Por qué los documentos electrónicos son fundamentales para el cumplimiento tributario automatizado

La adopción y la implementación de soluciones y procesos digitales es una tendencia consolidada entre los gobiernos y las empresas. En el ámbito de la presentación de informes y el seguimiento digitales, los documentos electrónicos han cobrado importancia no solo como herramientas administrativas, sino también como registros jurídicos y fiscales fundamentales.

Además, los documentos electrónicos parecen ser la pieza que faltaba para transformar el cumplimiento de los impuestos indirectos en un sistema totalmente automatizado, preciso y transparente. Un sistema en el que las transacciones se pueden validar en tiempo real, se minimizan los errores y las empresas pueden demostrar su cumplimiento sin esfuerzo, mientras que las autoridades fiscales obtienen datos fiables y auditables para la aplicación de la ley y la elaboración de políticas.

¿Qué son los documentos electrónicos y por qué son importantes?

Los documentos electrónicos son archivos digitales estructurados creados, procesados y almacenados de manera que los ordenadores puedan leer e interpretar su contenido automáticamente. La asociación más común con los documentos electrónicos son los registros financieros, en los que nos centraremos. No obstante, es necesario aclarar que el uso de los documentos electrónicos va más allá de los registros financieros, como las facturas electrónicas o los recibos electrónicos, e incluye contratos electrónicos, albaranes, confirmaciones de entrega, nóminas, declaraciones de aduana y formularios de recursos humanos.

La principal diferencia entre los PDF, por ejemplo, y las facturas electrónicas, como una de las formas más extendidas de documento electrónico, es que los PDF carecen de estructuras de datos estandarizadas y no pueden procesarse automáticamente sin intervención manual. El hecho de que los PDF y documentos similares en formato digital no estén estandarizados y puedan enviarse por correo electrónico hace que sean fácilmente manipulables y susceptibles de uso indebido.

A diferencia de los PDF, los documentos escaneados o las imágenes, los documentos electrónicos utilizan formatos legibles por máquina como XML, UBL, JSON o XBRL, lo que permite la validación, el enrutamiento, el archivo y la transmisión automatizados sin intervención humana. Esto proporciona a los gobiernos, o mejor dicho, a las autoridades fiscales, datos en tiempo real y de alta calidad que pueden analizarse para comprender mejor la actividad económica y fundamentar la formulación de políticas.

Cabe destacar que los sujetos pasivos también se benefician enormemente del uso de documentos electrónicos, lo que incluye la reducción de errores en los cálculos fiscales, la garantía de la declaración oportuna de las transacciones sujetas a impuestos y la mejora de la eficiencia general en el cumplimiento normativo. En general, su naturaleza estructurada y a prueba de manipulaciones mejora tanto la rendición de cuentas como la ciberseguridad, especialmente en comparación con los sistemas en papel que pueden ser alterados, perdidos o falsificados.

Los tipos más comunes de documentos electrónicos

La forma más sencilla de comprender la variedad de documentos electrónicos utilizados en los sistemas de impuestos indirectos es clasificarlos según la fase de la transacción comercial en la que se utilizan. Dependiendo de la fase, estos documentos no solo facilitan el intercambio comercial, sino que también garantizan que los flujos de datos fiscales se recojan con precisión y de conformidad con la legislación aplicable.

Documentos electrónicos previos a la transacción

Los documentos electrónicos previos a la transacción, como las órdenes de compra digitales, las prefacturas y los contratos gestionados electrónicamente, son esencialmente registros creados antes del suministro real de bienes o servicios. Aunque normalmente no son exigidos por las autoridades fiscales, estos documentos desempeñan un papel crucial en la planificación, la aprobación de las adquisiciones y el establecimiento de las condiciones contractuales en un formato digital que puede vincularse con los registros fiscales posteriores.

Documentos de ejecución de la transacción

Los documentos de ejecución de la transacción, o simplemente documentos de transacción, constituyen el núcleo del cumplimiento de los impuestos indirectos. Se trata de documentos electrónicos generados durante el intercambio de bienes o servicios que reflejan las obligaciones financieras y fiscales.

Como se ha mencionado anteriormente, los documentos de transacción más conocidos son las facturas electrónicas, que registran los detalles de una venta y sus implicaciones fiscales en un formato digital estructurado. Sin embargo, este tipo de documento electrónico incluye diversos documentos de venta, como las facturas electrónicas estándar para transacciones B2B o B2G, las facturas electrónicas simplificadas para ventas B2C y los documentos electrónicos de ajuste.

La carta de porte electrónica, un documento digital de transporte y logística utilizado para realizar el seguimiento del movimiento de mercancías y garantizar el cumplimiento de la normativa fiscal y transfronteriza, es otro documento electrónico importante, ya que contiene detalles sobre el remitente, el destinatario, las mercancías y su transporte. Por lo general, este documento debe emitirse antes de que comience el transporte de las mercancías.

Documentos posteriores a la transacción

Aunque el documento de transacción desempeña un papel fundamental, los documentos electrónicos posteriores a la transacción también son importantes, especialmente para ajustar los registros financieros y fiscales. Los representantes más destacados de los documentos electrónicos posteriores a la transacción son las notas de crédito electrónicas emitidas para devoluciones o descuentos, las notas de débito electrónicas para cargos adicionales y las facturas electrónicas complementarias o correctivas que corrigen registros emitidos anteriormente. Aunque estos documentos sirven como ajustes, deben cumplir con las normas estructurales e integrarse en los sistemas contables para garantizar una declaración fiscal precisa.

Además, los albaranes electrónicos confirman la entrega de mercancías, sirven como prueba de recepción y verifican que los artículos se ajustan a las especificaciones del pedido. Del mismo modo, los albaranes de entrada de mercancías electrónicos se utilizan para confirmar la recepción de mercancías en un almacén o instalación, documentando el estado, la cantidad y el cumplimiento de las especificaciones del pedido. Ambos documentos incluyen datos relevantes a efectos fiscales.

Declaración y cumplimiento de los documentos electrónicos

En lo que respecta a la presentación de informes y el cumplimiento, los regímenes de impuestos indirectos exigen la presentación periódica o en tiempo real de documentos electrónicos a las autoridades fiscales. Dependiendo del nivel de control que deseen, los gobiernos imponen dos tipos de mecanismos: controles continuos de transacciones (CTC) y controles periódicos de transacciones (PTC).

El CTC exige que los sujetos pasivos faciliten los datos de las transacciones a la autoridad fiscal o a una plataforma autorizada antes o inmediatamente después de una transacción, lo que permite una supervisión casi en tiempo real. Al considerar el CTC, hay que tener en cuenta sistemas de facturación electrónica como el KSeF de Polonia o el SdI de Italia.

Por el contrario, los PTC exigen a las empresas que comuniquen los datos de las transacciones a intervalos fijos, como mensualmente, trimestralmente o anualmente, en lugar de en tiempo real. Una de las normas más utilizadas para los PTC es el Archivo de Auditoría Estándar para Fiscales (SAF-T), un formato basado en XML recomendado por la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos (OCDE) para el intercambio de datos financieros fiables entre los sujetos pasivos y las autoridades fiscales.

Requisitos legales y técnicos clave para los documentos electrónicos

Para que los documentos electrónicos sean aceptados como válidos, deben cumplir varios requisitos legales y técnicos que garanticen su validez, seguridad e interoperabilidad. Desde una perspectiva legal, los documentos electrónicos deben incluir elementos obligatorios definidos, como identificadores únicos o información fiscal detallada. Además, a menudo se requieren firmas digitales o firmas electrónicas legalmente reconocidas para garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido.

Desde el punto de vista técnico, los documentos electrónicos deben presentarse en uno de los formatos de datos estandarizados, como XML, UBL o, en algunos casos, esquemas específicos de cada país. Además, normas como la norma europea EN 16931 o Peppol, en muchos mercados internacionales, proporcionan marcos de interoperabilidad y estructuración de datos que facilitan el intercambio y la validación entre sistemas.

Otros requisitos técnicos se refieren a protocolos de transmisión seguros, cifrado para proteger los datos en tránsito y campos de datos estructurados que se ajusten a las normas fiscales y a los requisitos de presentación de informes. Asimismo, las normas técnicas para el archivo, o en este caso, el archivo electrónico, son fundamentales. Por lo tanto, muchos gobiernos exigen el almacenamiento a largo plazo de los documentos electrónicos en formatos accesibles y a prueba de manipulaciones para respaldar auditorías e investigaciones legales años después de su emisión.

Documentos electrónicos: la siguiente fase

Si observamos el ritmo de implantación de la facturación electrónica y los sistemas de presentación de informes digitales en todo el mundo, queda claro que los documentos electrónicos están llamados a convertirse en la base de un entorno fiscal totalmente digital, conectado y proactivo. Sin embargo, para estar a la altura de esta expectativa, los documentos electrónicos deben evolucionar de registros estáticos a componentes activos del propio sistema tributario, y a activos de datos interoperables e impulsados por la inteligencia que permitan la validación en tiempo real, la integración perfecta de los sistemas y el cumplimiento automatizado no solo en una, sino en múltiples jurisdicciones.

Un gran ejemplo de lo que está por venir y de la dirección en la que los documentos electrónicos pueden contribuir a modernizar aún más el cumplimiento tributario son los Requisitos de Declaración Digital (DRR) de la UE, en el marco legislativo del IVA de la UE en la Era Digital (ViDA), que exige que todos los países de la UE cuenten con un sistema uniforme de declaración y seguimiento de todos los datos relevantes del IVA.

Fuente: VATabout - Requisitos de información digital de la UE, Foro de la OCDE sobre Administración Tributaria, Thomson Reuters, Ley de Documentos Comerciales Electrónicos del Reino Unido de 2023, VATabout - SII o Verifactu: un dilema para las empresas que operan en España