Explicación de los certificados de exención del impuesto sobre las ventas en EE.UU. para el comercio minorista y electrónico

El carácter descentralizado de la administración tributaria amplifica la complejidad del cumplimiento del impuesto sobre ventas y uso en Estados Unidos. A diferencia de los países con sistemas nacionales de IVA o de la UE, que se esfuerza por armonizar y unificar las normas del IVA entre los países de la UE, las normas y reglamentos federales de EE.UU. delegan la recaudación y aplicación del impuesto sobre las ventas en los distintos estados, cada uno con sus propias normas, tipos y exenciones.

Una parte esencial de este sistema es el certificado de exención del impuesto sobre las ventas, que permite a los compradores cualificados realizar compras libres de impuestos por motivos específicos, como la reventa, la fabricación o el uso no lucrativo. Por lo tanto, entender quién puede utilizarlos y cuándo es de suma importancia para cualquier empresa que compre o venda en EE.UU.

El papel de los certificados de exención

Los impuestos sobre ventas y uso gravan generalmente al usuario final de un producto o servicio, no a las empresas que compran bienes para reventa o uso exento. El certificado de exención del impuesto sobre las ventas sirve como declaración emitida por los compradores a los vendedores, confirmando que la transacción está exenta del impuesto sobre las ventas en virtud de leyes estatales específicas.

Por ejemplo, si un minorista compra existencias o artículos para revenderlos, no es el consumidor final y, por tanto, no tiene que pagar el impuesto sobre las ventas en el momento de la compra. Hay que presentar un tipo específico de certificado de exención al mayorista para demostrar que dicha transacción está exenta de impuestos. Esto garantiza que el impuesto se recaudará una vez que el inventario o los artículos adquiridos se vendan finalmente al cliente final.

Los certificados de exención del impuesto sobre las ventas son fundamentales para el cumplimiento de la normativa, especialmente para los vendedores que deben recaudar y remitir el impuesto sobre las ventas si no se presenta un certificado de exención válido. Por lo tanto, los certificados de exención también son necesarios para declarar con exactitud el impuesto sobre las ventas. Además, estos certificados son documentos valiosos en las auditorías fiscales, ya que demuestran que una transacción específica cumple los requisitos para la exención.

Tipos de certificados de exención del impuesto sobre las ventas

Como es habitual en el sistema de impuestos sobre ventas y uso de EE.UU., no existe un certificado de exención del impuesto sobre ventas específico en este país, principalmente porque cada estado define y gestiona sus propias normas de exención. Sin embargo, existen varias categorías generales de certificados de exención del impuesto sobre las ventas que las empresas pueden obtener o recibir de sus clientes.

La primera categoría son los certificados de reventa, que son los más utilizados. El Certificado de Reventa permite a las empresas comprar bienes sin pagar el impuesto sobre las ventas si esos artículos están destinados a la reventa en el curso normal de su actividad. Aunque cada estado de EE.UU. tiene su propio formulario y política de aceptación, muchos aceptan el formulario Uniform Sales & Use Tax Resale Certificate - Multijurisdiction de la Multistate Tax Commission (MTC).

La siguiente categoría se refiere a los certificados de organización exenta emitidos por organizaciones sin ánimo de lucro, instituciones religiosas y entidades gubernamentales, a menudo denominados certificados de exención basados en entidades. De acuerdo con las leyes estatales y federales, las organizaciones sin ánimo de lucro, religiosas y gubernamentales suelen considerarse exentas de impuestos, y deben proporcionar certificados de exención para evitar pagar el impuesto sobre las ventas en las transacciones elegibles.

Además, los fabricantes y productores pueden adquirir equipos o materias primas libres de impuestos si esos artículos se utilizan directamente en la fabricación o producción. Estos certificados también se conocen como certificados de exención basados en el uso, y los criterios de elegibilidad y el alcance de estas exenciones varían significativamente de un estado a otro de Estados Unidos.

Algunos estados, como Nueva York o Texas, permiten la emisión de certificados globales. Estos certificados se aplican a múltiples transacciones entre el mismo comprador y vendedor durante un periodo definido y eliminan la necesidad de volver a emitir un certificado para cada transacción.

Otro tipo de certificado exento del impuesto sobre las ventas es el certificado de pago directo, que permite al comprador adquirir bienes tangibles y servicios sin pagar el impuesto sobre las ventas o el uso al vendedor. Sin embargo, el comprador con el certificado de pago directo es responsable de remitir todos los impuestos aplicables directamente a la Autoridad Tributaria. Carolina del Norte es uno de los estados que permite este tipo de certificados.

Cómo obtener y utilizar los certificados

La obtención de certificados de exención del impuesto sobre las ventas requiere conocer las normas y reglamentos específicos de cada estado. En primer lugar, las empresas deben determinar si cumplen los requisitos para un tipo concreto de exención y, a continuación, adquirir el formulario correspondiente. La mayoría de los estados de EE.UU. ponen estos formularios a disposición del público en línea, en los sitios web de las Autoridades Fiscales estatales, y ofrecen instrucciones para cumplimentarlos.

Al expedir un certificado, los compradores deben incluir información clave como el tipo de exención solicitada, su número de identificación empresarial o número de permiso del impuesto sobre las ventas, una descripción de los artículos adquiridos y una firma que certifique la exactitud de la información facilitada.

La fecha de caducidad del periodo de validez del certificado depende de las normas de cada estado. Mientras que algunos estados no tienen fecha de caducidad, otros tienen fechas definidas. Por ejemplo, Massachusetts establece un límite de cinco años para un certificado de exención del impuesto sobre ventas y uso. Sin embargo, los certificados de exención emitidos por agencias y organismos gubernamentales, organizaciones religiosas, científicas, benéficas o educativas, que están exentos de impuestos federales, son válidos durante diez años si no hay cambios organizativos.

Para los vendedores, la gestión de los certificados incluye no sólo recopilarlos y conservarlos durante un número determinado de años, como exige cada estado individualmente, sino también establecer el proceso de revisión y validación de los certificados para garantizar su integridad y exactitud.

Consecuencias del uso indebido o el incumplimiento

El uso indebido de los certificados de exención, ya sea intencionado o accidental, puede tener consecuencias importantes tanto para los compradores como para los vendedores. Aceptar un certificado sin la debida verificación y conservar documentación incompleta o no válida puede dar lugar a auditorías fiscales, liquidaciones, intereses y sanciones. Dado que son los vendedores quienes deben recaudar y remitir el impuesto sobre las ventas, los Estados, es decir, la Administración Tributaria competente, puede hacerles responsables de cualquier impuesto no declarado o impagado.

Por otro lado, los compradores también pueden enfrentarse a sanciones por facilitar certificados fraudulentos o inexactos. Por ejemplo, el Estado de Nueva York impone una sanción de 50 USD por cada documento mal utilizado, más el 100% del impuesto adeudado.

Además de las sanciones económicas, quienes expidan certificados de exención, certificados de venta entre distribuidores, certificados de reventa u otros documentos falsos, fraudulentos o falsificados que puedan demostrar que no se aplican impuestos a una transacción pueden ser objeto de cargos penales y penas de cárcel.

Conclusión

Los certificados de exención del impuesto sobre las ventas desempeñan un papel fundamental en el sistema estadounidense del impuesto sobre las ventas y el uso, ya que proporcionan una base jurídica para realizar determinadas transacciones sin obligaciones fiscales. Sin embargo, su correcta aplicación requiere diligencia, claridad y un profundo conocimiento por parte de compradores y vendedores.

Dado que cada estado aplica sus normas, lo que se considera exento en un estado puede no reconocerse como tal en otro. Esto subraya aún más la importancia de una manipulación y gestión adecuadas de estos certificados. Las empresas deben mantener un proceso interno sistemático para evitar problemas de cumplimiento, independientemente de si están en el extremo emisor o receptor.

Fuente: Comisión Tributaria Multiestatal, Servicio de Impuestos Internos, Junta Racionalizadora del Impuesto sobre las Ventas, VATabout - Guía del impuesto sobre ventas y uso de Nebraska, VATabout - Guía del impuesto sobre ventas y uso de Tennessee, Departamento de Impuestos y Finanzas de Nueva York, Departamento de Hacienda de Carolina del Norte, Contralor de Cuentas Públicas de Texas