Pourquoi les documents électroniques sont essentiels à la conformité fiscale automatisée

L'adoption et la mise en œuvre de solutions et de processus numériques constituent une tendance bien établie au sein des administrations et des entreprises. Dans le domaine de la déclaration et du suivi numériques, les documents électroniques ont pris une importance croissante, non seulement en tant qu'outils administratifs, mais aussi en tant que documents juridiques et fiscaux essentiels.

De plus, les documents électroniques semblent être la pièce manquante pour transformer la conformité en matière de fiscalité indirecte en un système entièrement automatisé, précis et transparent. Un système où les transactions peuvent être validées en temps réel, où les erreurs sont minimisées et où les entreprises peuvent démontrer leur conformité sans effort, tandis que les autorités fiscales obtiennent des données fiables et vérifiables pour l'application de la loi et l'élaboration des politiques.

Que sont les documents électroniques et pourquoi sont-ils importants ?

Les documents électroniques sont des fichiers numériques structurés créés, traités et stockés de manière à ce que les ordinateurs puissent lire et interpréter leur contenu automatiquement. Les documents électroniques sont le plus souvent associés aux documents financiers, sur lesquels nous allons nous concentrer. Il convient toutefois de préciser que l'utilisation des documents électroniques va au-delà des documents financiers, tels que les factures électroniques ou les reçus électroniques, et inclut les contrats électroniques, les bons de livraison, les confirmations de livraison, les fiches de paie, les déclarations douanières et les formulaires RH.

La principale différence entre les PDF, par exemple, et les factures électroniques, qui constituent l’une des formes les plus répandues de documents électroniques, réside dans le fait que les PDF ne disposent pas de structures de données normalisées et ne peuvent pas être traités automatiquement sans intervention manuelle. Le fait que les PDF et les documents similaires sous forme numérique ne soient pas normalisés et puissent être transmis par e-mail les rend faciles à manipuler et à utiliser à mauvais escient.

Contrairement aux PDF, aux documents numérisés ou aux images, les documents électroniques utilisent des formats lisibles par machine tels que XML, UBL, JSON ou XBRL, ce qui permet une validation, un acheminement, un archivage et une transmission automatisés sans intervention humaine. Cela fournit aux gouvernements, ou plus précisément aux autorités fiscales, des données en temps réel et de haute qualité qui peuvent être analysées pour mieux comprendre l’activité économique et éclairer l’élaboration des politiques.

Il convient de noter que les assujettis tirent également un grand bénéfice de l'utilisation des documents électroniques, notamment en réduisant les erreurs dans les calculs fiscaux, en garantissant la déclaration en temps opportun des transactions imposables et en améliorant l'efficacité globale de la conformité. En général, leur nature structurée et inviolable renforce à la fois la responsabilité et la cybersécurité, en particulier par rapport aux systèmes papier qui peuvent être altérés, perdus ou falsifiés.

Les types de documents électroniques les plus courants

La manière la plus simple de comprendre la diversité des documents électroniques utilisés dans les systèmes de fiscalité indirecte consiste à les classer en fonction de l'étape de la transaction commerciale à laquelle ils sont utilisés. Selon l'étape, ces documents facilitent non seulement les échanges commerciaux, mais garantissent également que les flux de données fiscales sont enregistrés avec précision et conformément à la législation applicable.

Documents électroniques pré-transactionnels

Les documents électroniques pré-transactionnels, tels que les bons de commande numériques, les pré-factures et les contrats gérés électroniquement, sont essentiellement des enregistrements créés avant la fourniture effective de biens ou de services. Même s’ils ne sont généralement pas exigés par les autorités fiscales, ces documents jouent un rôle crucial dans la planification, l’approbation des achats et l’établissement des conditions contractuelles sous un format numérique pouvant être relié aux enregistrements fiscaux ultérieurs.

Documents d'exécution de transaction

Les documents d'exécution de transaction, ou simplement documents de transaction, sont au cœur de la conformité fiscale indirecte. Il s'agit de documents électroniques générés lors de l'échange de biens ou de services qui reflètent les obligations financières et fiscales.

Comme mentionné précédemment, les documents de transaction les plus connus sont les factures électroniques, qui enregistrent les détails d’une vente et ses implications fiscales dans un format numérique structuré. Cependant, ce type de document électronique comprend divers documents de vente, tels que les factures électroniques standard pour les transactions B2B ou B2G, les factures électroniques simplifiées pour les ventes B2C et les documents électroniques de correction.

Le bordereau d'expédition électronique, un document numérique de transport et de logistique utilisé pour suivre le mouvement des marchandises et garantir le respect des réglementations fiscales et transfrontalières, est un autre document électronique important, car il contient des informations sur l'expéditeur, le destinataire, les marchandises et leur transport. En règle générale, ce document doit être émis avant le début du transport des marchandises.

Documents post-transaction

Même si le document de transaction joue un rôle essentiel, les documents électroniques post-transaction sont également importants, notamment pour ajuster les registres financiers et fiscaux. Les documents électroniques post-transaction les plus courants sont les notes de crédit électroniques émises pour les retours ou les remises, les notes de débit électroniques pour les frais supplémentaires, ainsi que les factures électroniques complémentaires ou rectificatives qui corrigent des enregistrements précédemment émis. Bien que ces documents servent à effectuer des ajustements, ils doivent néanmoins respecter des normes structurelles et être intégrés aux systèmes comptables afin de garantir l'exactitude des déclarations fiscales.

De plus, les bons de livraison électroniques confirment la livraison des marchandises, servent de preuve de réception et vérifient que les articles correspondent aux spécifications de la commande. De même, les bons de réception électroniques sont utilisés pour confirmer la réception des marchandises dans un entrepôt ou une installation, en documentant leur état, leur quantité et leur conformité aux spécifications de la commande. Ces deux types de documents contiennent des données pertinentes à des fins fiscales.

Déclaration et conformité des documents électroniques

En matière de déclaration et de conformité, les régimes de fiscalité indirecte exigent la transmission périodique ou en temps réel des documents électroniques aux autorités fiscales. En fonction du niveau de contrôle souhaité, les gouvernements imposent deux types de mécanismes : les contrôles continus des transactions (CTC) et les contrôles périodiques des transactions (PTC).

Le CTC impose aux assujettis de fournir les données de transaction à l'administration fiscale ou à une plateforme agréée avant ou immédiatement après une transaction, permettant ainsi un suivi en temps quasi réel. Dans le cadre du CTC, il convient de prendre en compte les systèmes de facturation électronique tels que le KSeF en Pologne ou le SdI en Italie.

En revanche, les PTC exigent des entreprises qu'elles communiquent les données transactionnelles à intervalles réguliers, par exemple mensuellement, trimestriellement ou annuellement, plutôt qu'en temps réel. L'une des normes les plus largement utilisées pour les PTC est le Standard Audit File for Tax (SAF-T), un format basé sur XML recommandé par l'Organisation de coopération et de développement économiques (OCDE) pour l'échange de données financières fiables entre les assujettis et les autorités fiscales.

Principales exigences juridiques et techniques pour les documents électroniques

Pour que les documents électroniques soient acceptés comme valides, ils doivent répondre à plusieurs exigences juridiques et techniques garantissant leur validité, leur sécurité et leur interopérabilité. D’un point de vue juridique, les documents électroniques doivent inclure des éléments obligatoires définis, tels que des identifiants uniques ou des informations fiscales détaillées. En outre, des signatures numériques ou des signatures électroniques légalement reconnues sont souvent requises pour garantir l’authenticité de l’origine et l’intégrité du contenu.

Sur le plan technique, les documents électroniques doivent être présentés dans l’un des formats de données normalisés tels que XML, UBL ou, dans certains cas, des schémas spécifiques à chaque pays. De plus, des normes telles que la norme européenne EN16931 ou Peppol, présentes sur de nombreux marchés internationaux, fournissent des cadres d’interopérabilité et de structuration des données qui facilitent l’échange et la validation entre les systèmes.

D'autres exigences techniques concernent les protocoles de transmission sécurisés, le chiffrement pour protéger les données en transit et les champs de données structurés conformes aux règles fiscales et aux obligations de déclaration. De même, les normes techniques d'archivage, ou dans ce cas précis d'archivage électronique, sont essentielles. C'est pourquoi de nombreux gouvernements imposent le stockage à long terme des documents électroniques dans des formats accessibles et inviolables afin de faciliter les audits et les enquêtes judiciaires plusieurs années après leur émission.

Documents électroniques : la prochaine étape

Au vu du rythme de mise en œuvre de la facturation électronique et des systèmes de déclaration numérique à l’échelle mondiale, il est clair que les documents électroniques sont appelés à devenir le fondement d’un environnement fiscal entièrement numérique, connecté et proactif. Cependant, pour répondre à cette attente, les documents électroniques doivent évoluer de simples enregistrements statiques vers des composants actifs du système fiscal lui-même, ainsi que vers des actifs de données interopérables et pilotés par l'intelligence qui permettent une validation en temps réel, une intégration transparente des systèmes et une conformité automatisée non pas dans une seule, mais dans plusieurs juridictions.

Les exigences de déclaration numérique (DRR) de l'UE, s'inscrivant dans le cadre législatif «TVA à l'ère numérique» (ViDA), constituent un excellent exemple de ce qui nous attend et de la manière dont les documents électroniques peuvent contribuer à moderniser davantage la conformité fiscale. Elles imposent à tous les pays de l'UE de disposer d'un système uniforme de déclaration et de suivi pour toutes les données pertinentes en matière de TVA.

Source: VATabout - Exigences de déclaration numérique de l'UE, Forum de l'OCDE sur l'administration fiscale, Thomson Reuters, Loi britannique de 2023 sur les documents commerciaux électroniques, VATabout - SII ou Verifactu : un dilemme pour les entreprises opérant en Espagne