¿Qué es el IVA MTD? Una guía sencilla para las empresas británicas en 2025

¿Sabía que más de 2,6 millones de empresas registradas a efectos del IVA en el Reino Unido deben utilizar ahora las normas del IVA de Making Tax Digital (MTD) a partir de abril de 2022? Consulte las últimas cifras de HMRC. El cambio a la presentación digital significa que las facturas en papel y la contabilidad en hojas de cálculo ya no son suficientes. Para muchos, mantenerse al día con el IVA MTD o averiguar qué significa realmente el IVA MTD puede resultar abrumador. Olvidarse de seguir las normas del IVA MTD conlleva el riesgo de recibir sanciones, pérdida de tiempo y estrés adicional cada trimestre.

La necesidad es clara: MTD IVA cambia la forma de gestionar los impuestos y afecta a todas las empresas registradas a efectos del IVA en el Reino Unido. Si quiere evitar errores y gestionar su negocio sin problemas, debe conocer las nuevas normas y cómo cumplirlas. ¿Y la buena noticia? El proceso puede ser sencillo una vez que sepa qué hacer y utilice las herramientas digitales adecuadas.

En esta guía, aprenderá qué es el IVA MTD, por qué HMRC pasó a las declaraciones de IVA exclusivamente digitales, cómo cumplir paso a paso utilizando un software de confianza y qué puede hacer ahora para no tener que pagar multas en el futuro. Verá consejos sencillos para configurar sus registros digitales, cumplir todos los plazos y mantener su empresa preparada fiscalmente. Hagamos que el cumplimiento del IVA sea más fácil a partir de hoy.

5 pasos para lograr el cumplimiento del IVA con MTD VAT

Paso nº 1: Entender qué significa MTD IVA para su empresa

Lo primero es lo primero, necesitas saber qué cambia bajo MTD IVA y cómo se aplica a tu negocio. MTD, abreviatura de Making Tax Digital, es un programa gubernamental que hace que el mantenimiento de registros digitales y las presentaciones de IVA en línea sean una obligación para todas las empresas registradas con IVA en el Reino Unido. No hay excepciones por tamaño o industria. Si está registrado en el IVA, cae bajo las reglas, a menos que HMRC le otorgue una exención debido a razones especiales, como una discapacidad grave o la falta de Internet confiable en su área.

Lo más importante: Todas las personas registradas a efectos del IVA deben cumplir estas normas. Pasar por alto este punto es la forma más rápida de acabar en la lista de sanciones de HMRC.

• Vuelva a comprobar si su registro de IVA le sitúa bajo las normas obligatorias de MTD.

• Revise las posibles exenciones consultando la recopilación oficial de IVA MTD de HMRC.

Notamos que a veces las pequeñas empresas se autoinscriben sin darse cuenta. Que no te pille desprevenido.

Si desea un contexto más profundo sobre el paso del Reino Unido al IVA digital y cómo el mandato MTD se convirtió en obligatorio, eche un vistazo al artículo sobre Making Tax Digital convirtiéndose en obligatorio en el Reino Unido.

Paso #2: Configurar el mantenimiento de registros digitales para el cumplimiento del IVA

Papeleo manual? Eso es noticia vieja. Ahora, debes mantener todos tus registros relacionados con el IVA digitalmente. Esto significa guardar facturas, ventas, compras, tipos de IVA y la dirección de su empresa registrada en un ordenador o en un sistema en la nube que sea fácil de actualizar y buscar.

La regla de oro: tus registros digitales deben estar actualizados, detallados y listos para su revisión en caso de que HMRC lo solicite.

¿Por qué es importante? A menudo vemos casos en los que las empresas pierden días de trabajo buscando una sola anotación del IVA. Una copia de seguridad en la nube les habría ahorrado un quebradero de cabeza. Esto es en lo que debes centrarte:

• Utiliza herramientas en la nube para facilitar el acceso y las copias de seguridad.

• Organice sus archivos de modo que cada dato del IVA esté a solo una búsqueda de distancia.

• Revise periódicamente la estructura de sus carpetas. Esto hace que las auditorías o revisiones sorpresa sean mucho menos estresantes.

Paso 3: Elegir y conectar el software compatible con MTD

No todos los programas informáticos son iguales. Para presentar las declaraciones de IVA digitalmente bajo vat mtd, necesita un software aprobado por HMRC que admita enlaces digitales. Esto significa programas como Xero, QuickBooks o Sage, pero compruebe siempre la lista de HMRC antes de empezar.

Nuestro consejo: Prueba diferentes plataformas utilizando sus versiones de prueba gratuitas. Te permitirá ver si la herramienta se adapta a tu negocio antes de invertir.

• Establezca conexiones digitales entre el banco de su empresa, la facturación y el software de contabilidad.

• Comprueba que la solución elegida aparece en la página de software aprobado por HMRC para Making Tax Digital.

• Si estás pasando de hojas de cálculo, pregunta si tu plataforma ofrece funciones de importación automática; muchas lo hacen.

Un consejo de la vida real:

"Según el gobierno del Reino Unido, el software compatible con MTD es obligatorio por ley para todas las presentaciones de IVA a partir de abril de 2022"

Avalara: Guía Making Tax Digital del Reino Unido.

Paso nº 4: Presentar las declaraciones de IVA digitalmente de forma trimestral

Las declaraciones trimestrales son su nueva normalidad con mtd vat. Utilizando el software que elijas, presentarás las declaraciones de IVA directamente a HMRC cada tres meses. La exactitud es más importante que nunca, ya que las presentaciones son todas digitales y HMRC comprueba los detalles de inmediato.

Manténgase alerta: Las declaraciones tardías o inexactas pueden dar lugar a multas o a un mayor escrutinio por parte de HMRC. Para evitarlo, manténgase al día de los plazos con recordatorios.

Esto es lo que funciona para muchos equipos:

• Configura notificaciones por correo electrónico o móvil en tu software para cada fecha de vencimiento.

• Ten una lista de comprobación sencilla para revisar tu declaración de IVA antes de darle a "enviar".

Muchas empresas afirman que sincronizar su software de contabilidad con un calendario compartido es una medida sencilla pero vital para presentar las declaraciones a tiempo.

Paso nº 5: Mantenga el cumplimiento del IVA y prepárese para los cambios

Su trabajo no termina después de una declaración. Las normas del IVA MTD pueden evolucionar, por lo que debe actualizar sus sistemas y comprobar regularmente las nuevas normas de cumplimiento. Las actualizaciones de software, los boletines de HMRC y los ajustes de las políticas pueden cambiar los requisitos en poco tiempo.

Manténgase al día: Un mantenimiento regular le ahorrará dolores de cabeza en el futuro y le ayudará a no ser sancionado.

Le recomendamos:

• Programe una revisión anual de su software y procesos de IVA.

• Suscríbase a las actualizaciones de HMRC o a una lista de correo electrónico con noticias sobre el IVA.

• Contrate los servicios de un experto si no está seguro de que su sistema cumpla todos los requisitos.

Aquí tienes una práctica comparativa para ver por qué es importante la preparación digital:

Un último consejo: consulte la página oficial de información general sobre Making Tax Digital para estar al tanto de cualquier novedad.

Para obtener una perspectiva más amplia sobre por qué es importante el cumplimiento del IVA y los riesgos del incumplimiento, lea la guía sobre las graves consecuencias de las infracciones del IVA.

Siguiendo estos pasos, logrará el pleno cumplimiento del IVA con las normas MTD.

Buenas prácticas para el cumplimiento del IVA MTD

Cumplir correctamente con el IVA MTD no consiste únicamente en marcar casillas. Los errores pueden suponer el incumplimiento de plazos, multas o incluso una auditoría. Para ayudar a las empresas británicas como la suya a no estresarse y cumplir al 100% la normativa, hemos reunido nuestras mejores prácticas. ¿La buena noticia? La mayoría son pasos sencillos que puede incorporar a su rutina habitual.

Audite regularmente sus registros digitales de IVA para comprobar su exactitud

Compruebe sus registros de IVA MTD con frecuencia. Asegúrese de que todas las ventas, facturas de compra y tipos de IVA son correctos y están actualizados. Un registro incorrecto o que falte puede acarrear problemas más adelante. Realice comprobaciones puntuales mensuales. Detectar una sola factura duplicada puede evitarle un costoso error al final del trimestre.

Forme a su equipo en los nuevos sistemas de IVA MTD

Todas las personas que manejan datos de IVA deberían conocer los conceptos básicos de la presentación digital. Reserve tiempo para la formación del personal cuando cambie de software o actualice los flujos de trabajo. Explique qué cubre MTD, por qué la ley exige ahora hábitos digitales adecuados y cómo detectar problemas rápidamente. En nuestra oficina, organizamos sesiones breves de actualización cada temporada fiscal para que incluso el personal más nuevo se sienta seguro.

Utilice la automatización para reducir los errores manuales en los datos del IVA

Cuanto menos se introduzcan manualmente, más seguros estarán los datos. Automatice siempre que sea posible. Por ejemplo, vincule la cuenta bancaria de su empresa con el software de facturación. Muchas plataformas de IVA MTD le permiten introducir los datos de ventas y gastos automáticamente, por lo que los empleados no tienen que copiar los números. Esto elimina las causas más comunes de error o pérdida de papeleo.

Habilite las notificaciones de software para todos los plazos de IVA MTD

Deje que su software le mantenga al día. Active todas las ventanas emergentes de correo electrónico, calendario o aplicación para las fechas de presentación y pago. Pasar por alto las fechas límite es uno de los mayores riesgos bajo las reglas del IVA MTD. En nuestro equipo, estos recordatorios de calendario nos salvaron una vez de una presentación tardía que podría haber supuesto fuertes sanciones.

Compruebe dos veces la lista de software de IVA MTD compatible de HMRC

Antes de comprar o cambiar de software, vaya a la lista compatible de HMRC. No todos los programas tienen soporte actualizado para mtd vat. Usted quiere una herramienta que esté claramente marcada para la presentación de IVA digital y compatible. Esta comprobación es rápida y puede ahorrarle semanas de problemas posteriores. Si su empresa necesita actualizarse, compruebe de nuevo si hay nuevos nombres o requisitos. Consulte la lista oficial de la colección de software MTD compatible de HMRC.

Haga copias de seguridad periódicas de todos los registros digitales del IVA

No confíe en un único ordenador o unidad en la nube. Configure copias de seguridad automáticas para cada factura, recibo y documento de IVA que guarde digitalmente. Programe copias de seguridad para que siempre tenga copias en dos lugares, como mínimo. Una vez ayudamos a un cliente de una panadería a recuperarse de un fallo en su portátil sólo porque tenía una copia de seguridad en la nube. Tardaron veinte minutos, en lugar de perder días en una búsqueda de papeles.

Consulte a un experto en cumplimiento del IVA para revisar su configuración digital

Si no está seguro de que su sistema cumple todos los requisitos, pida ayuda. Hable con un experto en cumplimiento del IVA. Asesórese sobre las opciones de software, compruebe las lagunas de cumplimiento y obtenga ayuda para formar a su personal. Hacer esto una vez al año, o después de cambios importantes, le dará tranquilidad y le ayudará a evitar sorpresas de HMRC.

Prepárese para los cambios del IVA MTD y revise las últimas directrices

Las normas del IVA MTD pueden cambiar sin previo aviso. Suscríbase a las actualizaciones oficiales de HMRC o a una fuente de noticias sobre el IVA de confianza. Haga una revisión del proceso después de cualquier cambio de normativa. Mantenerse al día con todos los requisitos de mtd vat es clave para un cumplimiento duradero. Puede mantenerse al día con las directrices más recientes en la página general de HMRC Making Tax Digital.

Resumen

Mantenerse al tanto del cumplimiento del iva mtd se basa en hábitos: compruebe los registros, capacite a su equipo, automatice lo que pueda y manténgase conectado a las últimas reglas. Hacer esto a menudo significa no tener sorpresas a fin de año y una temporada de impuestos más tranquila y libre de multas.

Puntos clave

VAT MTD es ahora la norma para todas las empresas registradas a efectos del IVA en el Reino Unido. Seguir los cinco pasos de esta guía le ayudará a cumplir la normativa: conozca sus obligaciones, mantenga registros digitales, utilice el software adecuado, cumpla los plazos y revise su proceso con frecuencia.

Al hacer que estos pasos formen parte de su rutina habitual, evitará las sanciones de HMRC y mantendrá su empresa preparada para cualquier cambio. Estar al día con el IVA MTD significa menos estrés, una presentación de impuestos más fluida y más concentración en el crecimiento de su negocio, no en el papeleo.