Guía del sales & use tax de Kansas: tipos, nexus y cumplimiento

Nociones básicas del sales y use tax en Kansas

Sales tax

Kansas es uno de los 45 estados de EE. UU. con una larga trayectoria en la aplicación del sales tax minorista, que se remonta a 1937. El tipo aplicable original era del 2%, que a lo largo de los años aumentó de forma significativa. El sales tax grava las ventas minoristas, que incluyen la venta, el alquiler o el arrendamiento de bienes muebles corporales, es decir, bienes tangibles.

Use tax

En Kansas, el use tax se conoce oficialmente como Compensating Use Tax. Existen dos tipos de use tax en Kansas: el Consumers' Compensating Use Tax, que los consumidores pagan directamente al Departamento de Hacienda de Kansas, y el Retailers' Compensating Use Tax, que los minoristas de otros estados recaudan de sus clientes en Kansas.

El use tax se devenga en cualquier compra realizada fuera del estado, con independencia de si los bienes se envían a Kansas o se recogen en otro estado y se trasladan de vuelta al estado. Por regla general, el impuesto se aplica como un privilege tax por usar, almacenar o consumir dentro de este estado cualquier bien tangible por el que no se haya recaudado y remitido el sales tax.

Tipos del sales y use tax en Kansas

Kansas impone un sales y use tax estatal del 6,5%, aplicable a todas las ventas minoristas de bienes tangibles. Además, el poder legislativo de Kansas permite que distritos, municipios y condados definan tipos locales del sales y use tax. Por tanto, la combinación de impuestos estatales y locales puede alcanzar el 12,125%.

Por ejemplo, la ciudad de Roeland Park tiene tres distritos. En función de la ubicación del consumidor, el tipo impositivo total aplicable, que incluye los impuestos estatales, municipales, del condado y del distrito, puede ser del 10,475%, el 9,975% o el 11,475%.

Operaciones exentas de impuestos

Los bienes tangibles por los que ya se han pagado impuestos especiales, como el combustible para vehículos de motor, están exentos del sales y use tax. No obstante, existen algunas limitaciones a esta regla, por lo que quedan excluidos los cigarrillos, los cigarrillos electrónicos y sus consumibles relacionados, las bebidas de malta de cereales, los productos de malta, los vehículos de motor, los neumáticos, la tintorería y la lavandería, y los ingresos procedentes de competiciones deportivas reguladas.

Asimismo, los bienes tangibles o servicios sujetos a impuestos adquiridos por el Estado de Kansas o sus subdivisiones políticas, así como por hospitales sin ánimo de lucro públicos o privados, también están exentos del sales y use tax. Cualquier venta realizada a contratistas que construyan, renueven, reparen o equipen instalaciones en hospitales, escuelas, centros educativos, instituciones penitenciarias estatales o instalaciones del Gobierno federal de Estados Unidos se considera venta exenta.

Además, los bienes tangibles consumidos en la producción, fabricación, transformación, minería, perforación, refinado, mezcla, tratamiento de residuos o servicios, así como los utilizados para el riego de cultivos destinados a la reventa, están exentos de impuestos.

Normas de nexus en Kansas

Los sujetos pasivos que están presentes físicamente en Kansas o que establecen un nexus por otros medios, como el ejercicio de una actividad económica en el estado sin estar presentes físicamente en él, están obligados a registrarse a efectos del sales y use tax, recaudarlo y remitirlo al Departamento de Hacienda de Kansas.

Nexus físico

Los sujetos pasivos establecen un nexus físico en Kansas si mantienen allí, directa o indirectamente, cualquier instalación física, como una oficina, un almacén, un centro de distribución o cualquier otro establecimiento. Además, recurrir a cualquier persona presente físicamente para vender, entregar, instalar, montar, prestar servicio, reparar o captar ventas o pedidos basta para establecer un nexus.

Asimismo, puede establecerse un nexus físico cuando un vendedor de fuera del estado entra en Kansas para prestar servicios sujetos a impuestos. Esta regla se aplica a contratistas, proveedores de reparaciones u otros profesionales de servicios que operen físicamente en el estado. Mantener existencias o inventario de bienes tangibles en Kansas para ventas habituales es otra forma en que los sujetos pasivos pueden establecer un nexus físico.

Nexus económico

En 2021, la Cámara y el Senado de Kansas presentaron legislación para establecer un umbral de nexus económico para los vendedores de fuera del estado o remotos que realizan ventas a consumidores locales. Por tanto, los sujetos pasivos sin presencia física en Kansas se consideran minoristas que operan en el estado si sus ingresos brutos por ventas a clientes de Kansas superan los 100.000 USD.

Nexus de marketplace

La misma regla que se aplica a los vendedores de fuera del estado o remotos se aplica a los marketplace facilitators y a los marketplace sellers. Esto significa que, si superan un umbral de 100.000 USD en sus ingresos brutos procedentes de ventas directas o facilitadas a clientes de Kansas, deben registrarse, recaudar y remitir los impuestos.

Bienes y servicios sujetos a impuestos en Kansas

El sales tax se aplica, por lo general, a las ventas minoristas, alquileres o arrendamientos de bienes tangibles, a los cargos por servicios de mano de obra para instalar, usar, reparar, dar servicio, alterar o mantener bienes tangibles, y a las ventas de entradas a lugares que ofrecen servicios de diversión, entretenimiento o recreo.

Por tanto, las ventas minoristas de bienes tangibles como alimentos, ropa, muebles, vehículos, ordenadores, equipos, libros y cintas están sujetas a impuestos. Las ventas de software informático, así como los servicios de modificar, alterar, actualizar o mantener software informático, están sujetas al sales tax. Además, las ventas de equipos y hardware informático también están sujetas al sales tax.

En cuanto a los servicios, por lo general no están sujetos a impuestos salvo que figuren específicamente como sujetos en la ley fiscal aplicable. La lista de servicios sujetos a impuestos incluye los servicios de instalación, como instalar fontanería, cableado, armarios, bombillas y otros elementos fijos en un edificio de oficinas, plantar árboles, arbustos o césped, o instalar neumáticos o piezas en un vehículo. Además, la pintura, el empapelado, la aplicación de fertilizantes o herbicidas, el encerado de suelos, el reasfaltado de aparcamientos y los servicios de alteración, como cambiar o modificar muebles, software o ropa, están todos sujetos a impuestos.

Operaciones combinadas y el true object test

De forma similar a otros estados de EE. UU., la legislación de Kansas define las operaciones combinadas como una venta única y no desglosada que combina dos o más productos distintos e identificables, excluyendo los bienes inmuebles o los servicios relacionados con bienes inmuebles, por un único precio global.

Si una operación incluye un bien tangible vendido junto con el servicio, cuando el servicio es el verdadero objeto de la operación, como hardware vendido únicamente para posibilitar ese servicio, la venta se trata como un servicio. Cuando se venden servicios de forma conjunta, y uno de ellos se limita a apoyar al otro, siendo el verdadero objeto de la operación el servicio principal, se aplican las normas relativas al servicio principal.

Cuando una operación incluye tanto productos sujetos como no sujetos a impuestos, y la parte sujeta representa el 10% o menos del total, la operación está exenta del sales y use tax en virtud de la regla de minimis.

Marco del comercio electrónico

Kansas introdujo originalmente las normas de nexus económico aplicables a los vendedores de fuera del estado o remotos en 2019. Sin embargo, la legislación inicial no fijaba ningún umbral. Por tanto, cualquier vendedor remoto que vendiera bienes tangibles o servicios en el estado tenía que registrarse y comenzar a recaudar el impuesto antes del 1 de octubre de 2019. No obstante, en julio de 2021, Kansas promulgó una ley que fijó el umbral de nexus económico en 100.000 USD.

El umbral se calcula en función de los ingresos brutos por ventas realizadas a consumidores de Kansas. Los ingresos brutos se refieren al valor total recibido por ventas minoristas realizadas dentro del estado, incluidas todas las formas de contraprestación, como dinero, crédito, propiedad o cualquier otro elemento de valor. No obstante, los sujetos pasivos pueden deducir dos importes específicos al declarar los ingresos brutos: el valor de los bienes devueltos y el valor de cualquier bien aceptado como parte de pago en la operación.

Una vez que los sujetos pasivos superan el umbral, deben registrarse, cobrar, recaudar y remitir el sales tax estatal y local.

Normas sobre marketplaces

Mientras que algunos vendedores remotos ofrecen y venden bienes tangibles y servicios sujetos a impuestos a través de sus sitios web y canales similares, otros vendedores utilizan el marketplace en línea para realizar ventas minoristas a consumidores en Kansas. Estos se conocen habitualmente como marketplace sellers y están sujetos a las normas sobre marketplaces.

Según define esta normativa, las responsabilidades principales de los vendedores vienen determinadas por sus acuerdos con el facilitator y por si este recauda el impuesto en su nombre. Por tanto, si el marketplace facilitator está registrado a efectos del sales tax en Kansas, la responsabilidad de recaudar y remitir el sales tax de las operaciones facilitadas recae en el marketplace facilitator, lo que exime a los marketplace sellers del deber de recaudarlo.

Sin embargo, los facilitators pueden obtener una exención si al menos el 95 % de sus vendedores ya recaudan y remiten el sales tax, lo que haría a los marketplace sellers responsables a efectos del sales tax por sus ventas a través de la plataforma en línea.

Además, el facilitator y el vendedor pueden pactarlo, en cuyo caso el vendedor es responsable de recaudar y remitir los impuestos. No obstante, debe cumplirse una condición para que esto se aplique. Para ello, el vendedor debe tener mil millones de USD en ventas brutas en EE. UU. y debe registrarse en el estado de Kansas antes de que el facilitator pueda basarse en la recaudación del vendedor.

Bienes y servicios digitales

Por lo general, el sales tax se aplica a los bienes digitales si incluyen componentes tangibles. Por tanto, las ventas de software informático preescrito están sujetas a impuestos si se entregan en un USB o en algún otro soporte tangible. Además, las ventas de software informático preescrito también están sujetas a impuestos si se entregan por vía electrónica. Esto incluye la descarga o transferencia digital, como el método «load and leave», en el que el vendedor instala el software en el ordenador del comprador sin transferir ningún soporte físico.

Marketplace digital

En 2021, el Estado de Kansas introdujo las normas sobre marketplace facilitators, sometiendo a los marketplaces en línea a las normas y reglas del sales y use tax. Con arreglo a las normas de Kansas, todo marketplace facilitator que venda o facilite la venta de bienes tangibles o servicios sujetos a impuestos en Kansas está obligado a recaudar y remitir el sales y use tax y a cumplir todos los procedimientos y requisitos aplicables. Sin embargo, no todos los marketplace facilitators están sujetos a estas normas.

Operador de plataforma digital

Para que un marketplace facilitator quede obligado a recaudar y remitir el sales tax en Kansas, sus ingresos brutos procedentes de ventas directas a consumidores o de ventas facilitadas en nombre de vendedores terceros, comúnmente denominados marketplace sellers, deben superar el umbral de 100.000 USD. Una vez que un marketplace facilitator supera el umbral, debe registrarse, recaudar y remitir el sales tax de todas las ventas directas e indirectas, así como de las ventas facilitadas por el marketplace.

Sin embargo, si el 95% de los marketplace sellers recaudan y remiten el sales tax, el marketplace facilitator puede obtener una exención que lo libera de la obligación del sales tax. Además, un facilitator puede quedar liberado de la responsabilidad de recaudar y remitir el sales tax si firma un acuerdo con el vendedor, cuyas ventas brutas anuales en EE. UU. superan los mil millones de USD, y este quiere asumir la responsabilidad por su cuenta.

Requisitos de declaración y pago en Kansas

La frecuencia de presentación y pago de la declaración del sales tax en Kansas depende del total del impuesto del que sea responsable cada minorista. Por tanto, si el importe total de los impuestos adeudados en un año natural es inferior a 1.000 USD, las declaraciones se presentan anualmente antes del 25 de enero del año siguiente.

Si el importe de los impuestos adeudados se sitúa entre 1.00 USD y 5.000 USD en el año natural, se exige una declaración trimestral en la fecha del día 25 del mes siguiente al final de cada trimestre natural o antes. Las declaraciones mensuales se exigen cuando el importe total de los impuestos adeudados en un año natural supera los 5.000 USD.

Sanciones por incumplimiento de los requisitos del sales y use tax

Quienes no cumplan los plazos de presentación y pago se enfrentarán a sanciones e intereses de demora. Si un sujeto pasivo no presenta una declaración o no paga a tiempo los impuestos adeudados, se impone una sanción equivalente al 1% del impuesto no pagado por cada mes o fracción de mes, hasta un máximo del 24%, más los intereses desde la fecha de vencimiento hasta el pago.

Además, si durante una inspección o auditoría fiscal se determina que el sujeto pasivo pagó de menos los impuestos correspondientes a un periodo en el que se presentó una declaración y se pagó el impuesto, se aplica una sanción del 1% mensual hasta el 10%, salvo que el pago insuficiente se deba a la falta de un cumplimiento razonable, en cuyo caso la sanción es del 25% del impuesto no pagado. La evasión fiscal o las actividades fraudulentas darán lugar a una sanción del 50% sobre los impuestos adeudados.