, blockchain, Automatización Robótica de Procesos (RPA) y Big Data, los sistemas de facturación electrónica aún tienen que desarrollarse y encontrarse para ser utilizados en nuevos dominios.