Die Entwicklung des US-E-Invoicing-Systems: Aktueller Stand und Zukunftsaussichten

Seit 1960, als das erste System für den elektronischen Austausch strukturierter Daten zwischen Unternehmen entwickelt wurde, bis zum Jahr 2025 hat die elektronische Rechnungsstellung oder das E-Invoicing-System bei den Regierungen rund um den Globus als perfekte Lösung zur Verfolgung und Überwachung von B2G-, B2B- und B2C-Transaktionen an Beliebtheit gewonnen.

Während viele Länder die elektronische Rechnungsstellung vorgeschrieben haben, um die Steuerberichterstattung zu sichern und Steuerhinterziehung und -betrug zu bekämpfen, haben die USA einen eher dezentralen Ansatz gewählt. Dennoch hat sich in den letzten Jahren ein bemerkenswerter Wandel hin zu einer breiteren Einführung und Standardisierung von E-Invoicing-Praktiken vollzogen, der die Frage aufgeworfen hat, ob die USA auf dem Weg sind, verbindliche E-Invoicing-Vorschriften auf Bundes- oder Staatsebene einzuführen.

Aktueller Stand und Regelungslandschaft

Erstens: Obwohl die elektronische Rechnungsstellung in den USA nicht verpflichtend ist, können Unternehmen elektronische Rechnungsstellungssysteme in ihrem Tagesgeschäft einführen und umsetzen, um die Effizienz und Genauigkeit ihrer Daten zu erhöhen und in einer stark digitalisierten Wirtschaft wettbewerbsfähig zu bleiben.

Das E-Invoicing-System in den USA wurde durch die Zusammenarbeit zwischen der Business Payments Coalition (BPC) und der Federal Reserve entwickelt. Die BPC ist eine Organisation, in der sich Organisationen und Einzelpersonen zusammengeschlossen haben, die das gemeinsame Ziel verfolgen, eine breitere Akzeptanz der elektronischen Rechnungsstellung bei Unternehmen und Regierungsbehörden zu fördern.

Die Arbeit der BPC führte im September 2021 zum Start des E-Invoice Exchange Market Pilotprogramms, das von der Federal Reserve unterstützt wurde. Ziel des Pilotprogramms war es, so viele Unternehmen wie möglich einzubeziehen und ein Austauschnetzwerk für B2B-Transaktionen zu schaffen, ähnlich wie bei Pan-European Public Procurement Online (PEPPOL).

Nach dem Erfolg des Pilotprogramms im Sommer 2023 gründeten das BPC und die Federal Reserve die gemeinnützige Organisation Digital Business Networks Alliance (DBNAlliance), um ein neues elektronisches Börsennetzwerk zu beaufsichtigen. Wie die DBNAlliance betont, befindet sich der Rechtsrahmen noch im Anfangsstadium der Einführung. Die Zahl der Dienstleister und Unternehmen, die sich dem Netz anschließen, nimmt jedoch zu.

Nach den derzeitigen Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung müssen Unternehmen, die elektronische Rechnungen für B2B-Transaktionen austauschen wollen, das XML-basierte Universal Business Language (UBL)-Format verwenden und Daten wie Rechnungsdatum, Firmenname und -adresse, eindeutige Rechnungsnummer, Zahlungsbedingungen, Beschreibung der erbrachten Dienstleistung oder der verkauften Waren, Gesamtbeträge und Preise sowie Hinweise auf etwaige Zusatzkosten, einschließlich Versicherung oder Versand, enthalten.

Jüngste Entwicklungen und Zukunftsaussichten des US-amerikanischen E-Invoicing-Systems

Ziel der DBNAlliance ist es, ein landesweites standardisiertes E-Invoicing-System zu etablieren. Dieses System wird als Grundlage für die Einführung von Austauschsystemen für ein breiteres Spektrum elektronischer Dokumente dienen und das Transaktionssystem weiter in ein digitales System umwandeln.

Der nächste Schritt zur Erreichung dieses Ziels ist die Verabschiedung und Veröffentlichung eines Rechtsrahmens. Die Verabschiedung eines Rechtsakts zur Regelung der elektronischen Rechnungsstellung wurde für 2024 oder 2025 angekündigt, so dass mit seiner Veröffentlichung im Jahr 2025 zu rechnen ist.

Wenn die US-Regierung beschließt, die elektronische Rechnungsstellung vorzuschreiben und zu standardisieren, würden 15 derzeit verwendete Formate wegfallen. Dies würde die geschäftliche Kommunikation vereinfachen, da alle Formate dasselbe Format verwenden und dieselben Verfahren befolgen würden.

Darüber hinaus würde die Vorschrift zur elektronischen Rechnungsstellung den KMU, die bei der Einführung dieser Mechanismen in ihre Geschäftsabläufe zögern, helfen, diese schneller einzuführen.

Da immer mehr Länder weltweit die elektronische Rechnungsstellung einführen, steigt der Druck auf die US-Regierung, aufzuholen und ihr E-Invoicing-System mit denen der EU und anderer Länder zu integrieren. Um die Lücke zwischen dem aktuellen Stand des E-Invoicing-Systems und den etablierten Systemen zu schließen, hat die US-Regierung die Gemeinsame Erklärung zur Verbesserung der Interoperabilität der elektronischen Rechnungsstellung zwischen den Vereinigten Staaten und der EU (Erklärung) unterzeichnet.

Diese Erklärung zielt darauf ab, die Zusammenarbeit zwischen den USA und der EU zu verbessern und die geschäftliche und technische Interoperabilität von E-Invoicing-Systemen zu gewährleisten. Beide Parteien erkennen an, dass die in den USA und der EU entwickelten Rahmenwerke für den Austausch von elektronischen Rechnungen unterschiedlich konzipiert sind, aber ähnliche technologische Standards, Infrastrukturen und Geschäftspraktiken aufweisen.

Die USA und die EU planen Expertentreffen zu Diskussionszwecken, die letztendlich zur Herstellung der Interoperabilität führen sollen, insbesondere im Hinblick auf die Flexibilität der Datenstruktur, den Abgleich der Nutzdaten und die Einrichtung des Roaming.

In Anbetracht der bereits geleisteten Arbeit und der Bemühungen aller Beteiligten ist davon auszugehen, dass die elektronische Rechnungsstellung in den USA weiter reguliert und entwickelt wird und dass mehr Unternehmen diesen Mechanismus in ihren Betrieb einführen werden.

Schlussfolgerung

Aus staatlicher Sicht sind die Vorteile der Einführung eines E-Invoicing-Systems, ob für B2B-, B2G- oder B2C-Transaktionen, offensichtlich. Die Ergebnisse anderer Länder zeigen eine Erhöhung der Steuereinnahmen und eine Verringerung der Steuerhinterziehung. Die Implementierungskosten für Unternehmen, insbesondere für KMU, sind jedoch ein zusätzlicher Faktor, der bei der Einführung von E-Invoicing berücksichtigt werden muss.

In Anbetracht der jüngsten Änderungen an der US-amerikanischen Verkaufs- und Nutzungssteuer, einschließlich der Einführung von Regeln und Vorschriften zur wirtschaftlichen Verflechtung und zum Marktbezug, ist es jedoch klar, dass die Regierungen auf Bundes- und Landesebene sicherstellen wollen, dass Steuern dort gezahlt werden, wo sie fällig sind. Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung ist eine bewährte Lösung und ein bewährter Mechanismus, um die Einhaltung der Steuervorschriften zu gewährleisten. Daher erscheint es logisch, dass die USA ihre Arbeit in diesem Bereich fortsetzen.

Quelle: US-Büro der Steuerbehörde, Amt für Verwaltung und Haushalt, Business Payment Coalition, Gemeinsame Erklärung - Verbesserung der Interoperabilität der elektronischen Rechnungsstellung zwischen den Vereinigten Staaten und der EU, Rat für staatliche Besteuerung, Die US-Notenbank, Allianz für digitale Unternehmensnetzwerke