Cómo darse de alta en el IVA internacional en 7 pasos

Multas y retrasos en los envíos. Pérdida de ventas. Plazos incumplidos. Estos son sólo algunos de los problemas a los que se enfrentan las empresas cuando omiten el registro correcto del IVA o se enfrentan a normas diferentes en cada país. En todo el mundo, las empresas deben cumplir la legislación local sobre el IVA antes de realizar ventas. El IVA no es sólo una casilla que hay que marcar: hacerlo mal puede poner en peligro sus ingresos, su reputación y sus planes de expansión. Si realiza ventas transfronterizas, es posible que ya conozca el estrés que conllevan el papeleo interminable y los requisitos confusos.

Esta guía acaba con la confusión. Con pasos sencillos, consejos reales y asesoramiento actualizado, podrá registrarse a efectos del IVA en cualquier país sin sentirse perdido o abrumado(Guía Cómo obtener un número de IVA). En esta guía aprenderá a:

• Averiguar si su empresa necesita registrarse a efectos del IVA, y cuándo.

• Reunir los documentos que pide cada país

• Rellenar los formularios y evitar errores comunes

• Designar un representante local si lo necesita

• Obtener su número de IVA y cumplir la normativa desde el primer día.

Al final, sabrá cuáles son los pasos más importantes, a qué debe prestar atención y cómo gestionar el registro del IVA de forma rápida y correcta.

Paso 1: Determine si necesita registrarse a efectos del IVA

La primera tarea es comprobar si su empresa debe registrarse a efectos del IVA en el país en el que tiene previsto vender. Los requisitos pueden cambiar en función de sus ventas o de su tipo de negocio. Por ejemplo, en la UE suele ser necesario registrarse si sus ventas anuales B2C superan los 10.000 euros.

Compruebe siempre las normas antes de su primera venta. Incluso las ventas ocasionales o únicas pueden dar lugar al registro. Esto es especialmente cierto para las empresas no residentes o no pertenecientes a la UE, que a menudo se enfrentan a obligaciones inmediatas de IVA, independientemente de cuánto vendan. Ignorar estas obligaciones puede acarrear multas y bloqueos de envíos.

He aquí una rápida comparación para mostrar lo diferentes que pueden ser los umbrales del IVA:

La realidad: No hay dos países totalmente iguales. Compruébelo siempre antes de lanzarse. Para conocer los umbrales actuales, eche un vistazo a las guías de nuestra colección Recursos.

Si desea una descripción detallada de los requisitos de registro y los cambios en los umbrales en toda Europa y en todo el mundo, nuestra Guía completa para el registro y el cumplimiento del IVA ofrece explicaciones país por país y actualizaciones normativas actuales.

Paso 2: Reúna toda la documentación necesaria

Ahora, empiece a reunir toda la documentación. No hay vuelta de hoja: cada país exige documentos diferentes, a menudo con sus propios matices. Por lo general, necesitará

• Certificado de registro de la empresa y estatutos

• Extracto del registro mercantil

• Identificación de los principales representantes de la empresa

• Prueba de las actividades y dirección de la empresa

Algunos países exigen traducciones o notarizaciones. Francia, España e Italia son sólo algunos ejemplos que pueden insistir en documentos traducidos o copias compulsadas. En VATabout hemos visto solicitudes devueltas sólo porque una firma estaba en el lado equivocado de la página. Gestione el papeleo como un profesional comprobando los requisitos exactos en el sitio web de la autoridad fiscal local.

Paso 3: Rellenar los formularios de registro local y el poder notarial

Todas las solicitudes requieren formularios oficiales, que suelen encontrarse en el sitio web de la autoridad fiscal del país y, sí, casi siempre en el idioma local. Si recurre a un experto o agente local, tendrá que firmar un poder notarial que le permita presentar la solicitud en su nombre.

La precisión lo es todo. La más mínima errata puede hacerle perder semanas. Antes de presentar la solicitud, dedique tiempo a revisar cada nombre, fecha y número. "Una vez tuvimos un cliente que se retrasó dos meses en Polonia por un dígito erróneo en su número de empresa".

Cuando los formularios parecen confusos, muchos empresarios buscan la ayuda de un asesor fiscal local de confianza. Es fácil pasar por alto detalles cuando se trabaja en un idioma que no se habla.

Paso nº 4: Nombrar a un representante fiscal (si es necesario)

Países como Italia, Francia y España exigen que las empresas no residentes nombren a un representante fiscal. Se trata de una persona local que es corresponsable del cumplimiento de las obligaciones en materia de IVA. Elegir al representante adecuado es algo más que burocracia: puede allanar las barreras lingüísticas o de procedimiento que, de otro modo, le ralentizarían.

¿No sabe si necesita uno? Si vende en la UE como empresa extracomunitaria, en algunos países este paso es obligatorio. Contrate a un experto local con experiencia en el planteamiento de VATabout: elija a alguien con buena reputación y un historial probado en la gestión de empresas extranjeras.

Paso 5: Presentar la solicitud de registro del IVA

Con el papeleo en orden, es hora de presentar la solicitud. Algunos lugares, como el Reino Unido o los Países Bajos, adoran sus portales en línea. Otros, como Alemania, pueden pedirle que envíe los formularios por correo.

No los envíes hasta que hayas revisado todos los documentos para comprobar que son correctos y están completos. Basta que falte una dirección o una página sin firmar para que te devuelvan la solicitud. Nuestra experiencia nos dice que ser sistemático ahorra semanas de quebraderos de cabeza.

• Compruebe las normas de presentación específicas de cada país.

• Haga un seguimiento de su solicitud: haga capturas de pantalla o guarde los recibos postales.

• Si es posible, presente la solicitud por Internet para una confirmación más rápida.

Algunos países incluso ofrecen números de IVA en el mismo día si todo está en orden, mientras que otros tardan más.

Paso 6: Responder a las preguntas de las autoridades fiscales y esperar la confirmación

Ahora empieza la espera. La tramitación del registro del IVA puede tardar entre cuatro y ocho semanas, dependiendo del país y de su carga de trabajo. Es posible que las autoridades fiscales le pidan más información o documentos que falten, normalmente por correo electrónico o postal.

Responda rápidamente a cualquier solicitud de seguimiento. Los retrasos en la respuesta significan retrasos en la aprobación. Como dice el viejo refrán de Hacienda: "El que espera, espera más". Hemos comprobado que llevar un registro de conversaciones y documentos ahorra tiempo si las autoridades vuelven con preguntas.

He aquí un consejo práctico:

• Organiza toda la correspondencia en una carpeta (física o digital).

• Establece recordatorios en el calendario para buscar actualizaciones si no has recibido respuesta en dos semanas.

Según estadísticas recientes, la espera media para obtener un número de IVA en Europa es de unas seis semanas, pero las respuestas rápidas pueden acelerar el proceso considerablemente.

Paso 7: Recibir el número de IVA y empezar a cumplir la normativa

Por último, el gran momento. Una vez que obtenga su número de IVA, estará oficialmente autorizado para empezar a recaudar y remitir el IVA en su país de destino. Actualice sus facturas de inmediato e indique el nuevo número de IVA en cada venta.

Sus responsabilidades no acaban aquí. Tendrá que

• Presentar periódicamente declaraciones de IVA, siguiendo las normas exactas del país.

• Llevar un registro detallado de las ventas, las compras y el IVA pagado.

• Estar al tanto de los plazos y cambios legislativos locales.

Para muchas empresas, el trabajo no ha hecho más que empezar. Pero con buenos sistemas y recordatorios, el cumplimiento del IVA se convierte rápidamente en una parte más de su rutina empresarial.

Para una comparación práctica del proceso internacional del IVA, consulte nuestra Guía completa para el registro y cumplimiento del IVA, que detalla las responsabilidades posteriores al registro y consejos útiles para el éxito del cumplimiento.

Buenas prácticas para un registro internacional del IVA sin problemas

Realizar correctamente el registro internacional del IVA puede ahorrar a su empresa tiempo, dinero y estrés. ¿La buena noticia? Si sigue unos pasos de eficacia probada, se adelantará a los errores y se asegurará de satisfacer las necesidades de cumplimiento de cada país. Esto es lo que funciona mejor, según los años de experiencia real de VATabout.

Compruebe los umbrales de IVA de cada país antes de vender

Cada país establece sus propias normas de registro del IVA. Algunos le permiten vender una cierta cantidad antes de tener que registrarse, mientras que otros quieren que se registre desde el primer día, especialmente si tiene su sede en el extranjero. Hemos visto a nuevos vendedores quemarse por dar por sentado que los límites de la UE son los mismos en todas partes. Compruebe siempre los umbrales y normas locales antes de su primera venta. Por ejemplo, la UE exige el registro si sus ventas transfronterizas superan los 10.000 euros, pero algunos países lo exigen antes si usted no es local. Puede encontrar un resumen actualizado en guías como la de Stripe titulada Requisitos internacionales del número de IVA.

Conserve copias digitales de todos los documentos de registro del IVA

Perder documentación es más fácil de lo que cree, sobre todo cuando tiene que hacer malabarismos con distintos países, cada uno con sus propias exigencias. Mantenemos una carpeta digital segura para cada registro de IVA que gestiona nuestro equipo. Esto significa versiones escaneadas de los certificados de registro, documentos de identidad, comprobantes de domicilio y traducciones, si son necesarias. Si alguna vez las autoridades solicitan más información, estará a un solo clic de enviar lo que necesiten.

Utilice los portales oficiales de la Administración para cada solicitud de IVA

Los sitios web fraudulentos para el IVA están por todas partes y los formularios obsoletos hacen perder semanas. Utilice siempre el portal oficial del gobierno o el sitio de la Agencia Tributaria cuando rellene y presente su registro de IVA. En el Reino Unido, por ejemplo, la solicitud se hace en el sitio oficial de la HMRC, y la mayoría de los países de la UE utilizan ahora también portales gubernamentales seguros. Vale la pena ser oficial.

Nombrar un representante fiscal en países complicados

Algunos países exigen un representante fiscal a las empresas no locales. Aunque no sea obligatorio, nombrar a un experto local puede darle tranquilidad, sobre todo en lugares con papeleo extraño, plazos estrictos o barreras lingüísticas. En VATabout, hemos visto a representantes fiscales facilitar las cosas con las oficinas locales, ayudar con las traducciones y acelerar el proceso de registro. Si tiene dudas sobre un nuevo mercado, un representante local le merecerá la pena.

Responda rápido a las solicitudes de las autoridades fiscales para evitar retrasos

Después de presentar la solicitud, es normal que las autoridades fiscales le pidan más detalles o la documentación que le falta. No espere. Guarde toda la correspondencia en un solo lugar y establezca recordatorios en el calendario para comprobar si hay actualizaciones. ¿Nuestro propio proceso? Respondemos en el plazo de un día laborable a cualquier consulta de la Agencia Tributaria. Una acción rápida mantiene su solicitud en el buen camino y, según los datos, puede incluso reducir en semanas el tiempo de espera para obtener un número de IVA.

Organice todas las facturas y registros de IVA desde el primer día

No deje que las facturas se acumulen en una caja de zapatos: la clave está en tenerlo todo organizado desde el principio. Necesitará registros detallados de todas las ventas, compras y pagos de IVA, y la mayoría de los países exigen declaraciones periódicas. En VATabout, siempre establecemos una estructura de carpetas y una sencilla hoja de cálculo en cuanto nos llega un nuevo número de IVA. Este hábito ahorra horas durante las auditorías y le ayuda a detectar los problemas antes de que crezcan.

En caso de duda, consulte a un experto en IVA

El IVA multinacional puede ser un laberinto, con normas sutiles que cambian sin previo aviso. Si maneja grandes volúmenes, entra en nuevas regiones o se enfrenta a cadenas de suministro complejas, pida la colaboración de un profesional desde el principio. Un especialista puede detectar riesgos, evitar multas y, a menudo, recomendar la mejor manera de estructurar sus ventas transfronterizas. Recibimos muchas llamadas de empresas con problemas después de haber intentado hacer bricolaje, normalmente tras una multa o el incumplimiento de un plazo. Consejo: es más fácil y barato pedir ayuda antes de lanzarse a un nuevo mercado.

Con estas buenas prácticas, el registro a efectos del IVA será mucho más sencillo y tendrá éxito a largo plazo.

Reflexiones finales

Seguir estos siete pasos le ayudará a registrarse correctamente a efectos del IVA en cualquier país y a evitar errores costosos. Comprobar las normas locales, preparar los documentos y responder rápidamente a las oficinas de impuestos significa menos estrés y ventas más fluidas. Si se toma en serio el cumplimiento de la normativa sobre el IVA, su negocio estará más seguro y podrá crecer más allá de sus fronteras. VATabout está aquí para ayudarle en cada paso del camino.