Britische KMU hinken bei der Einführung der elektronischen Rechnungsstellung hinterher, wie die HMRC feststellt

Die britische Steuerbehörde HMRC hat die Ergebnisse einer zweistufigen Studie veröffentlicht: einer quantitativen und einer qualitativen Untersuchung. Ziel der Studie war es, die Nutzung, das Bewusstsein und die Wahrnehmung von elektronischer Rechnungsstellung bei kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) zu erfassen. Die Studie ist ein weiterer Schritt in den Bemühungen des Vereinigten Königreichs, die elektronische Rechnungsstellung landesweit einzuführen, und folgt auf die gemeinsame öffentliche Konsultation von HMRC und dem Ministerium für Wirtschaft und Handel im vergangenen Jahr.

Ergebnisse der zweistufigen Studie zur elektronischen Rechnungsstellung

Die quantitative Phase wurde Anfang 2025 von IFF Research durchgeführt, wobei 800 Unternehmen befragt wurden, um den Umfang der Nutzung der elektronischen Rechnungsstellung und das Bewusstsein der KMU dafür zu ermitteln. Die Ergebnisse zeigen, dass rund 59 % der befragten KMU mit der in der Studie verwendeten Definition der elektronischen Rechnungsstellung entweder sehr gut oder einigermaßen vertraut waren, wobei 19 % angaben, sehr gut damit vertraut zu sein.

Bemerkenswert ist, dass die Vertrautheit bei mittelständischen Unternehmen höher war. Genauer gesagt waren 70 % der mittelständischen Unternehmen damit vertraut, verglichen mit 58 % der kleinen Unternehmen. Am wenigsten vertraut waren KMU aus dem verarbeitenden Gewerbe und dem Baugewerbe, wo 33 % angaben, überhaupt nicht vertraut zu sein, im Vergleich zu anderen Branchen.

Die qualitative Phase wurde im Mai und Juni 2025 von Ipsos durchgeführt und umfasste 45 Tiefeninterviews, um die Einstellung von KMU gegenüber der elektronischen Rechnungsstellung zu untersuchen, wobei sowohl Nutzer als auch Nichtnutzer einbezogen wurden. Die Untersuchung ergab, dass britische KMU im Allgemeinen auf Buchhaltungssoftware setzen, deren Funktionen zur elektronischen Rechnungsstellung jedoch oft nicht nutzen. Zudem bevorzugen Unternehmen risikoarme, bewährte Rechnungsstellungsmethoden, die die Zahlung sicherstellen und die Kundenbeziehungen erhalten. Der allgemeine Bekanntheitsgrad der elektronischen Rechnungsstellung ist recht gering, und selbst Nutzer sind sich manchmal über deren Zweck und Funktionsweise im Unklaren.

Darüber hinaus äußerten KMU trotz der Anerkennung einiger potenzieller Vorteile Bedenken hinsichtlich der Softwarekompatibilität und der Kundenpräferenzen, die sie als Hindernisse für eine breitere Einführung betrachten. Zudem zeigten die KMU ohne externe Anreize wenig intrinsische Motivation, die elektronische Rechnungsstellung einzuführen oder auszuweiten.

Die meisten KMU wenden sich in wichtigen Fragen an Softwareanbieter und Steuerberater. Schließlich gaben die meisten Teilnehmer der Studie an, dass sie Unterstützung benötigen würden, falls die elektronische Rechnungsstellung verpflichtend wird, was die Notwendigkeit klarer Erklärungen unterstreicht, um die Akzeptanz zu fördern und die Nutzung zu steigern.

Fazit

Die HMRC erklärte, dass sie die Ergebnisse der Berichte nutzen werde, um die Entwicklung ihrer E-Rechnungs-Richtlinien, Kommunikationskampagnen und Leitfäden zu gestalten, wobei insbesondere auf die Bedürfnisse und Bedenken britischer KMU eingegangen werde. Die im Laufe des Forschungsprozesses gewonnenen Erkenntnisse und Daten sollten zu Initiativen führen, die die elektronische Rechnungsstellung für KMU zugänglicher, verständlicher und attraktiver machen und so einen reibungsloseren Übergang zu einem landesweiten E-Rechnungs-System unterstützen.

Quelle: Britische Regierung – HM Revenue & Customs, VATabout