Conceptos básicos de la sales and use tax en California
Sales tax
La legislación de California sobre la sales and use tax establece que la sales tax se aplica a todas las ventas minoristas de bienes muebles tangibles (tangible personal property), es decir, mercancías y productos como muebles, artículos de regalo, juguetes, antigüedades, ropa y vehículos, salvo los que figuren expresamente como exentos.
Use tax
La use tax, que complementa a la sales tax, se aplica en general al almacenamiento, uso u otro consumo en California de bienes comprados a minoristas sin que se haya cobrado, recaudado o ingresado la sales tax.
Entre las operaciones sujetas a use tax en California figuran las compras de consumidores o minoristas a vendedores de fuera del estado, incluidos vendedores extranjeros que no cobran el impuesto en sus ventas. Además, los minoristas deben pagar use tax cuando utilizan para fines personales o empresariales artículos comprados con un certificado de reventa (resale certificate). Esto puede ocurrir cuando un minorista usa un artículo antes de venderlo o lo emplea en la fabricación sin que pase a formar parte del producto final.
Tipos de la sales and use tax en California
El tipo general de la sales and use tax en California es del 7,25 %, compuesto por un tipo estatal del 6 % y un impuesto local del 1,25 % (1 % para la jurisdicción local y 0,25 % para el fondo local de transporte). A ello se suman, en muchas ciudades y condados, los district taxes aprobados en votación. Cada uno oscila entre el 0,10 % y el 2 %, y en algunas zonas se aplica más de uno. Los tipos combinados van actualmente del 7,25 % al 11,75 %.
Para determinar los tipos efectivos de la sales and use tax, los sujetos pasivos deben tener en cuenta el lugar de la venta, es decir, la dirección en la que se venden los bienes.
Por ejemplo, no basta con una dirección en el condado de Los Ángeles. Desde el 1 de octubre de 2026, el tipo del condado es del 10,25 %, pero en Lancaster y Palmdale, del mismo condado, es del 11,75 %. Además, los tipos cambian con frecuencia: el del condado de Los Ángeles pasó del 9,75 % al 10,25 % el 1 de octubre de 2026. Por eso, vincular la dirección con el distrito correspondiente es fundamental para determinar el tipo aplicable.
Operaciones exentas
Entre las operaciones no sujetas a la sales and use tax en California figuran las ventas de productos alimenticios para consumo humano, las ventas al Gobierno de EE. UU. y las ventas de medicamentos con receta.
Además, están exentos de use tax los primeros 800 USD de compras a un minorista en el extranjero que una persona física traiga personalmente a California desde el extranjero en cualquier periodo de 30 días. Sin embargo, esta exención no se aplica a los bienes enviados o remitidos al estado.
Asimismo, si la venta está correctamente documentada, las mercancías y productos comprados para su reventa están exentos de la sales and use tax. Los revendedores deben entregar a sus proveedores un certificado de reventa (resale certificate) para que estas operaciones queden exentas.
También están exentos de la sales and use tax la venta, el almacenamiento, el uso u otro consumo de gas licuado del petróleo (GLP) suministrado en un depósito de 30 galones o más, si se compra para uso doméstico en una vivienda que cumpla los requisitos.
Existen además exenciones parciales (solo de la parte estatal) para el gasóleo utilizado en la agricultura y el procesamiento de alimentos, los equipos y maquinaria agrícolas, los animales reproductores de caballos de carreras, los equipos y maquinaria de explotación forestal, los equipos de fabricación y de I+D y los equipos de teleproducción.
Reglas de nexus en California
En California existen tres tipos de nexus relevantes a efectos de la sales and use tax: physical nexus, economic nexus y marketplace nexus.
Entre 2012 y 2019 también estuvieron vigentes las reglas de click-through nexus y affiliate nexus, que se derogaron con la introducción del economic nexus y el marketplace nexus.
Physical nexus
Hay varias formas de establecer un physical nexus en California. Una de las más habituales es tener existencias u oficinas en California. No obstante, si una empresa de fuera del estado tiene representantes en California que aceptan pedidos, realizan ventas o entregas, o instalan o montan bienes muebles tangibles en California, también se considera que tiene presencia física o nexus.
Además, el arrendamiento de equipos en California, incluidos servidores informáticos, también se considera presencia física y, por tanto, establece un physical nexus.
Economic nexus
Tras la sentencia Wayfair de 2018, California introdujo el economic nexus. La AB 147, firmada el 25 de abril de 2019, modificó la sección 6203 del Revenue and Taxation Code con efectos desde el 1 de abril de 2019. Los vendedores remotos que venden bienes muebles tangibles a consumidores de California deben registrarse cuando superan el umbral de economic nexus.
El CDTFA anunció inicialmente un umbral de 100.000 USD o 200 transacciones. La AB 147 lo sustituyó, también desde el 1 de abril de 2019, por un único criterio: 500.000 USD en ventas totales combinadas de bienes para su entrega en California, incluidas las ventas de personas vinculadas. No hay límite por número de transacciones. Un vendedor de fuera del estado que supere esa cifra en el año natural anterior o en curso debe registrarse y recaudar la use tax de California.
Marketplace nexus
El marketplace nexus entró en vigor el 1 de octubre de 2019, tras la adopción de la Marketplace Facilitator Act en California. Un operador de mercado (marketplace facilitator) registrado se considera el minorista de todas las ventas que facilita, sea cual sea el volumen de ventas de cada vendedor.
Bienes y servicios sujetos a impuesto en California
Cualquier sujeto pasivo que venda a consumidores de California debe saber qué constituye una operación sujeta. La regla general es que las ventas minoristas de bienes muebles tangibles están sujetas a la sales tax.
Los servicios están, en general, exentos de la sales and use tax. Sin embargo, si un servicio forma parte de la venta de un bien mueble tangible, puede estar sujeto.
La prueba del objeto real del contrato
A veces es difícil determinar si una operación es una venta de bienes muebles tangibles o una prestación de servicios. La prueba del objeto real del contrato (true object of the contract test) ayuda a clasificar la operación como venta sujeta o servicio no sujeto. El factor principal es si el objetivo del comprador es obtener el servicio en sí o un producto tangible resultante de ese servicio.
Si, tras analizar todos los aspectos de la operación, el propósito principal es el servicio, la operación no está sujeta, aunque se entregue al consumidor algún bien físico como parte de ella.
Marco del comercio electrónico
Cuando hablamos del marco o las reglas del comercio electrónico, nos referimos principalmente a las normas y requisitos para los vendedores remotos que pueden estar en otro estado de EE. UU. o en otro país y no tienen presencia física en California.
Los vendedores remotos están sujetos a las reglas de economic nexus: cualquier persona o empresa cuyas ventas totales combinadas de bienes tangibles para su entrega en California, incluidas las ventas a través de mercados en línea, superen los 500.000 USD en el año natural anterior o en curso debe registrarse ante el CDTFA (con un Certificate of Registration – Use Tax si no tiene presencia física).
Una vez registrado, el vendedor debe recaudar e ingresar el impuesto sobre todas sus ventas sujetas para entrega en California.
No obstante, los vendedores remotos que venden bienes tangibles a través de mercados en línea pueden estar sujetos a requisitos distintos o adicionales.
Reglas para los mercados en línea
Los vendedores remotos que venden sus productos a través de mercados en línea se consideran vendedores de mercado. Si todas sus ventas en California se realizan a través de un operador de mercado registrado, por lo general no tienen que registrarse para obtener un seller's permit ni un Certificate of Registration – Use Tax. En ese caso, la responsabilidad recae en el operador de mercado.
En cambio, si los vendedores de mercado también venden directamente al consumidor a través de sus propios sitios web, pueden estar obligados a registrarse a efectos de la sales and use tax. Por tanto, tanto las ventas en el mercado como las ventas directas cuentan para determinar si se ha superado el umbral.
Los vendedores de mercado que deban registrarse a efectos de la sales and use tax deben incluir todas las ventas en su declaración, tanto las realizadas directamente a consumidores como las efectuadas a través del mercado. No obstante, pueden deducir en la declaración las ventas facilitadas por el mercado (declaradas como deducción de tipo «otras»).
Los vendedores de mercado deben obtener y conservar documentos que acrediten que el operador de mercado es responsable de la sales and use tax. Para ello pueden celebrar un acuerdo con el operador de mercado que indique que está registrado como minorista a efectos de la sales and use tax y que es responsable de ella. A falta de dicho acuerdo, cualquier otro documento que indique lo mismo puede servir de prueba.
Bienes y servicios digitales
Los bienes digitales, como software, datos, libros digitales o e-books, aplicaciones móviles e imágenes digitales, por lo general no están sujetos cuando se transfieren a los consumidores por internet. Sin embargo, si una sola parte de la venta incluye una copia impresa del producto digital o una copia de seguridad en un soporte físico, como un USB, normalmente toda la operación queda sujeta.
Por ejemplo, la operación no está sujeta si se compra un e-book por internet y el consumidor solo lo descarga. En cambio, está sujeta si el consumidor recibe el e-book en una memoria USB.
La venta a consumidores de software estándar (canned o prewritten software), no personalizable, en la que toda la operación se completa con la descarga del software desde un servidor, en general no está sujeta al impuesto. No obstante, se aplica la regla explicada anteriormente si se entrega al consumidor una copia de seguridad en un soporte físico.
Si el contrato de mantenimiento es obligatorio al comprar software estándar, es decir, el consumidor debe aceptarlo para comprar o arrendar el software, las cuotas del contrato de mantenimiento están sujetas. Si es opcional e incluye soportes de almacenamiento (por ejemplo, copias de seguridad o actualizaciones en disco), está sujeto el 50 % del importe global (Regulation 1502).
Cuando se modifica el software estándar, los importes pagados por esas modificaciones no están sujetos si se facturan por separado. Si el coste de la modificación no figura por separado, está sujeto como parte de la venta del programa estándar.
Mercado digital
California aplicó la Marketplace Facilitator Act en 2019 y estableció normas para los operadores de mercado. Según estas normas, los operadores de mercados digitales se consideran, en general, marketplace facilitators.
Operador de plataforma digital
Para que un mercado entre en el ámbito de la Marketplace Facilitator Act, debe vender u ofrecer a la venta bienes y productos tangibles para su entrega en California. Un operador de mercado registrado ante el CDTFA es el minorista de todas las ventas minoristas para entrega en California realizadas a través de su mercado y debe recaudar e ingresar el impuesto sobre ellas.
Los operadores de mercado deben registrarse como minoristas si tienen physical nexus o economic nexus en California.
Un operador de mercado debe cumplir dos condiciones. En primer lugar, realiza al menos una de estas actividades: transmite la oferta o la aceptación entre comprador y vendedor; posee u opera la infraestructura que los pone en contacto; ofrece una moneda virtual que los compradores pueden o deben utilizar; o desarrolla software o realiza actividades de I+D directamente relacionadas con el mercado.
En segundo lugar, realiza también al menos una de estas: procesamiento de pagos, gestión logística (fulfilment) o almacenamiento, publicación de productos a la venta, fijación de precios, marca de las ventas, recepción de pedidos, publicidad o promoción, o atención al cliente y aceptación o gestión de devoluciones.
Desde el 1 de enero de 2022 (AB 1402), los operadores de mercado registrados también son responsables de determinadas tasas sobre las ventas minoristas de ciertos artículos realizadas a través de sus mercados, y pueden tener que registrarse para ellas: la eWaste Fee, la California Battery Fee, la Lumber Products Assessment y la California Tire Fee.
Obligaciones de declaración y pago en California
El California Department of Tax and Fee Administration (CDTFA), autoridad tributaria competente, regula la frecuencia de declaración, que depende de la sales tax declarada o de las ventas sujetas previstas. La frecuencia se fija al registrarse a efectos de la sales and use tax y puede ser trimestral con pago anticipado, trimestral, mensual, anual por ejercicio fiscal o anual.
Las declaraciones de la sales and use tax estatal, local y de distrito se presentan electrónicamente en el formulario CDTFA-401-A.
Sanciones por incumplimiento de las obligaciones de la sales and use tax
Si los sujetos pasivos no presentan la declaración a tiempo o pagan con retraso, pueden enfrentarse a una sanción del 10 % del impuesto adeudado por cada incumplimiento de plazo. Sin embargo, si un sujeto pasivo incumple ambos plazos, es decir, presenta la declaración tarde y paga con retraso, la sanción se limita al 10 % del impuesto adeudado del periodo de declaración.
Por ejemplo, si el impuesto adeudado del periodo es de 10.000 USD y el sujeto pasivo presenta la declaración tarde y paga con retraso, la sanción del 10 % se aplica a ambos incumplimientos conjuntamente. Es decir, la sanción en este caso será de 1.000 USD.
Además de las sanciones, pueden aplicarse intereses por pago tardío. Los intereses se calculan por cada mes o fracción de mes de retraso.
Los sujetos pasivos que pagan en régimen de pagos anticipados se enfrentan a una sanción del 6 % si un pago anticipado se realiza tarde pero antes de la fecha de vencimiento de la declaración, y del 10 % si se paga después de esa fecha. También se cobran intereses.
Quienes no presenten la declaración pueden enfrentarse a sanciones del 10 % del impuesto por cada periodo de declaración. Se aplica una sanción adicional del 25 % si el CDTFA determina que la declaración no se presentó con intención fraudulenta o de evasión. También puede aplicarse una sanción del 40 % cuando el impuesto se cobró a los clientes pero no se ingresó y el importe no ingresado supera de media los 1.500 USD al mes.
Para conocer las reglas específicas sobre el envío de bienes fuera del estado, consulte nuestra guía sobre las exenciones de la sales tax de California para entregas fuera del estado.
Fuentes: CDTFA – Sales and Use Tax Rates, CDTFA – Tax Rates by County and City, CDTFA – Wayfair general information, CDTFA – Marketplace Facilitator Act, CDTFA – Sales and Use Tax Exemptions, CDTFA – Regulation 1502, CDTFA – Publication 75 (interest and penalties)
