Polen KSeF 2026: Mehrwertsteuerregelungen für feste Niederlassungen

Das polnische Finanzministerium (MoF) hat ein Dokument zur steuerlichen Klärung der Regeln für die Bestimmung eines ständigen Geschäftssitzes oder einer festen Niederlassung im Land für die Ausstellung von Rechnungen im Rahmen des nationalen E-Rechnungssystems (KSeF) herausgegeben, das am 1. Februar 2026 in Kraft getreten ist. Die Klarstellung des MoF befasst sich mit wichtigen Fragen, darunter die Rechtsgrundlage und die Definition einer festen Niederlassung.

Wichtige Klarstellungen des Ministeriums

Das MoF betonte, dass nach dem polnischen Mehrwertsteuergesetz die Verpflichtung zur Ausstellung strukturierter Rechnungen über das KSeF in erster Linie für Steuerpflichtige gilt, die für Mehrwertsteuerzwecke in ausreichendem Maße mit Polen verbunden sind. Zu den Steuerpflichtigen dieser Kategorie gehören Unternehmen mit Sitz in Polen, d. h. Unternehmen, die nach polnischem Recht gegründet wurden und tätig sind.

KSeF-pflichtige Steuerpflichtige sind auch ausländische Unternehmen, die ihren Sitz nicht in Polen haben, aber dort eine feste Niederlassung unterhalten, sofern diese Niederlassung an der konkreten Lieferung von Waren oder Dienstleistungen beteiligt ist, die in Rechnung gestellt werden.

Darüber hinaus stellte das Finanzministerium klar, dass eine feste Niederlassung nur dann vorliegt, wenn ein Unternehmen über ausreichende Dauerhaftigkeit und angemessene personelle und technische Ressourcen in Polen verfügt, um Dienstleistungen zu empfangen oder zu erbringen. Dies steht im Einklang mit Artikel 11 der EU-Durchführungsverordnung 282/2011 und der Rechtsprechung des Gerichtshofs der Europäischen Union. Insbesondere bedeutet die bloße Tatsache, dass ein Steuerpflichtiger über eine polnische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer verfügt, nicht automatisch, dass er eine feste Niederlassung in diesem Land hat.

Die Klarstellung des Ministeriums enthält auch praktische Hinweise zu den Rechnungsstellungspflichten und besagt, dass der Verkäufer, wenn ein Käufer keinen eingetragenen Sitz oder keine beteiligte feste Niederlassung hat oder wenn seine polnische feste Niederlassung nicht an der konkreten Transaktion beteiligt ist, zusätzlich die strukturierte Rechnung in einem vereinbarten Format, z. B. in Papierform oder als PDF, zur Verfügung stellen muss. Gleichzeitig sind lokale Käufer, die Waren oder Dienstleistungen von ausländischen Lieferanten erwerben, nicht verpflichtet, zu überprüfen, ob der ausländische Lieferant eine feste Niederlassung im Land hat.

Fazit

Mit der Veröffentlichung dieser Klarstellungen hat das polnische Finanzministerium einige der wichtigsten Unsicherheitsfaktoren für ausländische Unternehmen, die in Polen tätig sind, ausgeräumt. Um die Auslegung dieser wichtigen Frage weiter zu unterstützen, hat das Finanzministerium 15 praktische Beispiele für verschiedene Geschäftsmodelle und Transaktionskonstellationen beigefügt, die den Steuerpflichtigen helfen sollen, diese Vorschriften und ihre Anwendung in realen Szenarien zu verstehen.

Quelle: Polnisches Finanzministerium – Steuerliche Klarstellung