Factores clave a tener en cuenta al externalizar el cumplimiento de la fiscalidad indirecta en la economía digital

Alcanzar y mantener el cumplimiento de la fiscalidad indirecta se ha vuelto cada vez más complejo para las empresas que operan en múltiples mercados o jurisdicciones. La expansión del comercio electrónico mundial, el suministro transfronterizo de servicios digitales y la rápida evolución del marco del IVA/IGIC empujan a los sujetos pasivos a buscar asesoramiento externo para seguir cumpliendo la normativa.

A medida que las normas y reglamentos sobre fiscalidad indirecta se fragmentan y se vuelven más tecnológicos, la externalización se está convirtiendo en un movimiento estratégico para que las empresas gestionen el cumplimiento de forma más eficiente. Sin embargo, esta estrategia no está exenta de ciertos riesgos.

Definición del cumplimiento de la fiscalidad indirecta

Desde un punto de vista más formal, el cumplimiento de los impuestos indirectos se refiere a la aplicación de procesos y el cumplimiento de requisitos relacionados con los impuestos sobre el consumo, como el IVA, el impuesto sobre bienes y servicios o el impuesto sobre ventas y uso, en todas las jurisdicciones. Sin embargo, la lista de impuestos que entran en el ámbito de los impuestos indirectos no termina ahí. También puede incluir aduanas, impuestos especiales, aranceles y otros impuestos locales similares.

En términos más sencillos, las empresas digitales y globales deben seguir las normas fiscales establecidas por los gobiernos de todo el mundo y garantizar el cumplimiento de los requisitos de registro, recaudación y envío, información y mantenimiento de registros.

El cumplimiento de los impuestos indirectos ya no es una cuestión de informes periódicos. Los gobiernos están adoptando mecanismos más avanzados de auditoría y de control e intercambio de datos, avanzando hacia un acceso casi en tiempo real a los datos de las transacciones. Por lo tanto, el cumplimiento no sólo implica cumplir las obligaciones básicas de presentación de declaraciones, sino que también requiere una adaptación continua al sistema fiscal digitalizado de cada país.

El incumplimiento de los requisitos de registro o de otro tipo, como la exactitud de los datos, el formato de presentación o la frecuencia de los informes, puede dar lugar a auditorías fiscales y, en última instancia, a sanciones.

Áreas de riesgo al externalizar el cumplimiento

Aunque la externalización puede contribuir a la eficiencia y reducir las cargas administrativas, también conlleva nuevos riesgos para los sujetos pasivos, que deben abordar y gestionar de forma proactiva. Uno de los primeros riesgos perceptibles y significativos es la pérdida de control y visibilidad. En otras palabras, cuando las empresas delegan las responsabilidades de cumplimiento a proveedores o vendedores externos, pueden perder la supervisión directa sobre informes fiscales críticos.

Otro riesgo importante es la mala interpretación de la normativa. Las normas de fiscalidad indirecta varían de un país a otro. Por lo tanto, no tener un conocimiento básico de estas diferencias y elegir un proveedor que carezca de experiencia local o no se mantenga al día con las normas y reglamentos fiscales en curso podría dar lugar a declaraciones incorrectas, pagos insuficientes o pagos en exceso.

La privacidad y la seguridad de los datos son también preocupaciones importantes en un mundo altamente digitalizado. Los sujetos pasivos deben comprender que externalizar el cumplimiento de las obligaciones fiscales significa conceder a terceros acceso a datos financieros sensibles y, en cierta medida, a datos de clientes. La violación de la confidencialidad o el tratamiento inadecuado de los datos por parte del proveedor podría tener graves consecuencias jurídicas y para la reputación de quienes les contratan.

Por último, examinar y determinar la responsabilidad por errores es necesario cuando se externaliza el cumplimiento de la fiscalidad indirecta. Los gobiernos, y en concreto las autoridades fiscales, responsabilizan de los fallos en el cumplimiento a los sujetos pasivos, ya sean empresas o particulares, y no a los proveedores. Unas salvaguardias contractuales inadecuadas y unas responsabilidades y obligaciones poco claras podrían dar lugar a riesgos y consecuencias fiscales imprevistos.

Factores clave a tener en cuenta

Las empresas deben evaluar varios factores antes de firmar un acuerdo de externalización. El primero es la experiencia del proveedor y su cobertura jurisdiccional. Un proveedor de externalización fiable debe demostrar un profundo conocimiento de la legislación fiscal indirecta local, las obligaciones de información en tiempo real y la evolución de las tendencias políticas.

Esto es especialmente importante para las empresas que operan en mercados complejos, como EE.UU., donde cada estado define las normas del impuesto sobre las ventas y el uso, o que prestan servicios digitales a escala mundial, donde la definición de tales servicios y los requisitos de registro y presentación pueden diferir ampliamente.

La infraestructura tecnológica es tan crítica como el conocimiento de las políticas reguladoras locales. En la economía digital, el cumplimiento efectivo de las obligaciones fiscales depende de la transferencia de datos en tiempo real, de procesos de presentación automatizados y de sistemas que puedan integrarse fácilmente con el ERP o el software de contabilidad. Dependiendo del volumen de transacciones, los sujetos pasivos deben buscar un proveedor con una plataforma o software capaz de gestionar volúmenes específicos de transacciones y generar informes precisos y estandarizados en múltiples regímenes fiscales.

El servicio de atención al cliente es una consideración adicional a la hora de subcontratar. No basta con que los proveedores conozcan la normativa y dispongan de un software que funcione bien. A la hora de buscar proveedores de confianza, los sujetos pasivos deben comprobar que los servicios de atención al cliente puedan gestionar obligaciones fiscales complejas o dar respuestas oportunas a cualquier duda o pregunta esencial.

Por último, hay que señalar una obviedad a tener en cuenta: el coste. Las empresas, especialmente las PYME, suelen dejarse llevar por la rentabilidad, lo que a veces lleva a elegir una solución más barata sin tener en cuenta todos los aspectos de los honorarios. Por lo tanto, las empresas deben considerar el alcance del servicio, los tiempos de respuesta y los procedimientos de escalada cubiertos por la tarifa. La decisión sobre qué proveedor designar debe basarse en esos criterios, no sólo en cuánto cuesta el servicio.

Cómo mantener el control durante la externalización

El cumplimiento de la fiscalidad indirecta y el éxito de la externalización no terminan con la elección de un proveedor, sino que también incluyen la supervisión de todas las cuestiones relacionadas con los impuestos. Por lo tanto, es crucial establecer mecanismos, marcos o sistemas claros de comunicación y supervisión, es decir, estructuras de gobierno que definan funciones, responsabilidades y protocolos de comunicación.

Una estructura de este tipo puede incluir la definición de puntos de contacto internos, la programación de reuniones periódicas de revisión y la creación de un tablero de control del cumplimiento o una hoja de cálculo que permita el seguimiento en tiempo real de las presentaciones, los plazos y la resolución de problemas.

El seguimiento del rendimiento a través de indicadores clave de rendimiento (KPI) y acuerdos de nivel de servicio (SLA) que ayuden a evaluar la capacidad de respuesta del proveedor, la precisión y el cumplimiento de las normas de conformidad es vital. Además, la realización de auditorías periódicas o de una revisión independiente puede ofrecer garantías adicionales de que el proveedor cumple sus obligaciones.

Los equipos internos o las principales partes interesadas deben seguir participando en las decisiones de cumplimiento de alto nivel y en la interpretación de las políticas. En otras palabras, algunas decisiones críticas, como la de registrarse o no en una nueva jurisdicción, deben tomarse internamente o en estrecha coordinación con el proveedor.

Dos consideraciones finales son la actualización periódica de la normativa y las políticas y la planificación de contingencias. La primera garantiza que las empresas y los particulares estén puntualmente informados de cualquier cambio en las normas aplicables, mientras que la segunda sirve como mecanismo auxiliar para cambiar de proveedor o volver a tratar los asuntos de cumplimiento internamente en caso necesario.

Conclusión

La externalización del cumplimiento de la fiscalidad indirecta ofrece numerosas ventajas a las empresas internacionales o digitales que buscan eficiencia y experiencia en un entorno normativo cambiante y complejo. No obstante, no se trata de una solución sin intervención. El éxito de la externalización requiere no sólo un proceso exhaustivo de selección del proveedor, sino también el establecimiento de sistemas precisos y continuos de supervisión y seguimiento del cumplimiento.

En general, la externalización debe considerarse una decisión estratégica que debe alinearse con los objetivos empresariales a largo plazo y permitir el crecimiento y la competencia operativa en la era digital.

Fuente: VATabout - Transformación digital y cumplimiento del IVA: Estrategias para el éxito en la era digital, VATabout - Registro del IVA con retraso: Causas, consecuencias y consejos de cumplimiento, EY, OCDE, BDO