Conceptos básicos del Sales and Use Tax en California

Sales Tax

La legislación del sales and use tax de California establece que el sales tax se aplica a todas las ventas minoristas de bienes muebles corporales, es decir, mercancías y productos como muebles, artículos de regalo, juguetes, antigüedades, ropa y vehículos, salvo los expresamente enumerados como exentos.

Use Tax

El use tax, que complementa al sales tax, se aplica por lo general al almacenamiento, uso u otro consumo en California de bienes comprados a minoristas sobre los que no se cobró, recaudó ni remitió el sales tax.

Las operaciones sujetas al use tax en California incluyen las compras de consumidores o minoristas a vendedores de fuera del estado, incluidos los vendedores extranjeros que no recaudan el impuesto sobre sus ventas. Además, los minoristas deben pagar el use tax cuando utilizan para fines personales o empresariales artículos comprados con un certificado de reventa. Esto puede ocurrir cuando un minorista usa un artículo antes de venderlo o lo emplea en la fabricación sin que llegue a formar parte del producto final.

Tipos del Sales and Use Tax de California

El tipo estatal del sales and use tax de California es del 7.25 %, una combinación del tipo estatal del sales tax del 6 % y un impuesto de condado a nivel estatal del 1.25 %. Además, los condados y las ciudades tienen impuestos de distrito. Para añadir complejidad a los tipos del sales and use tax de California, algunos distritos pueden tener más de un impuesto de distrito.

Para determinar los tipos efectivos del sales and use tax, los sujetos pasivos deben tener en cuenta la ubicación de las ventas, es decir, la dirección donde se venden los bienes.

Por ejemplo, no basta con saber que los bienes se compraron en una dirección de Los Ángeles. El tipo aplicable en Alameda es del 10.75 % y en Beverly Hills del 9.5 %, ambos pertenecientes a la ciudad de Los Ángeles. Por tanto, vincular la dirección con el distrito correspondiente es esencial para determinar el tipo impositivo aplicable.

Operaciones exentas de impuestos

Entre las operaciones no sujetas al sales and use tax en California se incluyen las ventas de productos alimenticios para consumo humano, las ventas al Gobierno de EE. UU. y las ventas de medicamentos con receta.

Además, la primera compra de bienes o productos por un valor de hasta 800 USD a un minorista de un país extranjero, realizada por un particular que los transporta personalmente a California desde el país extranjero en un plazo de 30 días, está exenta del use tax. No obstante, esta exención no se aplica a los bienes enviados o expedidos a este estado.

Asimismo, si la venta está debidamente documentada, los bienes y productos comprados para reventa están exentos del sales and use tax. Los revendedores deben entregar a sus proveedores un certificado de reventa para eximir estas operaciones.

Además, las ventas, el almacenamiento, el uso u otro consumo de gas licuado de petróleo (GLP), cuando se suministra en un depósito de 30 galones o más, están exentos del sales and use tax si se compran para actividades domésticas en una vivienda cualificada.

Además de esto, California también definió una exención parcial del sales and use tax para el gasóleo, los equipos y la maquinaria agrícola, los caballos de carreras y la tala de madera.

Reglas de nexus en California

En California existen tres tipos de nexus relevantes a efectos del sales and use tax: nexus físico, nexus económico y nexus de marketplace.

Curiosamente, las reglas de nexus por click-through y por afiliación estuvieron vigentes entre 2012 y 2019. No obstante, se derogaron con la introducción del nexus económico y de marketplace.

Nexus físico

Hay varias formas de establecer un nexus físico en California. Una de las más habituales es tener inventario u oficinas en California. No obstante, si las empresas de fuera del estado tienen representantes en California que toman pedidos, realizan ventas o entregas, o instalan o montan bienes muebles corporales dentro de California, eso se considera una presencia física o nexus.

Además, disponer de equipos, incluidos servidores informáticos, en California también cuenta como tener una presencia física allí; por tanto, establece un nexus físico.

Nexus económico

En enero de 2019, tras la sentencia Wayfair de 2018, California modificó su Revenue and Taxation Code para exigir e introducir un nexus económico. Los vendedores remotos que venden bienes muebles corporales a consumidores de California deben registrarse a efectos del sales and use tax en California una vez que superan el umbral del nexus económico.

El umbral, inicialmente fijado en 100,000 USD o 200 transacciones, se modificó en abril de 2019 y el umbral de transacciones se eliminó por completo. Por tanto, si un vendedor de fuera del estado supera el umbral de 500,000 USD en el año natural anterior o en el actual, debe cobrar, recaudar y remitir el sales tax en California.

Nexus de marketplace

El nexus de marketplace entró en vigor en octubre de 2019 después de que California adoptara la Marketplace Facilitator Act. Con arreglo a esta ley, California exige a los facilitadores u operadores de marketplace que recauden y remitan el sales tax en nombre de cualquier vendedor de marketplace cuyas ventas superen los 500,000 USD.

Bienes y servicios gravados en California

Todo sujeto pasivo que venda a consumidores en California debe saber qué constituye una operación gravada. La regla general es que las ventas minoristas de bienes muebles corporales están sujetas al sales tax.

Los servicios suelen estar exentos del sales and use tax. No obstante, si un servicio es parte integrante de un producto y esencial para su uso, puede estar gravado. Un ejemplo es la venta de maquinaria que el vendedor debe calibrar como condición de la venta.

Prueba del verdadero objeto de la operación

A veces resulta difícil determinar si una operación concreta implica la venta de un bien mueble corporal o de un servicio. Las pruebas del verdadero objeto de la operación ayudan a determinar si la operación se clasifica como una venta gravada o como un servicio no gravado. El factor principal es si el objetivo principal del comprador es obtener el servicio en sí o un producto tangible resultante de dicho servicio.

Si, tras revisar todos los aspectos de la operación, la finalidad principal es el servicio, la operación no está gravada, aunque se entregue al consumidor algún elemento físico como parte de ella.

Marco del comercio electrónico

Cuando hablamos de marco o normas del comercio electrónico, nos referimos principalmente a las normas y requisitos para los vendedores remotos que pueden estar ubicados en otro estado de EE. UU. o en un país extranjero y no tienen presencia física en California.

Los vendedores remotos están sujetos a las reglas de nexus económico, que establecen que cualquier particular o empresa que en el año natural anterior o en el actual supere el umbral de 500,000 USD por ventas minoristas de bienes tangibles a consumidores de California debe registrarse para obtener un permiso de vendedor.

Una vez superado el umbral y obtenido el permiso de vendedor, los sujetos pasivos deben cobrar, recaudar y remitir el sales tax sobre todas las ventas gravadas dentro del estado.

No obstante, los vendedores remotos que venden bienes tangibles a través del marketplace en línea podrían estar sujetos a requisitos diferentes o adicionales.

Reglas de marketplace

Los vendedores remotos que venden sus bienes a través de marketplaces en línea se consideran vendedores de marketplace. Si los vendedores de marketplace realizan todas sus ventas a través de un marketplace, no están obligados a registrarse para obtener un permiso de vendedor ni un Certificate of Registration—Use Tax. El facilitador o la plataforma de marketplace es responsable en esta situación.

Por el contrario, si los vendedores de marketplace también realizan ventas directas al consumidor a través de sus sitios web, pueden estar obligados a registrarse a efectos del sales and use tax. Por tanto, tanto las ventas de marketplace como las directas al consumidor son relevantes para determinar si se ha superado el umbral.

Los vendedores de marketplace que deban registrarse a efectos del sales and use tax deben incluir todas las ventas en su declaración de impuestos, con independencia de que se hayan realizado directamente a los consumidores o a través del marketplace. No obstante, pueden solicitar una deducción del sales and use tax por las ventas facilitadas por los facilitadores de marketplace.

Un requisito para los vendedores de marketplace es obtener y conservar documentos que acrediten que los facilitadores de marketplace son responsables del sales and use tax. Esto puede lograrse celebrando un acuerdo con el facilitador de marketplace que indique que este está registrado a efectos del sales and use tax como minorista y es responsable del sales and use tax. Sin ese acuerdo, cualquier otro documento que declare lo mismo puede servir como prueba.

Bienes y servicios digitales

Los bienes digitales como el software, los datos, los libros digitales o e-books, las aplicaciones móviles y las imágenes digitales, por lo general, no están gravados cuando se transfieren a los consumidores por Internet. No obstante, si tan solo una parte de la venta incluye la entrega de una copia impresa del producto digital o una copia de seguridad de los datos en un soporte de almacenamiento físico, como un USB, toda la operación está gravada.

Por ejemplo, la operación no está gravada si se compra un e-book por Internet y el consumidor solo lo descarga. Sin embargo, sí está gravada si el consumidor recibe el e-book en una memoria USB.

La venta a los consumidores de software enlatado o preescrito, que no es personalizable, cuando toda la operación se completa mediante la descarga del software por parte de los consumidores desde un servidor, por lo general no está sujeta a impuestos. No obstante, se aplica la misma regla explicada anteriormente si se entrega al consumidor una copia de seguridad en el soporte de almacenamiento físico.

Si el contrato de mantenimiento es obligatorio con la compra de software enlatado o preescrito, es decir, si el consumidor debe aceptarlo para comprar o arrendar el software enlatado o preescrito, las tarifas del contrato de mantenimiento están gravadas. Además, los impuestos se aplican a cualquier tarifa de consultoría relacionada con el contrato de mantenimiento.

Cuando el software informático preescrito se modifica, las tarifas pagadas por dichos cambios no están gravadas si se indican por separado. Si los costes de esa modificación para el consumidor no se indican por separado, las tarifas de modificación están gravadas como parte de la venta del programa preescrito.

Marketplace digital

California implementó la Marketplace Facilitators Act en 2019, estableciendo reglas para los facilitadores de marketplace. Con arreglo a estas reglas y normativas, los operadores de marketplace digital se consideran, por lo general, facilitadores.

Aunque la letra de la ley establece que los marketplaces relevantes pueden ser físicos o en línea, nos centraremos en los marketplaces en línea o digitales.

Operador de plataforma digital

Para que un marketplace quede incluido en el ámbito de aplicación de la Marketplace Facilitator Act, debe vender u ofrecer para la venta bienes y productos tangibles para su entrega en California. Siguiendo la letra de la ley, los operadores de marketplace están obligados a recaudar, remitir y pagar el sales and use tax sobre todas las ventas minoristas para entrega en California que se compren a través de sus marketplaces en línea.

Esto significa que el operador de marketplace es responsable del sales and use tax si actúa así y por cualquier venta de productos gravados de un vendedor de marketplace. Los facilitadores de marketplace deben registrarse como minoristas si venden activamente bienes tangibles en California o tienen nexus físico o económico en California.

Prestar al menos uno de los siguientes servicios puede bastar para calificar como facilitador de marketplace. Estos servicios incluyen transmitir o comunicar la oferta o la aceptación entre el comprador y el vendedor, poseer u operar la infraestructura necesaria para conectar a compradores y vendedores, o proporcionar una moneda virtual que pueda o deba utilizarse para pagar los bienes comprados a los vendedores.

Además, si una plataforma digital desarrolla software o lleva a cabo actividades de investigación y desarrollo relacionadas con servicios de procesamiento de pagos, servicios de fulfillment o almacenamiento, la publicación de productos a la venta, la fijación de precios, la marca de las ventas, la recepción de pedidos, la atención al cliente, o la aceptación y gestión de devoluciones, también puede considerarse un facilitador de marketplace.

A partir de 2022, los operadores de plataforma digital registrados a efectos del sales and use tax pueden soportar tasas adicionales sobre las ventas minoristas de determinados artículos. Además, pueden estar obligados a registrarse para las tasas adicionales correspondientes. Estas tasas son las eWaste Fees, las California Battery Fees, el Lumber Products Assessment y las California Tire Fees.

Obligaciones de presentación y pago en California

El California Department of Tax and Fee Administration, órgano rector en materia tributaria, regula la frecuencia de presentación, que depende del sales tax declarado o de las ventas gravadas previstas. La frecuencia de presentación se determina al registrarse a efectos del sales and use tax y puede ser prepago trimestral, trimestral, mensual, por ejercicio fiscal o anual.

La presentación de la declaración del sales and use tax estatal, local y de distrito se realiza presentando electrónicamente el formulario CDTFA-401-A.

Sanciones por incumplimiento de las obligaciones del Sales and Use Tax

Si los sujetos pasivos no presentan a tiempo una declaración de impuestos o realizan un pago fuera de plazo, podrían enfrentarse a una posible sanción del 10 % del impuesto adeudado por incumplir cualquiera de los plazos. No obstante, si un sujeto pasivo incumple ambos plazos, es decir, presenta la declaración tarde y paga tarde, la sanción se limita al 10 % del impuesto adeudado del periodo declarado.

Por ejemplo, si el impuesto adeudado es de 10,000 USD para el periodo declarado, y el sujeto pasivo presenta la declaración tarde y paga tarde, la sanción del 10 % se aplica por ambas infracciones. Esto significa que la sanción en este caso será de 1,000 USD.

Además de las sanciones, pueden imponerse intereses por realizar un pago de impuestos fuera de plazo. Los intereses se calculan por cada mes o fracción de mes del pago de impuestos atrasado.

Si un sujeto pasivo paga los impuestos adeudados mediante prepago y realiza un prepago fuera de plazo, se calcula una sanción del 6 % al 10 % del impuesto adeudado, más intereses por cada mes.

Quienes no presenten una declaración de impuestos pueden enfrentarse a sanciones del 10 % del importe del impuesto por cada periodo declarado. Se aplica una sanción adicional del 25 % si el CDTFA determina que la declaración no se presentó por intención de fraude o evasión.

Para conocer las normas específicas sobre el envío de bienes fuera del estado, consulta nuestra guía sobre las exenciones del sales tax de California para entregas fuera del estado.