Den Berg des Wandels erklimmen: Ein strategischer Ansatz für die Herausforderungen im Bereich der indirekten Steuern

Basierend auf einem Vortrag auf dem 9. Internationalen Gipfeltreffen für indirekte Steuern der TBM Group

Die Landschaft der indirekten Steuern entwickelt sich ständig weiter und stellt Unternehmen vor eine Herausforderung, die sich oft wie eine unüberwindbare Hürde anfühlt - ein "riesiger Berg", den es zu erklimmen gilt. Von komplexen Vorschriften und Systemübertragungen bis hin zu komplizierten Geschäftsprozessen - die Reise kann entmutigend sein und selbst erfahrene Finanzdirektoren "den Tränen nahe" bringen. Doch wie Matt Ayton, VAT Compliance Specialist bei Marosa, auf dem kürzlich abgehaltenen TBM Group Indirect Tax Summit erklärte, haben zwar viele Unternehmen mit ähnlichen Problemen zu kämpfen, doch der Weg zum Gipfel ist für jeden einzigartig.

"Wir sitzen alle im selben Sturm, aber nicht im selben Boot", so Ayton, der betonte, dass es für die vielfältigen Herausforderungen, mit denen Unternehmen konfrontiert sind, einfach keine Einheitslösung gibt. Der Schlüssel liegt in einem strategischen, maßgeschneiderten Ansatz, der von sorgfältiger Planung und den richtigen internen und externen Ressourcen geleitet wird.

Im Folgenden finden Sie eine Anleitung, wie Sie die Herausforderungen im Bereich der indirekten Steuern in Ihrem Unternehmen strategisch angehen und überwältigende Anforderungen in Chancen für Wachstum und Effizienz verwandeln können.

1. Definieren Sie Ihren einzigartigen Berg: Verstehen Sie Ihre spezifischen Bedürfnisse

Bevor Sie den Berg besteigen können, müssen Sie zunächst das Terrain verstehen. Der erste Schritt bei der Bewältigung von Änderungen im Bereich der indirekten Steuern besteht darin, die tatsächlichen Herausforderungen Ihres Unternehmens genau zu kennen. Dies geht über allgemeine Zeitpläne für die Gesetzgebung hinaus und erfordert ein tiefes Eintauchen in die Feinheiten Ihrer Geschäftstätigkeit.

- Kontextualisieren Sie die Auswirkungen: Wie genau wirken sich die neuen Vorschriften auf Ihr Unternehmen aus? Geht es um Daten, die vom Kunden zum Lieferanten oder zu den Steuerbehörden fließen? Mit welchen Modellen arbeiten Sie, und wie hoch ist der Anteil der betroffenen Transaktionen?

- Drill Down in Details: Ermitteln Sie spezifische Datenanforderungen, Konsistenzen und Bedürfnisse auf Länder- oder Gerichtsbarkeitsbasis. Ein Papierunternehmen, das anfangs von der E-Invoicing-Gesetzgebung überwältigt war, stellte beispielsweise fest, dass seine nicht etablierten Mehrwertsteuernummern in den meisten betroffenen Ländern die Anforderungen erheblich veränderten und den "riesigen Berg" von Ängsten schrumpfen ließen.

- Beurteilen Sie das wahre Ausmaß: Das Verständnis dieser spezifischen Details ist entscheidend, um die tatsächliche Größe und das Ausmaß der Herausforderung für Ihr Unternehmen zu erfassen. Diese Klarheit ist das Fundament, auf dem Ihre Strategie aufgebaut werden kann.

2. Erstellen Sie Ihren individuellen Fahrplan: Planen Sie Ihren Weg zur Einhaltung der Vorschriften

Es gibt zwar allgemeine Fahrpläne für die Einführung von Rechtsvorschriften, aber jedes Unternehmen braucht seinen eigenen Fahrplan. Dieser individuelle Plan ist wichtig, um die Komplexität zu bewältigen und den Umfang des Projekts intern zu kommunizieren.

- Berücksichtigen Sie unternehmensspezifische Faktoren: Faktoren wie Ihr Umsatz in einem bestimmten Land oder Ihr Status als nicht ansässiges Unternehmen können die Auswirkungen der Gesetzgebung erheblich beeinflussen. Beziehen Sie diese Details in Ihren Fahrplan ein.

- Artikulieren Sie den Projektumfang: Diese Roadmap ist ein wichtiges Instrument, um die Größe und den Umfang des Projekts innerhalb Ihres Unternehmens zu kommunizieren und zu verdeutlichen.

- Setzen Sie Prioritäten für unmittelbare Erfordernisse: Erkennen Sie, dass manchmal die unmittelbare Notwendigkeit, den Termin einzuhalten, Vorrang vor umfassenderen Optimierungen haben muss. Ihre Roadmap sollte diese Prioritäten widerspiegeln, auch wenn dies bedeutet, dass Sie sich zunächst für "Low-Fi-Lösungen" entscheiden, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten.

3. Wechseln Sie von der Problemlösung zur Lösungserstellung: Visionen für die Zukunft

Reagieren Sie nicht nur auf Probleme, sondern entwickeln Sie eine lösungsorientierte Denkweise. Dieser Ansatz hilft Ihnen zu erforschen, was über die Einhaltung von Vorschriften hinaus möglich ist, und fördert eine breitere, wirkungsvollere Perspektive.

- Mehr als Konformität: Streben Sie nicht nur nach "Konformität". Stellen Sie detaillierte Fragen: "Wie wollen wir die Daten nutzen? Welche Daten wären nützlich? Woher wissen wir, dass sie richtig genutzt werden?"

- Detaillierte Beschreibungen der Ergebnisse: Entwickeln Sie detaillierte Beschreibungen Ihrer gewünschten Ergebnisse. Je detaillierter Sie sind, desto besser ist das Endergebnis. Auf diese Weise entsteht ein klareres Bild von dem, was Sie zu erreichen versuchen.

- Stellen Sie sich umfassendere Ziele vor: Überlegen Sie, wie sich die neuen Anforderungen mit umfassenderen Unternehmenszielen wie KI-Zielen, verbesserter Transparenz und Standardisierung in Einklang bringen lassen.

4. Fördern Sie eine umfassende Zusammenarbeit und berücksichtigen Sie die Sichtweise Dritter

Zusammenarbeit ist keine Abwesenheit von Führung, sondern ein Weg zu besseren Resultaten. Durch die Einbeziehung verschiedener Perspektiven wird sichergestellt, dass alle betroffenen Bereiche berücksichtigt werden, was zu robusteren Lösungen führt.

- Interne Zusammenarbeit ist von grundlegender Bedeutung: Sorgen Sie für eine funktionsübergreifende Zusammenarbeit. Holen Sie den Beitrag aller Betroffenen ein, denn Annahmen können zu falschen Lösungen führen. Die besten Ergebnisse werden erzielt, wenn die Beiträge aller Beteiligten berücksichtigt werden.

- Machen Sie sich die Sichtweise eines Dritten zu eigen: Lösen Sie sich von internen Zwängen und Fristen, indem Sie sich fragen, was externe Parteien - z. B. Ihr CFO, Ihre Lieferanten oder Kunden - für ein gutes Ergebnis halten würden. Diese Perspektive kann ein starkes, anderes Bild des Projekts und seines letztendlichen Erfolgs vermitteln.

5. Ausrichten an den allgemeinen Unternehmenszielen und Verstärkung des Nutzens

Betrachten Sie indirekte Steueränderungen nicht nur als Belastung, sondern auch als Chance, die Unternehmensziele voranzutreiben und den Nutzen zu erhöhen.

- Strategische Ausrichtung: Erweitern Sie die Diskussion über die Einhaltung der Vorschriften hinaus und richten Sie sie auf umfassendere Finanz- und Unternehmensziele aus. Könnte zum Beispiel ein besseres Datenmanagement aus der elektronischen Rechnungsstellung in KI-Initiativen einfließen oder die finanzielle Transparenz insgesamt verbessern?

- Steigerung von Effizienz und Geschwindigkeit: Die Automatisierung der elektronischen Rechnungsstellung beispielsweise führt natürlich zu höherer Geschwindigkeit, geringerem Ressourceneinsatz und größerer Effizienz. Sprechen Sie diese Einsparungen klar an.

- Die "Datenwaschmaschine" als Chance: Diese neuen Implementierungen wirken oft wie eine "Datenwaschmaschine", die eine Überprüfung und Bereinigung der Daten erzwingt. Dies stellt eine bedeutende, oft übersehene Gelegenheit dar, die Stammdatenverwaltung in Ihrem Unternehmen zu verbessern - für viele eine langjährige Herausforderung. Auch wenn der unmittelbare Fokus auf der Einhaltung von Vorschriften liegt, sollten Sie diesen langfristigen Nutzen nicht aus den Augen verlieren.

6. Setzen Sie verschiedene Ressourcen strategisch ein: Ihr internes Team und externe "Sherpas"

Die erfolgreiche Bewältigung komplexer Veränderungen erfordert eine kluge Bewertung und den Einsatz aller verfügbaren Ressourcen - Mitarbeiter, Technologie, Zeit und Budget.

- Interne Ressourcen:

◦ Menschen und Fähigkeiten: Ermitteln Sie die Schlüsselpersonen, insbesondere diejenigen, die dafür bekannt sind, dass sie "etwas zustande bringen". Machen Sie sich ein Bild von ihren derzeitigen Aufgaben und den vorhandenen Fähigkeiten, die für das Projekt relevant sind.

◦ Technologie und Prozesse: Erkennen Sie bestehende technologische Beschränkungen (z. B. mehrere ERP-Systeme) und berücksichtigen Sie diese in Ihrem Projektumfang. Prüfen Sie die Nutzung vorhandener interner Technologien, auch wenn diese nicht steuerrelevant sind, für Aufgaben wie Datenabfragen, um bessere Ergebnisse zu erzielen.

◦ Zeit und Budget: Diese sind von grundlegender Bedeutung; setzen Sie sie sorgfältig ein und bedenken Sie, dass manchmal "Low-Fi-Lösungen" der beste Weg sind, um dringende Fristen einzuhalten, insbesondere bei ERP-Upgrades oder anderen Umstellungen.

- Externe Ressourcen - Ihre Sherpas: So wie Junko Tabei, die erste Frau, die den Mount Everest bestieg, sich auf Sherpas verließ, können auch Unternehmen von externem Fachwissen enorm profitieren.

◦ Dienstleistungsanbieter/Technologieunternehmen: Unternehmen wie Marosa sind darauf spezialisiert, komplexe Vorschriften zu verstehen, wie sie angewandt werden und wie sie in die Technologie integriert werden können, um einen effizienten Datenfluss und die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten. Sie fungieren als Ihre "Sherpas", die Sie auf den "Berg der Veränderungen" führen, indem sie die besten Wege und Ergebnisse für Ihr Unternehmen ermitteln.

Sie können die Kluft zwischen komplexen rechtlichen Anforderungen und komplizierten Geschäftsprozessen überbrücken und verfügen über das nötige Fachwissen, um neue Gesetze mit Ihren spezifischen betrieblichen Gegebenheiten zu verknüpfen.

Finden Sie Ihr Gleichgewicht für den Erfolg

Letztlich ergibt sich die effektivste Lösung aus einem ausgewogenen Verhältnis zwischen den spezifischen Bedürfnissen Ihres Unternehmens, Ihren gewünschten Zielen und den verfügbaren Ressourcen - sowohl internen Fähigkeiten als auch externem Fachwissen. Indem Sie Ihre einzigartige Herausforderung genau definieren, einen maßgeschneiderten Fahrplan erstellen, eine umfassende Zusammenarbeit fördern, proaktive Lösungen ins Auge fassen, die Vorteile verstärken und alle verfügbaren Ressourcen nutzen, können Sie nicht nur den Berg der Veränderungen im Bereich der indirekten Steuern erklimmen, sondern auch gestärkt und effizienter daraus hervorgehen.