El poder del intercambio seguro de datos en el cumplimiento fiscal multijurisdiccional

Introducción

El panorama fiscal mundial es cada vez más complejo. Con normativas en constante evolución, diferentes requisitos jurisdiccionales y la creciente amenaza de las auditorías, las empresas se enfrentan a retos sin precedentes a la hora de gestionar sus obligaciones fiscales. En mis años en la industria de pagos, incluyendo la fundación de Spheros, he visto de primera mano cómo un enfoque fragmentado de la gestión de datos puede paralizar los esfuerzos de cumplimiento de una empresa. Hoy en día, la verdad es más evidente que nunca: confiar en métodos anticuados para gestionar los datos relacionados con los impuestos no sólo es ineficaz, sino que es una bomba de relojería. ¿Sabía que se calcula que las empresas pierden 20.000 millones de dólares al año debido a errores y sanciones relacionados con el cumplimiento de las obligaciones fiscales (PwC)? Es una cifra asombrosa que subraya la necesidad urgente de un cambio.

El elevado coste de un cumplimiento fiscal anticuado

La realidad para muchas empresas multinacionales es un proceso de cumplimiento fiscal plagado de ineficiencias y riesgos. Esto incluye a las organizaciones

• Utilizar múltiples sistemas de software para el cumplimiento fiscal, y menos del 25% de estos sistemas se comunican sin problemas (Thomson Reuters).

• Dedicar más de 200 horas al mes a conciliar y validar manualmente los datos fiscales (Deloitte).

• Ser penalizados por presentar los impuestos tarde o de forma incorrecta, lo que cuesta unos 20.000 millones de dólares al año (PwC).

Este enfoque fragmentado conduce a

• Mayor riesgo de errores: La introducción manual de datos y las múltiples hojas de cálculo crean un caldo de cultivo para los errores, lo que aumenta la probabilidad de incumplimiento y de sanciones cuantiosas.

• Desperdicio de recursos: Los equipos dedican incontables horas a tareas repetitivas, desviando valiosos recursos de iniciativas estratégicas.

• Falta de visibilidad: La dispersión de los datos dificulta la obtención de una visión clara y en tiempo real de las responsabilidades y obligaciones fiscales en todas las jurisdicciones.

• Vulnerabilidades de seguridad: Los datos fiscales confidenciales almacenados en hojas de cálculo y sistemas no seguros son vulnerables a infracciones y accesos no autorizados.

Uno de nuestros clientes, una empresa multinacional de venta al por menor que opera en 15 países, estaba luchando exactamente con esto. Su equipo fiscal estaba desbordado, cotejando manualmente datos de sistemas dispares de toda Europa. Esto provocaba retrasos en la presentación de declaraciones y una multa considerable por parte de una autoridad fiscal. Acudieron a nosotros en busca de una forma de agilizar su proceso fiscal y recuperar el control.

Gestión inteligente de datos: La clave de la transformación

La gestión inteligente de datos, impulsada por plataformas seguras basadas en la nube, está revolucionando la forma en que las empresas abordan el cumplimiento fiscal global. Estas plataformas no se limitan a almacenar datos, sino que los gestionan de forma inteligente, garantizando su precisión, accesibilidad, seguridad y cumplimiento. Esto implica incorporar la automatización para agilizar los procesos, mejorar la precisión y reducir la carga de trabajo manual. Estas plataformas ofrecen un enfoque centralizado, estandarizado y automatizado para gestionar los datos relacionados con los impuestos en todas las jurisdicciones:

Tres pilares de las plataformas modernas de cumplimiento fiscal:

1. Validación de datos en tiempo real:
   

   • Datos en tiempo real: Recibir información inmediatamente después de su revisión y actualización por parte del remitente, utilizando la información actualizada para tomar decisiones más informadas y precisas.

   • Datos precisos del remitente: Las partes pueden actualizar y enviar datos de forma constante para garantizar que sus datos nunca se vuelvan obsoletos. Esto ocurre a través de plataformas de red, monederos digitales o ambos.

   • Validación por terceros: Utilice los servicios de terceros que recopilan datos y pueden decirle rápidamente si los datos que tiene en su base de datos son precisos o no en comparación con los registros gubernamentales y municipales.
     

2. Control de acceso granular y seguridad de datos mejorada:
   

   • Acceso basado en roles: Las plataformas ofrecen un control de acceso granular basado en funciones, que garantiza que sólo el personal autorizado pueda acceder a conjuntos de datos específicos en función de sus responsabilidades. Por ejemplo, un analista fiscal junior sólo puede tener acceso a los datos de un país concreto, mientras que un director fiscal tiene una visión global.

   • Cifrado de datos: Los datos confidenciales se cifran tanto en tránsito como en reposo, protegiéndolos de accesos no autorizados.

   • Registros de auditoría detallados: Se realiza un seguimiento de cada acceso y modificación de datos, proporcionando una pista de auditoría completa para el cumplimiento y la responsabilidad.
     

3. Portabilidad e interoperabilidad de datos sin fisuras:
   

   • Formatos de datos normalizados: Las plataformas admiten formatos de datos estandarizados como SAF-T (Standard Audit File for Tax), lo que garantiza un intercambio de datos sin fisuras con las autoridades fiscales y otras partes interesadas.

   • Integraciones API: Se integran con los sistemas ERP, contables y de facturación electrónica existentes, eliminando la necesidad de introducir datos manualmente y garantizando la coherencia de los datos.

   • Transferencias transfronterizas de datos: Las plataformas facilitan las transferencias transfronterizas de datos que cumplen la normativa, como el GDPR, al tiempo que garantizan la integridad y la seguridad de los datos.

Ventajas: Eficiencia, precisión y tranquilidad

Al adoptar plataformas inteligentes de gestión de datos, las empresas pueden esperar:

• Ahorro de costes: Los estudios han demostrado que las empresas pueden reducir los costos de cumplimiento tributario hasta en un 50% al automatizar las tareas manuales y minimizar los errores.

• Ahorro de tiempo: La validación automatizada de datos y la elaboración de informes pueden liberar a los equipos fiscales para que se centren en la planificación y el análisis estratégicos. Nuestro cliente minorista, mencionado anteriormente, pudo reducir su tiempo de procesamiento de impuestos en un 70% tras implantar nuestra plataforma.

• Mayor precisión: La validación en tiempo real y los cálculos automatizados reducen significativamente el riesgo de errores e incumplimientos.

• Mayor seguridad: Los datos se almacenan de forma segura y sólo el personal autorizado tiene acceso a ellos, lo que minimiza el riesgo de infracciones.

• Mayor transparencia: Una plataforma centralizada proporciona una visión clara y en tiempo real de las responsabilidades y obligaciones fiscales en todas las jurisdicciones.

El futuro del cumplimiento fiscal es inteligente

A medida que nos adentramos en 2025, las empresas que prosperen serán aquellas que adopten un enfoque basado en datos para el cumplimiento de las obligaciones fiscales. Esto significa aprovechar las plataformas inteligentes de gestión de datos que les permitan:

• Poseer y controlar plenamente sus datos fiscales.

• Almacenar la información de forma segura y de conformidad con la normativa global sobre privacidad de datos.

• Intercambiar documentación de forma eficiente y segura con las autoridades fiscales y sus socios.

• Revocar el acceso al instante cuando sea necesario.

• Actualizar los registros sin problemas y en tiempo real.

Lo esencial

La cuestión no es si las empresas necesitan plataformas inteligentes de gestión de datos para su cumplimiento fiscal multijurisdiccional, sino con qué rapidez pueden implantarlas. En el panorama digital actual, en rápida evolución, el coste de la inacción se mide no sólo en multas y sanciones, sino también en oportunidades perdidas y ventajas competitivas perdidas. El futuro del cumplimiento fiscal ya está aquí, y es inteligente.