Conceptos básicos de la sales and use tax en Florida
Sales tax
Según la normativa estatal, toda venta, entrada, almacenamiento o alquiler en Florida está sujeto al impuesto, salvo que la operación esté expresamente exenta de la sales tax. Además del tipo estatal de la sales tax, la mayoría de los condados aplican un impuesto propio, llamado discretionary sales surtax o local option county sales tax.
Además, la normativa de Florida permite a los condados aplicar impuestos locales sobre alquileres de corta duración (local option transient rental taxes) al alquiler o arrendamiento de alojamientos en hoteles, moteles, apartamentos, casas de huéspedes, parques de casas móviles, parques de autocaravanas, condominios o complejos de tiempo compartido por seis meses o menos.
Use tax
La use tax se aplica a las operaciones en las que no se pagó la sales tax en el momento de la venta o compra. Normalmente se trata de compras de bienes sujetos en Florida sin que el vendedor cobre la sales tax, o de compras de artículos exentos para su reventa que luego se destinan a uso empresarial o personal.
Además, si un consumidor compra un bien sujeto fuera de Florida y lo lleva al estado sin haber pagado previamente la sales tax, se devenga la use tax.
Tipos de la sales and use tax en Florida
El tipo estatal de la sales and use tax es del 6 %. Sin embargo, algunas operaciones tienen tipos distintos: las ventas minoristas de casas móviles nuevas tributan al 3 %, los ingresos de máquinas recreativas al 4 % y la electricidad al 6,95 %. La sales tax estatal sobre el alquiler de inmuebles comerciales se derogó para los periodos de alquiler que comiencen a partir del 1 de octubre de 2025.
La mayoría de los condados también aplican una discretionary sales surtax. En 2026, los tipos de los condados van del 0,5 % al 2 %, y los condados de Citrus y Collier no aplican ninguna. En las ventas de bienes muebles tangibles, la surtax solo se aplica a los primeros 5.000 USD del importe de la venta, uso, arrendamiento, alquiler o licencia de uso de cada artículo. El límite de 5.000 USD no se aplica a los servicios, los alquileres de corta duración (transient rentals) ni los alquileres de estacionamiento y almacenamiento, que tributan por la surtax sobre el importe total.
Operaciones exentas
Según los Florida Statutes, están exentos, entre otros, los productos alimenticios para consumo humano; los productos y suministros médicos o los medicamentos dispensados con receta, y los remedios caseros comunes; el agua suministrada al comprador mediante tuberías o conducciones o para riego; y los combustibles que utiliza una empresa de servicios públicos, pública o privada, incluidas las corporaciones municipales y las cooperativas eléctricas rurales, para generar electricidad o energía destinada a la venta.
Asimismo, están exentas las ventas al Gobierno de los Estados Unidos, a un estado o a cualquier condado, municipio o subdivisión política cuando la entidad pública paga directamente al vendedor. Las subdivisiones políticas deben disponer de un Consumer's Certificate of Exemption (formulario DR-14).
Reglas de nexus en Florida
Además de determinar si la operación está sujeta, los sujetos pasivos deben comprobar si su actividad crea un vínculo comercial, es decir, un nexus, en Florida. Tres tipos de vínculo pueden establecer un nexus en Florida: physical nexus, economic nexus y marketplace nexus.
Physical nexus
Los sujetos pasivos que tienen empleados, agentes o contratistas independientes que realizan ventas u otras actividades comerciales en Florida, los que tienen allí una oficina u otro establecimiento, como un almacén, o los que montan, instalan, mantienen o reparan productos tienen presencia física en Florida y, por tanto, establecen un physical nexus.
Además, ser propietario, alquilar o arrendar inmuebles o bienes tangibles en Florida, o entregar mercancías a los consumidores con un camión propio o arrendado, basta para establecer presencia física.
Economic nexus
El 1 de julio de 2021, Florida introdujo un economic nexus dirigido principalmente a los vendedores remotos o de fuera del estado que venden bienes tangibles o servicios sujetos a consumidores de Florida. Si las ventas remotas sujetas de un vendedor remoto en Florida superaron los 100.000 USD en el año natural anterior, con independencia del número de transacciones, debe registrarse, recaudar e ingresar la sales and use tax estatal y, en su caso, local.
Marketplace nexus
La introducción del economic nexus también trajo consigo las reglas de marketplace nexus. Según estas reglas, los operadores de mercado (marketplace providers) con presencia física en Florida, o que faciliten más de 100.000 USD en ventas remotas sujetas en el año natural anterior, deben registrarse, recaudar e ingresar la sales tax sobre las ventas que facilitan.
Bienes y servicios sujetos a impuesto en Florida
Los bienes muebles tangibles están sujetos a la sales and use tax salvo que se definan como exentos. Son ejemplos los ordenadores, muebles, herramientas, maquinaria, rótulos, equipos, mejoras en locales arrendados, suministros, equipos arrendados y cualquier otro bien que pueda verse, medirse o percibirse por los sentidos.
A diferencia de los bienes tangibles, los servicios en general no están sujetos, salvo que se definan expresamente como sujetos a la sales tax. Entre los servicios sujetos figuran la limpieza de inmuebles no residenciales, el control de plagas en inmuebles no residenciales, los servicios de detectives, de protección antirrobo y otros servicios de protección, y las entradas a ferias y exposiciones para consumidores. Los servicios de comunicaciones están sujetos a un impuesto específico de Florida, la communications services tax.
Marco del comercio electrónico
En el comercio electrónico distinguimos dos tipos de vendedores: los que venden exclusivamente a través de su sitio web u otros medios similares y los que utilizan mercados en línea para ofrecer y vender sus productos. Los que venden a través de su sitio web, por correo, por internet u otros medios de comunicación, a menudo llamados vendedores remotos o de fuera del estado, están sujetos a la sales and use tax si establecen presencia física.
Sin vínculo físico con Florida, los vendedores remotos deben registrarse a efectos de la sales and use tax si sus ventas remotas sujetas en Florida superaron los 100.000 USD en el año natural anterior.
Reglas para los mercados en línea
No todos los vendedores venden a través de su propio sitio web; muchos utilizan los servicios de operadores de mercado para ofrecer y vender sus bienes o servicios a consumidores de Florida. Se les conoce como vendedores de mercado.
Cuando un operador de mercado registrado certifica que recaudará el impuesto de Florida, es él quien recauda e ingresa el impuesto sobre las ventas en el mercado, y el vendedor debe excluir esas ventas de su propia declaración.
No obstante, algunos vendedores venden sus bienes y servicios tanto a través de un mercado como de su sitio web. En ese caso, los vendedores son responsables de declarar el impuesto de las ventas fuera del mercado, mientras que el operador de mercado responde de las ventas en el mercado.
Bienes y servicios digitales
Según la normativa de Florida, los servicios de software en la nube o alojados no están sujetos a la sales tax cuando se accede al software de forma remota y no se transfiere a la posesión física del cliente. El software estándar suministrado en un soporte tangible, como un CD o una memoria USB, está sujeto, mientras que el software que el cliente descarga electrónicamente no lo está, ya que no se transfiere ningún bien tangible.
Mercado digital
Los mercados digitales, denominados a efectos de la sales tax marketplace facilitators o providers, están sujetos a las obligaciones de la sales and use tax si cumplen determinados criterios: tener acuerdos con vendedores, prestar servicios de intermediación para el cobro y la transferencia de pagos y tener nexus.
Por tanto, un operador de mercado es cualquier persona que facilita la venta de bienes y servicios ofrecidos por vendedores de mercado mediante su publicación o publicidad. Además, debe cobrar el pago de los consumidores, directamente o a través de un tercero, y transferir la totalidad o parte del pago al vendedor. Que el mercado reciba o no una remuneración u otra contraprestación por sus servicios es irrelevante para considerarlo operador de mercado a efectos de la sales tax.
Operador de plataforma digital
Una vez confirmada la condición de operador de mercado o de plataforma digital, el operador debe examinar si tiene physical nexus o marketplace nexus en el estado. Si el mercado almacena o mantiene existencias en Florida, se considera que tiene presencia física allí y es responsable de registrarse, recaudar e ingresar la sales tax.
Sin embargo, sin presencia física, los operadores de mercado pueden establecer un marketplace nexus que los obligue a la sales tax. Si un operador de mercado facilita más de 100.000 USD en ventas remotas sujetas en el año natural anterior, debe empezar a recaudar e ingresar la sales tax en nombre de los vendedores de mercado.
Además de registrarse a efectos de la sales tax, el operador de mercado debe emitir a los vendedores un certificado en el que indique que recaudará e ingresará el impuesto aplicable sobre las ventas minoristas sujetas realizadas a través del mercado. El certificado puede emitirse por separado o junto con un acuerdo entre el operador y el vendedor.
Obligaciones de declaración y pago en Florida
Los sujetos pasivos que pagaron 5.000 USD o más de sales and use tax durante el ejercicio fiscal anterior del estado (1 de julio – 30 de junio) deben presentar las declaraciones y realizar los pagos por vía electrónica. Quienes estén por debajo de ese umbral pueden presentar la declaración en papel. El Department of Revenue asigna la frecuencia de declaración en función del impuesto que recauda la empresa.
Se aplican declaraciones y pagos anuales cuando la sales tax recaudada al año es de 100 USD o menos. Si la recaudación anual está entre 101 USD y 500 USD, se exigen declaraciones y pagos semestrales.
Si la sales tax recaudada al año está entre 501 USD y 1.000 USD, las declaraciones y pagos son trimestrales. Por último, se exigen declaraciones y pagos mensuales si la recaudación anual supera los 1.000 USD.
Sanciones por incumplimiento de las obligaciones de la sales and use tax
Los sujetos pasivos obligados a declarar y pagar electrónicamente deben abonar una sanción de 10 USD por no presentar la declaración electrónica y otra de 10 USD por no realizar el pago electrónico. Estas sanciones de 10 USD se suman a otras, como la del 10 % del impuesto adeudado por declaración y pago tardíos. La sanción mínima por declaración o pago tardío es de 50 USD.
Además de las sanciones, se cobran intereses sobre los impuestos no pagados a tiempo. El tipo es del 11 % anual del 1 de julio al 31 de diciembre de 2026, y el Department of Revenue lo actualiza el 1 de enero y el 1 de julio de cada año.
Fuentes: Florida Department of Revenue – Tax and Interest Rates, Florida Department of Revenue – Discretionary Sales Surtax Rate Table, TIP 25A01-04 (commercial rentals), TIP 21A01-03 (remote sales and marketplaces), TIP 26A01-11 (back-to-school holiday), GT-800019 (discretionary sales surtax), TAA 16A-014 (software), Florida Statutes s. 212.08
