Warum elektronische Dokumente der Schlüssel zur automatisierten Steuerkonformität sind

Die Einführung und Umsetzung digitaler Lösungen und Prozesse ist ein fest etablierter Trend bei Behörden und Unternehmen. Im Bereich der digitalen Berichterstattung und Überwachung haben elektronische Dokumente nicht nur als Verwaltungsinstrumente, sondern auch als zentrale rechtliche und steuerliche Unterlagen an Bedeutung gewonnen.

Darüber hinaus scheinen elektronische Dokumente das fehlende Puzzlestück bei der Umwandlung der indirekten Steuerkonformität in ein vollständig automatisiertes, präzises und transparentes System zu sein. Ein System, in dem Transaktionen in Echtzeit validiert werden können, Fehler minimiert werden und Unternehmen mühelos ihre Konformität nachweisen können, während die Steuerbehörden zuverlässige, überprüfbare Daten für die Durchsetzung und Politikgestaltung erhalten.

Was sind elektronische Dokumente und warum sind sie wichtig?

E-Dokumente sind strukturierte digitale Dateien, die so erstellt, verarbeitet und gespeichert werden, dass Computer ihren Inhalt automatisch lesen und interpretieren können. Am häufigsten werden elektronische Dokumente mit Finanzunterlagen in Verbindung gebracht, auf die wir uns hier konzentrieren werden. Dennoch muss klargestellt werden, dass die Verwendung elektronischer Dokumente über Finanzunterlagen wie elektronische Rechnungen oder Quittungen hinausgeht und auch elektronische Verträge, Lieferscheine, Lieferbestätigungen, Gehaltsabrechnungen, Zollerklärungen und Personalformulare umfasst.

Der Hauptunterschied zwischen beispielsweise PDFs und E-Rechnungen, einer der am weitesten verbreiteten Formen von E-Dokumenten, besteht darin, dass PDFs keine standardisierten Datenstrukturen aufweisen und ohne manuellen Eingriff nicht automatisch verarbeitet werden können. Die Tatsache, dass PDFs und ähnliche Dokumente in digitaler Form nicht standardisiert sind und per E-Mail übermittelt werden können, macht sie leicht manipulierbar und anfällig für Missbrauch.

Im Gegensatz zu PDFs, gescannten Dokumenten oder Bildern verwenden E-Dokumente maschinenlesbare Formate wie XML, UBL, JSON oder XBRL, was eine automatisierte Validierung, Weiterleitung, Archivierung und Übertragung ohne menschliches Eingreifen ermöglicht. Dies versorgt Regierungen – oder besser gesagt: Steuerbehörden – mit hochwertigen Echtzeitdaten, die analysiert werden können, um wirtschaftliche Aktivitäten besser zu verstehen und politische Entscheidungen zu untermauern.

Insbesondere Steuerpflichtige profitieren ebenfalls in hohem Maße von der Verwendung elektronischer Dokumente, unter anderem durch die Reduzierung von Fehlern bei der Steuerberechnung, die Gewährleistung der fristgerechten Meldung steuerpflichtiger Transaktionen und die Verbesserung der allgemeinen Compliance-Effizienz. Im Allgemeinen verbessern die strukturierte und manipulationssichere Natur sowohl die Rechenschaftspflicht als auch die Cybersicherheit, insbesondere im Vergleich zu papierbasierten Systemen, die verändert, verloren gehen oder gefälscht werden können.

Die gängigsten Arten von elektronischen Dokumenten

Der einfachste Weg, die Vielfalt der in indirekten Steuersystemen verwendeten elektronischen Dokumente zu verstehen, besteht darin, sie nach der Phase der Handelstransaktion zu kategorisieren, in der sie zum Einsatz kommen. Je nach Phase erleichtern diese Dokumente nicht nur den Handelsaustausch, sondern stellen auch sicher, dass steuerrelevante Datenströme genau und in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen erfasst werden.

E-Dokumente vor der Transaktion

E-Dokumente vor der Transaktion, wie digitale Bestellungen, Vorrechnungen und elektronisch verwaltete Verträge, sind im Wesentlichen Aufzeichnungen, die vor der tatsächlichen Lieferung von Waren oder Dienstleistungen erstellt werden. Auch wenn sie in der Regel nicht von den Steuerbehörden verlangt werden, spielen diese Dokumente eine entscheidende Rolle bei der Planung, der Genehmigung von Beschaffungen und der Festlegung von Vertragsbedingungen in einem digitalen Format, das mit nachfolgenden Steuerunterlagen verknüpft werden kann.

Transaktionsausführungsdokumente

Die Transaktionsausführungsdokumente, oder einfach Transaktionsdokumente, bilden den Kern der indirekten Steuerkonformität. Dabei handelt es sich um E-Dokumente, die während des Austauschs von Waren oder Dienstleistungen erstellt werden und finanzielle sowie steuerliche Verpflichtungen widerspiegeln.

Wie bereits erwähnt, sind die bekanntesten Transaktionsdokumente E-Rechnungen, die die Details eines Verkaufs und dessen steuerliche Auswirkungen in einem strukturierten digitalen Format erfassen. Zu dieser Art von E-Dokumenten gehören jedoch verschiedene Verkaufsdokumente, wie Standard-E-Rechnungen für B2B- oder B2G-Transaktionen, vereinfachte E-Rechnungen für B2C-Verkäufe und E-Dokumente zur Berichtigung.

Der E-Frachtbrief, ein digitales Transport- und Logistikdokument, das zur Verfolgung des Warenverkehrs und zur Gewährleistung der Einhaltung steuerlicher und grenzüberschreitender Vorschriften dient, ist ein weiteres wichtiges E-Dokument, da er Angaben zum Absender, Empfänger, zur Ware und zum Transport enthält. In der Regel muss dieses Dokument vor Beginn des Warentransports ausgestellt werden.

Dokumente nach der Transaktion

Auch wenn das Transaktionsdokument eine entscheidende Rolle spielt, sind E-Dokumente nach der Transaktion ebenfalls von Bedeutung, insbesondere für die Anpassung von Finanz- und Steuerunterlagen. Die bekanntesten Vertreter von E-Dokumenten nach der Transaktion sind E-Gutschriften, die für Rücksendungen oder Rabatte ausgestellt werden, E-Lastschriften für zusätzliche Gebühren sowie ergänzende oder korrigierende E-Rechnungen, die zuvor ausgestellte Belege berichtigen. Obwohl diese Dokumente der Anpassung dienen, müssen sie dennoch strukturelle Standards einhalten und in Buchhaltungssysteme integriert werden, um eine korrekte Steuerberichterstattung zu gewährleisten.

Darüber hinaus bestätigen elektronische Lieferscheine die Lieferung von Waren, dienen als Empfangsnachweis und verifizieren, dass die Artikel den Bestellspezifikationen entsprechen. In ähnlicher Weise werden elektronische Wareneingangsbelege verwendet, um den Wareneingang in einem Lager oder einer Einrichtung zu bestätigen und dabei Zustand, Menge und Übereinstimmung mit den Bestellspezifikationen zu dokumentieren. Beide Dokumente enthalten steuerrelevante Daten.

Meldung und Einhaltung von Vorschriften bei elektronischen Dokumenten

Was die Berichterstattung und Compliance betrifft, verlangen indirekte Steuersysteme die periodische oder in Echtzeit erfolgende Übermittlung von E-Dokumenten an die Steuerbehörden. Je nach dem gewünschten Kontrollniveau schreiben Regierungen zwei Arten von Mechanismen vor: Continuous Transaction Controls (CTC) und Periodic Transaction Controls (PTC).

CTC schreibt vor, dass Steuerpflichtige Transaktionsdaten vor oder unmittelbar nach einer Transaktion an die Steuerbehörde oder eine autorisierte Plattform übermitteln, was eine Überwachung nahezu in Echtzeit ermöglicht. Im Zusammenhang mit CTC sollten E-Invoicing-Systeme wie das polnische KSeF oder das italienische SdI in Betracht gezogen werden.

Im Gegensatz dazu verlangt PTC von Unternehmen, Transaktionsdaten in festgelegten Intervallen, beispielsweise monatlich, vierteljährlich oder jährlich, statt in Echtzeit zu melden. Einer der am weitesten verbreiteten Standards für PTC ist das Standard Audit File for Tax (SAF-T), ein XML-basiertes Format, das von der Organisation für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (OECD) für den Austausch zuverlässiger Finanzdaten zwischen Steuerpflichtigen und Steuerbehörden empfohlen wird.

Wichtige rechtliche und technische Anforderungen an elektronische Dokumente

Damit elektronische Dokumente als gültig anerkannt werden, müssen sie mehrere rechtliche und technische Anforderungen erfüllen, die ihre Gültigkeit, Sicherheit und Interoperabilität gewährleisten. Aus rechtlicher Sicht müssen elektronische Dokumente definierte Pflichtangaben enthalten, wie beispielsweise eindeutige Identifikatoren oder detaillierte Steuerinformationen. Darüber hinaus sind häufig digitale Signaturen oder rechtlich anerkannte elektronische Signaturen erforderlich, um die Echtheit der Herkunft und die Integrität des Inhalts zu gewährleisten.

Auf der technischen Seite müssen elektronische Dokumente in einem der standardisierten Datenformate wie XML, UBL oder in einigen Fällen in länderspezifischen Schemata vorliegen. Darüber hinaus bieten Standards wie EU EN16931 oder Peppol in vielen internationalen Märkten Interoperabilitäts- und Datenstrukturierungsrahmen, die den systemübergreifenden Austausch und die Validierung erleichtern.

Weitere technische Anforderungen beziehen sich auf sichere Übertragungsprotokolle, Verschlüsselung zum Schutz der Daten während der Übertragung sowie strukturierte Datenfelder, die den Steuervorschriften und Meldepflichten entsprechen. Auch technische Standards für die Archivierung, in diesem Fall die elektronische Archivierung, sind von entscheidender Bedeutung. Daher schreiben viele Regierungen die langfristige Speicherung von E-Dokumenten in zugänglichen und manipulationssicheren Formaten vor, um Prüfungen und rechtliche Nachforschungen auch Jahre nach der Ausstellung zu ermöglichen.

E-Dokumente: Die nächste Phase

Betrachtet man das Tempo der weltweiten Einführung von E-Rechnungs- und digitalen Meldesystemen, so wird deutlich, dass E-Dokumente die Grundlage für ein vollständig digitales, vernetztes und proaktives Steuerumfeld bilden werden. Um dieser Erwartung gerecht zu werden, müssen sich E-Dokumente jedoch von statischen Aufzeichnungen zu aktiven Komponenten des Steuersystems selbst entwickeln – zu interoperablen und datengesteuerten Datenbeständen, die eine Echtzeit-Validierung, nahtlose Systemintegration und automatisierte Compliance nicht nur in einer, sondern in mehreren Rechtsordnungen ermöglichen.

Ein hervorragendes Beispiel dafür, was auf uns zukommt und in welche Richtung elektronische Dokumente zur weiteren Modernisierung der Steuerkonformität beitragen können, sind die EU-Anforderungen an die digitale Berichterstattung (DRR) im Rahmen des Rechtsrahmens „EU VAT in the Digital Age“ (ViDA), der vorschreibt, dass alle EU-Länder über ein einheitliches Berichts- und Nachverfolgungssystem für alle relevanten Mehrwertsteuerdaten verfügen müssen.

Quelle: VATabout – EU-Anforderungen an die digitale Berichterstattung, OECD-Forum für Steuerverwaltung, Thomson Reuters, Britisches Gesetz über elektronische Handelsdokumente von 2023, VATabout – SII oder Verifactu: Ein Dilemma für in Spanien tätige Unternehmen