Escalar la montaña del cambio: Un enfoque estratégico de los retos de la fiscalidad indirecta

Basado en una presentación en la 9ª Cumbre Internacional sobre Impuestos Indirectos de TBM Group

El panorama de los impuestos indirectos está en constante evolución, presentando a las empresas lo que a menudo se siente como un reto insuperable - una "enorme montaña" que escalar. Desde complejas regulaciones y transmisiones de sistemas hasta intrincados procesos de negocio, el camino puede ser desalentador, llevando incluso a directores financieros experimentados "al borde de las lágrimas". Pero como Matt Ayton, Especialista en Cumplimiento de IVA de Marosa, compartió en la reciente Cumbre de Impuestos Indirectos del Grupo TBM, aunque muchas empresas se enfrentan a luchas similares, el camino hacia la cima es único para todos.

"Todos estamos en la misma tormenta, pero no en el mismo barco", afirma Ayton, destacando que simplemente no existe una solución única para los desafíos multifacéticos que enfrentan las organizaciones. La clave está en adoptar un planteamiento estratégico a medida, guiado por una planificación cuidadosa y los recursos adecuados, tanto internos como externos.

He aquí una guía práctica para afrontar estratégicamente los retos de la fiscalidad indirecta de su organización, convirtiendo mandatos abrumadores en oportunidades de crecimiento y eficiencia.

1. Defina su montaña única: Comprender sus necesidades específicas

Antes de poder escalar, primero debe comprender el terreno. El primer paso en la gestión de los cambios en la fiscalidad indirecta es concretar el reto real de su empresa. Esto va más allá de los calendarios legislativos generales y requiere una inmersión profunda en los matices de sus operaciones.

- Contextualice el impacto: ¿Con qué precisión afectan las nuevas normativas a su negocio? ¿Estamos hablando de datos que fluyen del cliente al proveedor, o a las autoridades fiscales? ¿Con qué modelos trabaja y cuál es la proporción de transacciones afectadas?

- Profundice en los detalles: Identifique los requisitos, coherencias y necesidades de datos específicos por país o jurisdicción. Por ejemplo, una empresa papelera inicialmente abrumada por la legislación sobre facturación electrónica descubrió que sus números de IVA no establecidos en la mayoría de los países afectados alteraban significativamente las exigencias, reduciendo su "enorme montaña" de ansiedad.

- Evaluar la escala real: Entender estos detalles específicos es crucial para comprender el tamaño real y la escala del desafío para su organización. Esta claridad es la base sobre la que se construirá su estrategia.

2. Construya su hoja de ruta personalizada: Trazar el camino hacia el cumplimiento

Aunque existen hojas de ruta generales para las introducciones legislativas, cada empresa necesita su propia hoja de ruta. Este plan personalizado es esencial para navegar con eficacia por las complejidades y comunicar internamente el alcance del proyecto.

- Tenga en cuenta factores específicos de la empresa: Factores como su volumen de negocio en un país concreto o su condición de no residente pueden alterar significativamente el impacto de la legislación. Incorpore estos detalles a su hoja de ruta.

- Articule el alcance del proyecto: Esta hoja de ruta se convierte en una herramienta vital para comunicar y articular el tamaño y la escala del proyecto dentro de su organización.

- Priorizar las necesidades inmediatas: Reconozca que a veces la "necesidad de cumplir el plazo" inmediato debe tener prioridad sobre optimizaciones más amplias. Su hoja de ruta debe reflejar estas prioridades, incluso si esto significa optar inicialmente por "soluciones de baja fidelidad" para garantizar el cumplimiento.

3. Pasar de la resolución de problemas a la creación de soluciones: Prever el futuro

En lugar de limitarse a reaccionar ante los problemas, adopte una mentalidad de creación de soluciones. Este enfoque le ayuda a explorar qué es posible más allá de cumplir los requisitos de conformidad, fomentando una perspectiva más amplia e impactante.

- Más allá del cumplimiento: Vaya más allá del mero "cumplimiento". Haga preguntas detalladas: "¿Cómo queremos utilizar los datos? ¿Qué datos serían útiles? ¿Cómo sabemos que se están utilizando correctamente?".

- Descripciones detalladas de los resultados: Desarrolle descripciones detalladas de los resultados deseados. Cuanto más detallado sea, mejor será el resultado final. Esto ayuda a crear una imagen más clara de lo que está tratando de lograr.

- Prevea objetivos más amplios: Piense en cómo los nuevos requisitos pueden alinearse con objetivos más amplios de la empresa, como los objetivos de IA, la mejora de la visibilidad y la estandarización.

4. Fomente la colaboración integral y acepte las opiniones de terceros

La colaboración no es una ausencia de liderazgo; es un camino hacia mejores resultados. La participación de diversas perspectivas garantiza que se tengan en cuenta todas las áreas afectadas, lo que conduce a soluciones más sólidas.

- La colaboración interna es fundamental: Garantice la colaboración en todas las funciones. Obtenga la opinión de todos los afectados, ya que las suposiciones pueden conducir a soluciones incorrectas. Los mejores resultados se obtienen cuando se tienen en cuenta las aportaciones de todos.

- Adopte una "visión de terceros": Aléjese de las presiones y los plazos internos y pregúntese qué considerarían un buen resultado las partes externas, como el director financiero, los proveedores o los clientes. Esta perspectiva puede ofrecer una imagen poderosa y diferente del proyecto y su éxito final.

5. Alinearse con los objetivos generales de la empresa y ampliar los beneficios

No se limite a considerar los cambios en la fiscalidad indirecta como una carga; véalos como una oportunidad para impulsar objetivos empresariales más amplios y aumentar los beneficios.

- Alineación estratégica: Amplíe el debate más allá del cumplimiento para alinearlo con objetivos financieros y empresariales más amplios. Por ejemplo, ¿podría una mejor gestión de los datos de la facturación electrónica alimentar las iniciativas de IA o mejorar la visibilidad financiera general?

- Aumentar la eficiencia y la velocidad: La automatización de la facturación electrónica, por ejemplo, conduce naturalmente a una mayor velocidad, una menor asignación de recursos y una mayor eficiencia. Articule claramente estos ahorros.

- La oportunidad de la "lavadora de datos": Estas nuevas implantaciones actúan a menudo como una "lavadora de datos", obligando a revisar y limpiar los datos. Esto presenta una oportunidad significativa, que a menudo se pasa por alto, para mejorar la gestión de datos maestros dentro de su organización, un desafío de larga data para muchos. Incluso si el enfoque inmediato debe ser el cumplimiento, tenga en cuenta este beneficio a largo plazo.

6. 6. Aproveche estratégicamente los diversos recursos: Su equipo interno y los "sherpas" externos

Navegar con éxito por un cambio complejo requiere una astuta evaluación y despliegue de todos los recursos disponibles: personas, tecnología, tiempo y presupuesto.

- Recursos internos:

Personas y competencias: Identifique a las personas clave, especialmente las conocidas por "hacer las cosas". Comprender sus funciones actuales y las habilidades existentes relevantes para el proyecto.

Tecnología y procesos: Reconozca las limitaciones tecnológicas existentes (por ejemplo, múltiples sistemas ERP) e incorpórelas al alcance de su proyecto. Explore la posibilidad de aprovechar las tecnologías internas existentes, incluso las no específicas de impuestos, para tareas como la interrogación de datos para lograr mejores resultados.

Tiempo y presupuesto: Son fundamentales; distribúyelos con cuidado, entendiendo que a veces las "soluciones de baja fidelidad" son la mejor manera de cumplir los plazos urgentes, especialmente durante las actualizaciones de ERP u otras transiciones.

- Recursos externos: sus sherpas: Al igual que Junko Tabei, la primera mujer en escalar el Everest, confió en los sherpas, las organizaciones pueden beneficiarse inmensamente de la experiencia externa.

Proveedores de servicios/empresas tecnológicas: Empresas como Marosa están especializadas en comprender normativas complejas, cómo se aplican y cómo se integran con la tecnología para garantizar un flujo de datos y un cumplimiento eficientes. Actúan como sus "sherpas", guiándole por la "montaña del cambio" mediante la identificación de las mejores rutas y resultados para su negocio.

◦ Pueden tender puentes entre los complejos requisitos legales y los intrincados procesos empresariales, aportando la experiencia necesaria para conectar las nuevas legislaciones con sus realidades operativas específicas.

Encontrar el equilibrio para el éxito

En última instancia, la solución más eficaz surge de encontrar un equilibrio entre las necesidades específicas de su organización, sus objetivos deseados y los recursos disponibles, tanto las capacidades internas como la experiencia externa. Si define meticulosamente su reto específico, elabora una hoja de ruta a medida, fomenta la colaboración generalizada, imagina soluciones proactivas, amplifica los beneficios y aprovecha todos los recursos disponibles, no sólo podrá escalar la montaña del cambio de la fiscalidad indirecta, sino también salir fortalecido y más eficiente.