Illinois Sales and Use Tax Guide für Einzelhändler und E-Commerce-Unternehmen

Grundlagen der Verkaufs- und Nutzungssteuer in Illinois

Verkaufssteuer

Die Verkaufs- und die Nutzungssteuer ergänzen sich gegenseitig und beziehen sich auf den Verkauf und die Nutzung von materiellen Gütern. Zusammen bilden sie die so genannte Sales Tax in Illinois. In der Verkaufssteuer werden staatliche, kommunale und Bezirkssteuern auf steuerpflichtige Verkäufe zusammengefasst.

Nach dem Retailers' Occupation Tax Act wird die Verkaufssteuer fällig, wenn ein Unternehmen Sachanlagen oder materielle Güter wie Kleidung, Fahrzeuge, Schmuck und Geschäftsausstattung verkauft, die im Bundesstaat verwendet oder verbraucht werden sollen.

Nutzungssteuer

Eine Nutzungssteuer wird auf das Privileg erhoben, materielle Güter in Illinois zu nutzen. Sie fällt an, wenn Waren von Unternehmen außerhalb des Staates gekauft und in den Staat gebracht werden oder wenn materielle Güter von Unternehmen außerhalb von Illinois an Verbraucher geliefert werden.

Verkaufs- und Nutzungssteuersätze im Bundesstaat Illinois

Illinois hat einen Verkaufs- und Nutzungssteuersatz von 6,25 % und einen Satz von 1 % für qualifizierte Lebensmittel, Arzneimittel und medizinische Geräte. Zusätzlich zu diesen landesweit geltenden Sätzen gelten für verkaufte und gekaufte materielle Güter lokale Verkaufs- und Nutzungssteuern, wie z. B. die Chicago Home Rule Municipal Soft Drink Retailer's Occupation Tax, die Chicago Home Rule Use Tax auf titulierte und registrierte Gegenstände und andere County-, District- oder Municipal-Sätze. Die Adressen von Verbrauchern oder Privatpersonen sind für die Ermittlung der anwendbaren lokalen Verkaufs- und Nutzungssteuersätze entscheidend.

Steuerbefreite Umsätze

Allgemeine Regeln besagen, dass Verkäufe an staatliche, kommunale und bundesstaatliche Behörden, gemeinnützige Organisationen wie Wohltätigkeits-, Religions- oder Bildungsorganisationen und zwischenstaatliche Transportunternehmen, die als rollendes Material eingesetzt werden, von der Verkaufs- und Nutzungssteuer befreit sind.

Darüber hinaus sind Verkäufe von Zeitungen und Zeitschriften, Verkäufe an Käufer außerhalb des Staates und Verkäufe von Maschinen und Ausrüstungen, die zur Herstellung oder Montage von Sachgütern für den Groß- oder Einzelhandel oder zur Vermietung und landwirtschaftlichen Produktion verwendet werden, sowie Verkäufe von gesetzlichen Zahlungsmitteln, Medaillen und Goldbarren, die von berechtigten Regierungen ausgegeben werden, ebenfalls von der Umsatzsteuer befreit.

Nexus-Regeln in Illinois

Die Feststellung, ob Unternehmen einen Nexus oder eine Präsenz in Illinois haben, ist entscheidend für die Bestimmung der Verkaufs- und Nutzungssteuerpflichten und -anforderungen, die sie erfüllen müssen. Derzeit können Unternehmen mehrere Arten von Nexus in Illinois nachweisen.

Physischer Nexus

Damit ein Unternehmen einen physischen Nexus in Illinois nachweisen kann, muss es ein Büro, ein Lager oder eine andere Immobilie in Illinois besitzen oder mieten, Mitarbeiter (einschließlich Auftragnehmer, Verkäufer und Handelsvertreter) beschäftigen oder eine Tochtergesellschaft in Illinois haben.

Wenn Unternehmen also in Illinois eingetragen sind, dort über Inventar verfügen oder Personal haben, das materielle Güter in Illinois verkauft, müssen sie sich für die Umsatzsteuer registrieren lassen, diese einziehen und abführen.

Wirtschaftlicher Nexus

Während die physische Präsenz für Einzelhändler im Bundesstaat Illinois von entscheidender Bedeutung ist, ist der wirtschaftliche Nexus für Verkäufer außerhalb des Bundesstaates oder aus der Ferne entscheidend. Angenommen, ein Unternehmen außerhalb von Illinois tätigt steuerpflichtige Verkäufe an Verbraucher in Illinois und überschreitet den Schwellenwert von 100.00 USD an kumulativen Bruttoeinnahmen aus dem Verkauf von Sachgütern oder hat 200 oder mehr separate Transaktionen für den Verkauf von Sachgütern in Illinois. In diesem Fall sind sie umsatzsteuerpflichtig.

Marktplatz-Nexus

Der Marktplatz-Nexus wird in Bezug auf die USD- und Transaktionsschwelle auf dieselbe Weise definiert wie der wirtschaftliche Nexus, bezieht sich aber auf Marktplatz-Vermittler und Verkäufer. Wenn also ein Marktplatzvermittler oder Verkäufer den Schwellenwert überschreitet, muss er den staatlichen und lokalen Steuerbehörden die Umsatzsteuer melden und abführen.

Click-Through und Affiliate Nexus

In vielen US-Bundesstaaten wurde mit der Einführung des Wirtschafts- und Marktplatz-Nexus der Click-Through- und Affiliate-Nexus abgeschafft. Illinois hob die Regeln zunächst 2018 auf und setzte sie dann 2020 wieder in Kraft. Click-through- und Affiliate-Nexus liegen vor, wenn ein Verkäufer außerhalb des Bundesstaates einen in Illinois ansässigen Käufer dafür belohnt oder entschädigt, dass er potenzielle Käufer direkt oder indirekt über einen Internetlink oder auf andere Weise an den Verkäufer verweist.

Darüber hinaus stellt die im Bundesstaat Illinois ansässige Person den potenziellen Käufern einen Werbecode oder ein anderes Formular zur Verfügung, mit dem die Einzelhändler die Verkäufe der geworbenen Kunden nachverfolgen können, und die kumulierten Bruttoeinnahmen des Einzelhändlers aus solchen Empfehlungen beliefen sich in den vorangegangenen vier Quartalszeiträumen auf mindestens 10.000 USD.

Steuerpflichtige Waren und Dienstleistungen in Illinois

Der Verkauf, das Leasen oder die Vermietung von materiellen Gütern wie alkoholfreien Getränken, zubereiteten Lebensmitteln für den Verzehr in Restaurants, vorgeschriebener und in Dosen abgefüllter Computersoftware, Reparaturteilen und anderen Gegenständen, die in Verbindung mit der Erbringung einer Reparaturdienstleistung übertragen oder verkauft werden, sowie von Rasengeräten, die stunden-, tage- oder wochenweise von einem Baumarkt ausgeliehen werden, unterliegen den Regeln und Vorschriften der Verkaufs- und Nutzungssteuer.

Dienstleistungen unterliegen in Illinois nicht der Verkaufssteuer. Allerdings wird auf materielle Güter, die als Teil der erbrachten Dienstleistung übertragen werden, eine Dienstleistungssteuer erhoben.

Gebündelte Transaktionen und der True Object Test

Eine gebündelte Transaktion wird als nicht steuerpflichtige Dienstleistung betrachtet, die mit materiellen Gütern gebündelt wird. Das Illinois Department of Revenue vertritt die Auffassung, dass, wenn der Zweck darin besteht, einen steuerpflichtigen materiellen Gegenstand zu erwerben, die gesamte Transaktion steuerpflichtig ist, es sei denn, die steuerpflichtigen Gegenstände und die nicht steuerpflichtigen Dienstleistungen werden gesondert angegeben oder aufgeführt.

Rahmen für den elektronischen Handel

Fernverkäufer sind diejenigen, die außerhalb von Illinois ansässig sind und steuerpflichtige Verkäufe an Verbraucher im Bundesstaat Illinois tätigen und den Anforderungen des wirtschaftlichen Nexus unterliegen. Wenn sie also den Schwellenwert von 100.000 USD überschreiten oder 200 oder mehr separate Transaktionen im Zusammenhang mit dem Verkauf von materiellen Gütern haben, müssen sie sich für Umsatzsteuerzwecke registrieren lassen.

Jedes Quartal werden die Fernverkäufer einer Selbsteinschätzung unterzogen, um festzustellen, ob sie in den vorangegangenen 12 Monaten einen der beiden Schwellenwerte überschritten haben. Die Feststellung eines Nexus bedeutet, dass Fernverkäufer die Umsatzsteuer erheben und abführen und andere staatliche und örtliche Vorschriften für die Gewerbesteuer von Einzelhändlern anwenden müssen.

Regeln für den Marktplatz

Viele Verkäufer außerhalb des Bundesstaates verkaufen ihre materiellen Güter über Marktplätze, die von einem in den USA so genannten Marketplace Facilitator betrieben werden. Marktplatz-Verkäufer, die Verkäufe über einen Marktplatz-Vermittler tätigen, der keinen Schwellenwert für die Steuerabführung einhält und einen Nexus in Illinois nachweisen kann, müssen die Umsatzsteuer auf ihre über diesen Marktplatz getätigten Verkäufe erheben und abführen.

Wenn der Marktplatzvermittler jedoch Steuern im Namen von Marktplatzverkäufern einziehen und abführen muss, wird der Marktplatz als Einzelhändler betrachtet, und die Verantwortung und Haftung für die Umsatzsteuer liegt bei ihm.

Dennoch können Verkäufer aus anderen Bundesstaaten ihre Waren über einen Online-Marktplatz und ihre Websites verkaufen. In diesem Fall werden Verkäufe, die über den Marktplatz getätigt werden, der die Steuern einzieht und abführt, vom Marktplatzbetreiber gemeldet, und Verkäufe, die über seine Website getätigt werden, werden vom Verkäufer außerhalb des Bundesstaates gemeldet.

Digitale Waren und Dienstleistungen

Einzelhandelsverkäufe von Softwarekonserven oder vorgefertigter Software, die für den allgemeinen oder wiederholten Gebrauch bestimmt sind, unterliegen unabhängig von der Form der Übertragung, einschließlich elektronischer Mittel wie dem Herunterladen, der Steuer. Daher wird die Software aus der Konserve als materielle Ware behandelt.

Nach der Auslegung von 2022 werden Anbieter von Software-as-a-Service (SaaS) als Dienstleister betrachtet. Wenn ein Anbieter eine API, ein Applet, einen Desktop-Agenten oder einen Fernzugriffsagenten überträgt, um dem Verbraucher den Zugang zum Netz und zu den Diensten des Anbieters zu ermöglichen, erhält der Verbraucher eine Computersoftware, die der Steuer unterliegt.

Werden hingegen keine materiellen Güter an den Verbraucher übertragen, unterliegt der Umsatz nach den allgemeinen Regeln nicht der Umsatzsteuer. Dies bedeutet, dass Software-as-a-Service (Saas) nicht steuerpflichtig ist.

In einigen Fällen kann SaaS jedoch lokalen Umsatzsteuerregelungen unterliegen, wie z. B. der Chicago Personal Property Lease Transaction Tax.

Digitaler Marktplatz

Die Umsatzsteuervorschriften für digitale Marktplätze sind als Marketplace Facilitator Rules bekannt und in Illinois seit 2020 in Kraft. Nach diesen Regeln sind die Betreiber von Marktplätzen für die Erhebung und Abführung der Umsatzsteuer auf die von ihnen getätigten oder vermittelten Verkäufe verantwortlich, sobald diese bestimmte Bedingungen erfüllen.

Betreiber einer digitalen Plattform

Ein Marktplatzvermittler muss eine Vereinbarung mit einem dritten Marktplatzverkäufer abschließen, direkt oder indirekt einen Einzelhandelsverkauf an Verbraucher erleichtern, indem er den Verkauf auflistet oder bewirbt, und unabhängig oder durch eine Vereinbarung mit dritten Dienstleistern die Zahlung vom Verbraucher einziehen und an den Marktplatzverkäufer weiterleiten.

Sobald der Marktplatz-Vermittler den Marktplatz-Nexus überschreitet, der auf 100.000 USD oder mehr an kumulativen Bruttoeinnahmen aus dem Verkauf von materiellen Gütern oder 200 oder mehr separate Transaktionen für den Verkauf von materiellen Gütern festgelegt ist, muss er mit der Erhebung und Abführung der Umsatzsteuer beginnen.

Darüber hinaus müssen sie sich für Umsatzsteuerzwecke auf zwei Konten registrieren lassen: eines für ihre Verkäufe und eines für alle vermittelten Verkäufe. Dies bedeutet auch, dass registrierte Marktplatzvermittler für jeden einzelnen Verkauf feststellen müssen, ob der Verkauf über ihren Marktplatz im Namen eines Marktplatzverkäufers oder ihres eigenen Verkaufs erfolgt.

Der anwendbare Umsatzsteuersatz wird anhand des Standorts des Verbrauchers ermittelt, der auf dem Bestimmungsortprinzip beruht. Dieser Satz wird als Bestimmungsortsatz bezeichnet.

Anmelde- und Zahlungsanforderungen in Illinois

Die Häufigkeit der Einreichung und Zahlung der Umsatzsteuer hängt von der Höhe der durchschnittlichen monatlichen Steuerschuld des Steuerpflichtigen ab. Jährliche Steuererklärungen sind erforderlich, wenn die durchschnittliche monatliche Steuerschuld weniger als 50 USD beträgt. Vierteljährliche Steuererklärungen sind erforderlich, wenn die durchschnittliche monatliche Steuerschuld über 50 USD, aber unter 200 USD liegt. Steuerpflichtige müssen monatliche Steuererklärungen einreichen, wenn die durchschnittliche monatliche Steuerschuld über 200 USD liegt. Die Steuererklärungen werden elektronisch über das Portal MyTax Illinois eingereicht.

Strafen für die Nichteinhaltung der Verkaufs- und Nutzungssteueranforderungen

Steuerpflichtige, die Steuererklärungen nicht rechtzeitig einreichen oder eine Steuererklärung einreichen, die nicht bearbeitet werden kann, und diese nicht innerhalb von 30 Tagen korrigieren, müssen mit einer Strafe für verspätete Einreichung rechnen. Die Strafe für eine verspätete Abgabe von bis zu 30 Tagen beträgt 2 % oder 250 USD der fälligen Steuer, je nachdem, welcher Betrag niedriger ist.

Wenn die Steuerpflichtigen jedoch nicht innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt einer Mitteilung des Finanzamts eine Steuererklärung einreichen, kann eine zusätzliche Strafe von 250 USD oder 2 % der fälligen Steuer verhängt werden, je nachdem, welcher Betrag niedriger ist. Die zusätzliche Strafe darf jedoch 5.000 USD nicht überschreiten.

Bei verspäteter Zahlung können Strafen in Höhe von 2 % der fälligen Steuer fällig werden, wenn die Zahlung zwischen 1 und 30 Tagen verspätet erfolgt, oder 10 % der fälligen Steuer, wenn die Zahlung 31 oder mehr Tage nach Ablauf der Zahlungsfrist erfolgt.

Der Bundesstaat Illinois legt auch eine Strafe wegen Betrugs in Höhe von 50 % des Fehlbetrags oder des Forderungsbetrags fest, der auf die betrügerische Handlung oder Unterlassung zurückzuführen ist, wenn die Steuererklärungen, Erstattungs- oder Gutschriftsanträge in betrügerischer Absicht eingereicht werden.

Zusätzlich zu den Strafen können bei Nichteinhaltung der Anmelde- und Zahlungsvorschriften auch Zinsen auf fällige Steuern fällig werden.