Illinois Sales and Use Tax Guide für Einzelhändler und E-Commerce-Unternehmen

Grundlagen der Sales and Use Tax in Illinois

Sales Tax

Als komplementäre Steuern gelten die Sales Tax und die Use Tax für den Verkauf und die Nutzung beweglicher Sachen. Zusammen bilden sie das, was in Illinois als Sales Tax bekannt ist. Eine Sales Tax vereint die staatlichen, lokalen und Bezirkssteuern, die auf steuerpflichtige Umsätze anwendbar sind.

Nach dem Retailers’ Occupation Tax Act gilt die Sales Tax, wenn ein Unternehmen bewegliche Sachen bzw. bewegliche Güter – etwa Kleidung, Fahrzeuge, Schmuck und Geschäftsausstattung – zur Nutzung oder zum Verbrauch im Bundesstaat verkauft.

Use Tax

Eine Use Tax wird auf das Recht erhoben, bewegliche Güter in Illinois zu nutzen. Sie fällt an, wenn Güter von außerhalb des Bundesstaates ansässigen Unternehmen gekauft und in den Bundesstaat verbracht werden oder wenn bewegliche Güter von außerhalb Illinois ansässigen Unternehmen an Verbraucher geliefert werden.

Sales- und Use-Tax-Sätze des Bundesstaates Illinois

Illinois hat einen Sales- und Use-Tax-Satz von 6,25 % sowie einen Satz von 1 % für qualifizierte Lebensmittel, Arzneimittel und medizinische Hilfsmittel. Zusätzlich zu diesen landesweit geltenden Sätzen fallen lokale Sales and Use Taxes an – etwa die Chicago Home Rule Municipal Soft Drink Retailers’ Occupation Tax, die Chicago Home Rule Use Tax auf zulassungs- und registrierungspflichtige Gegenstände sowie weitere County-, Bezirks- oder Gemeindesätze – die auf verkaufte und gekaufte bewegliche Güter anwendbar sind. Die Adressen der Verbraucher bzw. Privatpersonen sind entscheidend für die Bestimmung der anwendbaren lokalen Sales- und Use-Tax-Sätze.

Steuerbefreite Umsätze

Nach den allgemeinen Regeln sind Verkäufe an staatliche, lokale und bundesstaatliche Regierungsstellen, an gemeinnützige Organisationen – etwa mildtätige, religiöse oder Bildungseinrichtungen – sowie an gewerbliche zwischenstaatliche Beförderer, die als Rollmaterial (rolling stock) eingesetzt werden, von der Sales and Use Tax befreit.

Darüber hinaus sind auch Verkäufe von Zeitungen und Zeitschriften, Verkäufe an außerhalb des Bundesstaates ansässige Käufer sowie Verkäufe von Maschinen und Ausrüstung, die zur Herstellung oder Montage beweglicher Sachen für den Groß- oder Einzelhandelsverkauf bzw. das Leasing sowie für die landwirtschaftliche Produktion verwendet werden, ebenso wie Verkäufe von gesetzlichen Zahlungsmitteln, Medaillen und Goldbarren, die von qualifizierten Regierungen ausgegeben werden, sales-tax-befreit.

Nexus-Regeln in Illinois

Die Feststellung, ob Unternehmen einen Nexus oder eine Präsenz in Illinois haben, ist entscheidend für die Bestimmung der Sales-and-Use-Tax-Pflichten und -Anforderungen, die sie erfüllen müssen. Derzeit können Unternehmen in Illinois mehrere Arten von Nexus begründen.

Physischer Nexus

Um in Illinois einen physischen Nexus zu begründen, müssen Unternehmen ein Büro, Lager oder eine sonstige Immobilie im Bundesstaat besitzen oder mieten, Beschäftigte – einschließlich Auftragnehmer, Verkäufer und Verkaufsrepräsentanten – haben oder dort über ein verbundenes Unternehmen (Affiliate) verfügen.

Wenn Unternehmen also in Illinois gegründet sind, dort Lagerbestände halten oder Personal beschäftigen, das im Bundesstaat bewegliche Güter verkauft, müssen sie sich für die Sales Tax registrieren sowie diese erheben und abführen.

Wirtschaftlicher Nexus

Ist die physische Präsenz für sogenannte ansässige Einzelhändler maßgeblich, so ist der wirtschaftliche Nexus für außerhalb des Bundesstaates ansässige bzw. Fernabsatzverkäufer entscheidend. Wenn außerhalb Illinois ansässige Unternehmen steuerpflichtige Verkäufe an Verbraucher in Illinois tätigen und einen Schwellenwert von 100.000 USD an kumulierten Bruttoeinnahmen aus dem Verkauf beweglicher Güter überschreiten oder 200 oder mehr separate Transaktionen für den Verkauf beweglicher Güter nach Illinois tätigen, unterliegen sie den Sales-Tax-Anforderungen.

Marktplatz-Nexus

Der Marktplatz-Nexus ist – hinsichtlich des USD- und Transaktionsschwellenwerts – ebenso definiert wie der wirtschaftliche Nexus, bezieht sich jedoch auf Marktplatzbetreiber und -verkäufer. Überschreitet ein Marktplatzbetreiber oder Verkäufer den Schwellenwert, muss er die Sales Tax gegenüber den staatlichen und lokalen Steuerbehörden melden und abführen.

Click-through- und Affiliate-Nexus

In vielen US-Bundesstaaten wurde mit der Einführung des wirtschaftlichen Nexus und des Marktplatz-Nexus der Click-through- und Affiliate-Nexus abgeschafft. Illinois hob die Regeln zunächst 2018 auf und führte sie dann 2020 wieder ein. Ein Click-through- und Affiliate-Nexus wird begründet, wenn ein außerhalb des Bundesstaates ansässiger Verkäufer einen in Illinois ansässigen Einwohner dafür vergütet oder ihm Anreize dafür bietet, potenzielle Käufer per Internetlink oder auf andere Weise direkt oder indirekt an den Verkäufer zu vermitteln.

Darüber hinaus stellt die ansässige Person potenziellen Käufern einen Aktionscode oder ein anderes Mittel bereit, das es Einzelhändlern ermöglicht, Empfehlungsverkäufe nachzuverfolgen, und die kumulierten Bruttoeinnahmen des Einzelhändlers aus solchen Empfehlungen betrugen in den vorangegangenen vier Quartalen mindestens 10.000 USD.

Steuerpflichtige Waren und Dienstleistungen in Illinois

Der Verkauf, das Leasing oder die Vermietung beweglicher Güter wie Erfrischungsgetränke, im Restaurant zubereiteter Speisen zum Verzehr, vorgefertigter und standardisierter Computersoftware, Reparaturteilen und sonstiger Gegenstände, die im Zusammenhang mit der Erbringung einer Reparaturleistung übertragen oder verkauft werden, sowie von Gartengeräten, die stunden-, tage- oder wochenweise in einem Baumarkt vermietet werden, unterliegen allesamt den Sales-and-Use-Tax-Vorschriften.

In Bezug auf Dienstleistungen unterwirft Illinois diese nicht der Sales Tax. Es erhebt jedoch eine Service Occupation Tax auf bewegliche Güter, die als Bestandteil der erbrachten Dienstleistung übertragen werden.

Gebündelte Umsätze und der True-Object-Test

Als gebündelter Umsatz gilt eine nicht steuerpflichtige Dienstleistung, die mit beweglichen Gütern gebündelt wird. Das Illinois Department of Revenue vertritt die Auffassung, dass, wenn der Zweck im Erwerb eines steuerpflichtigen beweglichen Gutes besteht, der gesamte Umsatz steuerpflichtig ist, sofern die steuerpflichtigen Güter und die nicht steuerpflichtigen Dienstleistungen nicht getrennt ausgewiesen oder aufgeführt sind.

E-Commerce-Rahmen

Fernabsatzverkäufer sind außerhalb Illinois ansässige Verkäufer, die steuerpflichtige Verkäufe an Verbraucher im Bundesstaat tätigen und den Anforderungen des wirtschaftlichen Nexus unterliegen. Überschreiten sie daher den Schwellenwert von 100.000 USD oder tätigen sie 200 oder mehr separate Transaktionen im Zusammenhang mit dem Verkauf beweglicher Güter, müssen sie sich für die Sales Tax registrieren.

Jedes Quartal führen die Fernabsatzverkäufer eine Selbstprüfung durch, um festzustellen, ob sie in den vorangegangenen 12 Monaten einen der Schwellenwerte überschritten haben. Die Begründung eines Nexus bedeutet, dass Fernabsatzverkäufer die Sales Tax erheben und abführen sowie weitere staatliche und lokale Retailers’-Occupation-Tax-Regeln anwenden müssen.

Marktplatzregeln

Viele außerhalb des Bundesstaates ansässige Verkäufer verkaufen ihre beweglichen Güter über Marktplätze, die in den USA von einem sogenannten Marktplatzbetreiber (marketplace facilitator) betrieben werden. Marktplatzverkäufer, die über einen Marktplatzbetreiber verkaufen, der einen Schwellenwert für die Steuerabführung nicht erreicht, und die einen Nexus in Illinois begründen, müssen die Sales Tax auf ihre über diesen Marktplatz getätigten Verkäufe erheben und abführen.

Ist der Marktplatzbetreiber jedoch verpflichtet, Steuern im Namen der Marktplatzverkäufer zu erheben und abzuführen, so gilt der Marktplatz als Einzelhändler, und die Sales-Tax-Pflichten und -Haftungen liegen bei ihm.

Gleichwohl können außerhalb des Bundesstaates ansässige Verkäufer ihre Güter sowohl über einen Online-Marktplatz als auch über ihre eigene Website verkaufen. In diesem Fall werden die über den Marktplatz getätigten Verkäufe, für die dieser die Steuern erhebt und abführt, vom Marktplatzbetreiber gemeldet, während die über die eigene Website getätigten Verkäufe vom außerhalb ansässigen Verkäufer gemeldet werden.

Digitale Waren und Dienstleistungen

Einzelhandelsverkäufe von standardisierter oder vorgefertigter Software, die für den allgemeinen oder wiederholten Gebrauch bestimmt ist, unterliegen unabhängig von der Übertragungsform – einschließlich elektronischer Mittel wie dem Download – der Steuer. Die standardisierte Software wird daher als bewegliches Gut behandelt.

Nach der Auslegung von 2022 gelten Anbieter von Software-as-a-Service (SaaS) als Dienstleistende (servicemen). Der Status als Dienstleistender bedeutet, dass der Verbraucher steuerpflichtige Computersoftware erhält, wenn ein Anbieter eine API, ein Applet, einen Desktop-Agenten oder einen Fernzugriffs-Agenten überträgt, um dem Verbraucher den Zugriff auf das Netzwerk und die Dienste des Anbieters zu ermöglichen.

Werden hingegen keine beweglichen Güter an den Verbraucher übertragen, unterliegt der Umsatz nach den allgemeinen Regeln nicht der Sales Tax. Das bedeutet, dass Software-as-a-Service (SaaS) nicht steuerpflichtig ist.

In bestimmten Fällen kann SaaS jedoch lokalen Sales-Tax-Regeln unterliegen, etwa der Chicago Personal Property Lease Transaction Tax.

Digitaler Marktplatz

Die Sales-and-Use-Tax-Regeln für digitale Marktplätze sind als Marketplace-Facilitator-Regeln bekannt und gelten in Illinois seit 2020. Nach diesen Regeln sind Marktplatzbetreiber bzw. -operatoren dafür verantwortlich, die Sales Tax auf Verkäufe, die sie tätigen oder vermitteln, zu erheben und abzuführen, sobald sie bestimmte Bedingungen erfüllen.

Betreiber digitaler Plattformen

Ein Marktplatzbetreiber muss eine Vereinbarung mit einem Drittanbieter als Marktplatzverkäufer schließen, direkt oder indirekt einen Einzelhandelsverkauf an Verbraucher durch Auflistung oder Bewerbung des Verkaufs vermitteln und – eigenständig oder durch Vereinbarung mit Drittdienstleistern – die Zahlung des Verbrauchers einziehen und an die Marktplatzverkäufer weiterleiten.

Sobald der Marktplatzbetreiber den Marktplatz-Nexus überschreitet – festgelegt auf 100.000 USD oder mehr an kumulierten Bruttoeinnahmen aus dem Verkauf beweglicher Güter oder 200 oder mehr separate Transaktionen für den Verkauf beweglicher Güter –, muss er mit der Erhebung und Abführung der Sales Tax beginnen.

Darüber hinaus muss er sich für Sales-Tax-Zwecke unter zwei Konten registrieren: eines für seine eigenen Verkäufe und eines für alle vermittelten Verkäufe. Dies bedeutet ferner, dass registrierte Marktplatzbetreiber für jeden einzelnen Verkauf feststellen müssen, ob der Verkauf über ihren Marktplatz im Namen eines Marktplatzverkäufers oder als eigener Verkauf erfolgt.

Der anwendbare Sales-Tax-Satz wird anhand des Standorts der Verbraucher bestimmt, der auf dem Bestimmungslandprinzip beruht. Dies wird als Destination Rate bezeichnet.

Melde- und Zahlungspflichten in Illinois

Die Melde- und Zahlungshäufigkeit für Sales-Tax-Zwecke hängt von der durchschnittlichen monatlichen Steuerschuld des Steuerpflichtigen ab. Eine jährliche Meldung ist erforderlich, wenn die durchschnittliche monatliche Steuerschuld weniger als 50 USD beträgt. Vierteljährliche Steuererklärungen sind erforderlich, wenn die durchschnittliche monatliche Steuerschuld über 50 USD, aber unter 200 USD liegt. Steuerpflichtige müssen monatliche Steuermeldungen einreichen, wenn die durchschnittliche monatliche Steuerschuld über 200 USD liegt. Die Steuererklärungen werden elektronisch über das Portal MyTax Illinois eingereicht.

Sanktionen bei Verstößen gegen die Sales-and-Use-Tax-Vorschriften

Steuerpflichtige, die ihre Steuererklärungen nicht fristgerecht einreichen oder fristgerecht eine Steuererklärung einreichen, die nicht verarbeitet werden kann, und diese nicht innerhalb von 30 Tagen berichtigen, können mit einer Sanktion für verspätete Abgabe belegt werden. Die Sanktion für eine verspätete Abgabe von bis zu 30 Tagen beträgt 2 % oder 250 USD der fälligen Steuer, je nachdem, welcher Betrag niedriger ist.

Reichen Steuerpflichtige jedoch nicht innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt einer Mitteilung des Revenue Department eine Steuererklärung ein, kann eine zusätzliche Sanktion von 250 USD oder 2 % der fälligen Steuer verhängt werden, je nachdem, welcher Betrag höher ist. Die zusätzliche Sanktion darf jedoch 5.000 USD nicht übersteigen.

Eine verspätete Zahlung kann Sanktionen von 2 % der fälligen Steuer nach sich ziehen, wenn die Zahlung zwischen 1 und 30 Tagen verspätet erfolgt, oder 10 % der fälligen Steuer, wenn die Zahlung 31 oder mehr Tage nach der Zahlungsfrist erfolgt.

Der Bundesstaat Illinois definiert außerdem eine Betrugssanktion in Höhe von 50 % des Fehlbetrags oder des Anspruchsbetrags, der auf die betrügerische Handlung oder Unterlassung zurückzuführen ist, wenn die Erklärungen, Erstattungs- oder Gutschriftsanträge in betrügerischer Absicht eingereicht werden.

Zusätzlich zu den Sanktionen können auf diejenigen, die die Melde- und Zahlungspflichten nicht erfüllen, auch Zinsen auf die fälligen Steuern zukommen.