Leitfaden zur Umsatz- und Gebrauchssteuer in Washington: Steuersätze, Nexus-Regeln und Einhaltung

Grundlagen der Verkaufs- und Nutzungssteuer in Washington

Verkaufssteuer

Nach den Verkaufssteuerregeln in Washington gilt diese Steuer für Einzelhandelsverkäufe von Sachgütern (materiellen Gütern) und Dienstleistungen wie Installation, Reparatur, Reinigung, Umbau, Verbesserung, Bau und Dekoration. Darüber hinaus gilt die Umsatzsteuer auch für Transaktionen mit digitalen Produkten.

Nach den Vorschriften des Bundesstaates Washington werden staatliche und lokale Verkaufssteuern auf steuerpflichtige Transaktionen erhoben. Das Finanzministerium des Bundesstaates muss alle erhobenen Verkaufssteuern erhalten.

Nutzungssteuer

Wenn ein registrierter Einzelhandelsverkäufer keine Verkaufssteuer erhebt, wird die Verantwortung für die Zahlung der Verkaufssteuer auf den Verbraucher übertragen. Der Verbraucher muss die Nutzungssteuer für in Washington verwendete Waren und Dienstleistungen abführen. Die Struktur der Gebrauchssteuer ist dieselbe wie die der Verkaufssteuer und besteht aus staatlichen und lokalen Sätzen.

Washingtoner Verkaufs- und Nutzungssteuersätze

Die bundesweite Verkaufs- und Nutzungssteuer in Washington beträgt 6,50 %. Die lokalen Verkaufs- und Nutzungssteuersätze variieren von Stadt zu Stadt bzw. von Bezirk zu Bezirk, betragen aber zusammen mit dem staatlichen Verkaufs- und Nutzungssteuersatz im Durchschnitt 9,38 %. Es gibt neun städtische Umsatzsteuersätze und 12 landesweite Steuersätze.

Es kann schwierig sein herauszufinden, welcher örtliche Verkaufs- und Nutzungssteuersatz gilt. Daher können Einzelhändler die App Washington Sales Tax Rate Lookup appverwenden, die speziell für die schnelle und einfache Berechnung der geltenden Steuersätze entwickelt wurde.

Eine Information ist jedoch für die Bestimmung des anwendbaren Steuersatzes entscheidend: die Adresse und die Postleitzahl des Verbrauchers. Daher sollten Einzelhändler diese Informationen vom Verbraucher einholen, wenn sie eine Bestellung für steuerpflichtige Waren oder Dienstleistungen erhalten.

Steuerbefreite Umsätze

Einzelhändler müssen nicht nur wissen, welche materiellen Güter und Dienstleistungen steuerpflichtig sind, sondern auch, welche Transaktionen nicht unter die Verkaufs- und Nutzungssteuer fallen. Die umfangreiche Liste der steuerbefreiten Umsätze ist in sieben Gruppen unterteilt: landwirtschaftliche Erzeugnisse, Erzeugerprodukte, zwischenstaatliche Verkäufe, öffentliche Aktivitäten, gesundheitsbezogene Käufe, Stundungen und Gutschriften und andere.

Die letzte Gruppe, die als andere Umsatzsteuerbefreiungen bezeichnet wird, umfasst persönliche und professionelle Dienstleistungen, kundenspezifische Computersoftware, Gelegenheitsverkäufe, Zeitungen, Lebensmittel, Lebensmittelzutaten sowie Kunst- und Kultureinrichtungen.

Nexus-Regeln in Washington

Im Allgemeinen gibt es in den USA bei den Verkaufs- und Nutzungssteuerregeln und -vorschriften einige Arten von Nexus, die für die Erhebung, Einziehung und Abführung der Steuerschuld von Einzelhandelsverkäufern relevant sind. In Washington gibt es drei Arten des Nexus: den physischen, den wirtschaftlichen und den Marktnexus.

Vor der Einführung des wirtschaftlichen Nexus gab es im Bundesstaat Washington Regeln für den Click-through Nexus, der 2019 aufgehoben wurde.

Physischer Nexus

Physischer Nexus bedeutet, dass ein Einzelhandelsverkäufer eine physische Präsenz in Washington hat und sich auf dieser Grundlage für Verkaufs- und Nutzungssteuerzwecke registrieren lassen muss. Die physische Präsenz kann durch Angestellte, Immobilien oder Sachanlagen oder Warenbestände im Bundesstaat nachgewiesen werden.

Was den Warenbestand anbelangt, so reicht dies aus, um einen physischen Nexus zu schaffen, selbst wenn dieser vom Marktplatzbetreiber oder einem anderen Dritten gehalten wird.

Weitere Tätigkeiten, die für die Feststellung der physischen Nähe relevant sind, sind die Vermietung oder das Leasing von Sachanlagen, das Einsetzen von Agenten oder Drittvertretern, das Anbieten von Verkäufen im Staat, die Installation oder Montage von Waren, der Bau, die Installation, die Reparatur oder die Wartung von Immobilien oder Sachanlagen.

Auch die Erbringung von Dienstleistungen wie die Annahme von Rücksendungen oder die Durchführung von Produktschulungen, unabhängig davon, ob sie von Angestellten oder Vertretern erbracht werden, reicht aus, um eine physische Präsenz in Washington zu begründen.

Wirtschaftlicher Nexus

Der wirtschaftliche Nexus wurde im Jahr 2018 nach dem Wayfair-Urteil eingeführt. Nach den Regeln für den wirtschaftlichen Nexus müssen Einzelhandelsverkäufer, die hauptsächlich außerhalb des Bundesstaates oder aus der Ferne tätig sind, eine ausreichende wirtschaftliche Präsenz im Bundesstaat haben, die Umsatzsteuer berechnen, einziehen und abführen.

Ursprünglich lag der Schwellenwert für die Feststellung eines wirtschaftlichen Nexus bei 100.000 USD oder mehr an Einzelhandelsumsätzen, die an Verbraucher in Washington geliefert oder von dort bezogen wurden, oder bei 200 jährlichen Transaktionen mit Verbrauchern in Washington im laufenden oder vorangegangenen Kalenderjahr. Im Jahr 2019 wurde die Transaktionsschwelle jedoch aufgehoben, so dass nur noch ein jährlicher Bruttoumsatz von 100.000 USD im laufenden oder vorangegangenen Kalenderjahr für die Feststellung einer wirtschaftlichen Präsenz relevant ist.

Marktplatz-Nexus

Marktplatz-Vermittler, die Verkäufe an Verbraucher in Washington tätigen oder vermitteln, müssen sich für die Umsatzsteuer registrieren lassen, sobald ihr Gesamtbruttoumsatz im Bundesstaat 100.000 USD übersteigt oder sie Marktplatz-Verkäufer mit einer physischen Präsenz in Washington haben.

Steuerpflichtige Waren und Dienstleistungen in Washington

Wie bereits erwähnt, unterliegen Einzelhandelsverkäufe von materiellen Gütern und bestimmten Dienstleistungen der Verkaufs- und Nutzungssteuer. Materielle Güter können gesehen, gewogen, gemessen, gefühlt oder auf jede andere sinnlich wahrnehmbare Weise berührt werden, einschließlich Elektrizität, Wasser, Gas, Dampf und vorgeschriebener Computersoftware. Nur materielle Güter, die als steuerbefreit aufgeführt sind, unterliegen nicht der Verkaufs- und Nutzungssteuer.

Steuerpflichtige Einzelhandelsdienstleistungen umfassen Bau-, Installations-, Reinigungs- und Reparaturdienstleistungen, Landschaftsgestaltung und -pflege, die Lieferung von materiellen Gütern, Maschinen mit Bedienpersonal und persönliche Dienstleistungen wie z. B. Personaltraining.

Gebündelte Umsätze und der True Object Test

Bei gebündelten Umsätzen, d. h. solchen, die steuerpflichtige und nicht steuerpflichtige Komponenten enthalten, unterliegen sie der Umsatz- und Verwendungssteuer, wenn jede ihrer Komponenten nach den allgemeinen Regeln der Umsatz- und Verwendungssteuer unterliegen würde.

Bei der Prüfung des wahren Gegenstands wird festgestellt, ob der Hauptbestandteil des Umsatzes eine nicht steuerpflichtige Dienstleistung oder ein materieller Gegenstand ist. Ergibt die Prüfung des wahren Gegenstands, dass es sich bei dem Hauptbestandteil um eine nicht steuerpflichtige Dienstleistung handelt, ist der Umsatz unabhängig von der Lieferung materieller Gegenstände nicht steuerpflichtig.

Es ist jedoch zu beachten, dass nicht für alle Kombinationen von Dienstleistungen und materiellen Gegenständen allgemeine Regeln gelten können. Daher sollte die Prüfung des wahren Gegenstands auf alle gebündelten Transaktionen angewandt werden, um festzustellen, ob die Verkaufs- und Nutzungssteuer Anwendung findet.

Rahmen für den elektronischen Handel

E-Commerce-Verkäufer, die in einem anderen US-Bundesstaat oder im Ausland ansässig sind und nicht über eine physische Präsenz in Washington verfügen, müssen sich für Umsatzsteuerzwecke beim Finanzministerium registrieren lassen, sobald ihr Bruttoumsatz 100.000 USD übersteigt. Aber auch die Städte und Bezirke Washingtons haben Registrierungspflichten. Daher kann es für E-Commerce-Verkäufer schwierig sein, das Registrierungsverfahren abzuschließen.

Sobald das Registrierungsverfahren abgeschlossen ist, müssen E-Commerce-Verkäufer jedoch die bundesstaatliche und lokale Umsatzsteuer erheben und abführen.

Regeln für Marktplätze

Ab 2020 müssen sich Verkäufer auf Marktplätzen möglicherweise für die Umsatzsteuer registrieren lassen, wenn sie einen Bruttoumsatz von mehr als 100.000 USD erzielen, d. h. Verkäufe über Marktplätze und Direktverkäufe an Verbraucher über ihre eigenen Websites. Bei der Berechnung des Schwellenwerts werden auch steuerbefreite Verkäufe berücksichtigt.

Sobald der Marktplatzverkäufer den Schwellenwert überschreitet, muss er für den Rest des laufenden und des folgenden Jahres Umsatzsteuer erheben und abführen.

Nehmen wir jedoch an, dass der Verkäufer auf dem Marktplatz nur materielle Güter und Dienstleistungen über einen Marktplatzvermittler verkauft. In diesem Fall sind sie nicht verpflichtet, die Umsatzsteuer zu erheben und abzuführen, solange sie nachweisen können, dass der Vermittler diese Verpflichtung in ihrem Namen erfüllt.

Darüber hinaus sollten Marktplatzverkäufer innerhalb von 15 Tagen nach Monatsende einen monatlichen Bericht über die Bruttoumsätze für alle in ihrem Namen getätigten Verkäufe in Washington erhalten.

Digitale Waren und Dienstleistungen

Die Verkaufs- und Nutzungssteuer gilt für digitale Produkte und Waren, unabhängig davon, wie sie übertragen oder abgerufen werden. Mit anderen Worten: Wenn ein digitales Produkt heruntergeladen, gestreamt und auf der Grundlage eines Abonnements abgerufen werden kann, ist es steuerpflichtig. Zu den digitalen Gütern gehören Daten, Fakten, Informationen, Töne, Bilder und eine Kombination all dieser Elemente, die elektronisch übertragen werden.

Neben digitalen Produkten und Waren fallen auch automatisierte digitale Dienstleistungen, einschließlich Software, Daten, Informationen oder zusätzlicher Funktionen oder Dienstleistungen wie Chatrooms oder Multiplayer-Funktionen, in den Anwendungsbereich der Verkaufs- und Nutzungssteuerregeln und -vorschriften.

Vorgeschriebene Software, die nach der Washingtoner Gesetzgebung als Fernzugriffssoftware (Remote Access Software, RAS) bezeichnet wird und auf die Verbraucher gegen Bezahlung des Rechts auf Zugriff und Nutzung der Software aus der Ferne zugreifen können, unterliegt der Verkaufs- und Nutzungssteuer.

Darüber hinaus hat der Gesetzgeber in Washington Regeln für die Besteuerung digitaler Codes aufgestellt, die es dem Verbraucher ermöglichen, ein oder mehrere digitale Produkte zu erwerben. Damit ein Code als digital gilt, muss er den Zugang zu digitalen Produkten ermöglichen, die steuerlich gleich behandelt werden. Die Lieferung von digitalen Codes wird genauso behandelt wie die zugrunde liegenden digitalen Produkte. Bietet der digitale Code jedoch das Recht auf digitale Produkte, die nicht die gleiche steuerliche Behandlung erfahren, gilt er nicht als digital.

Digitale Marktplätze

Im Jahr 2020 wurden Regeln für die Vermittlung von Marktplätzen eingeführt. Diese Regeln machen Online-Marktplätze für die Erhebung und Abführung der Umsatzsteuer im Namen von Marktplatz-Verkäufern verantwortlich, die die Plattformen nutzen, um materielle Waren und Dienstleistungen an Verbraucher in Washington anzubieten und zu verkaufen.

Betreiber von digitalen Plattformen

Um sich als Marktplatzvermittler zu qualifizieren, muss der Betreiber einer digitalen Plattform Vereinbarungen mit Marktplatzverkäufern treffen, um den Verkauf ihrer Waren gegen eine Gebühr zu erleichtern und das Angebot und die Annahme direkt oder indirekt mit dem Verkäufer und dem Käufer zu kommunizieren.

Zusätzlich zu diesen beiden Anforderungen muss der Marktplatz direkt oder indirekt eine der zusätzlichen Tätigkeiten ausüben, wie z. B. Zahlungsabwicklung, Erfüllungs- oder Lagerungsdienste, Auflistung von Waren zum Verkauf, Festsetzung von Preisen, Kennzeichnung von Verkäufen, Entgegennahme von Bestellungen, Erbringung von Kundendienstleistungen und Annahme oder Unterstützung bei Rückgabe oder Umtausch.

Angenommen, der Betreiber der digitalen Plattform erfüllt alle Anforderungen und tätigt oder fördert Verkäufe an Verbraucher in Washington, die den Schwellenwert von 100.000 USD an kombinierten Bruttoverkäufen überschreiten. In diesem Fall muss er sich für die Zwecke der Verkaufs- und Nutzungssteuer registrieren lassen.

Der Marktplatz-Vermittler muss sich auch dann registrieren lassen, wenn auch nur ein Verkäufer des Marktplatzes einen physischen Nexus in Washington hat. Der Marktplatzvermittler ist für die Meldung aller Verkäufe verantwortlich, die Marktplatzverkäufer tätigen. Als zusätzliche Verpflichtung müssen Marktplatzvermittler ihren Verkäufern Informationen über alle monatlichen Verkäufe, die sie in ihrem Namen vermitteln, zur Verfügung stellen.

Einreichungs- und Zahlungsanforderungen in Washington

Sobald die Steuerpflichtigen ihre Registrierung abgeschlossen haben, sendet ihnen das Finanzministerium bestimmte Informationen zu, darunter auch die Häufigkeit der Einreichung. Dies hängt von den geschätzten jährlichen Geschäftseinnahmen ab.

Je nach geschätztem Bruttojahreseinkommen können jährliche, vierteljährliche oder monatliche Steuererklärungen erforderlich sein. Für verschiedene Geschäftstätigkeiten gelten unterschiedliche Grenzwerte. So sind für Einzelhandelsaktivitäten vierteljährliche Steuererklärungen erforderlich, wenn das geschätzte Bruttojahreseinkommen zwischen 0 und 60.000 USD liegt, und monatliche Steuererklärungen müssen eingereicht werden, wenn das geschätzte Einkommen über 60.000 USD liegt.

Für Dienstleistungen werden andere Grenzen festgelegt. So sind jährliche Steuererklärungen vorgeschrieben, wenn das geschätzte Bruttoeinkommen zwischen 0 und 60.000 USD liegt, vierteljährliche Erklärungen sind erforderlich, wenn der Betrag zwischen 60.000 und 100.000 USD liegt, und monatliche Steuererklärungen werden eingereicht, wenn der Betrag 100.000 USD übersteigt.

Neben dem geschätzten Bruttoeinkommen kann die Häufigkeit der Abgabe auch von der Höhe der geschuldeten Steuer abhängig gemacht werden. Beträgt die Steuer weniger als 1.050 USD, ist eine jährliche Steuererklärung erforderlich. Liegt die jährliche Steuerschuld zwischen 1.050 USD und 4.800 USD, muss der Steuerpflichtige vierteljährliche Steuererklärungen abgeben. Liegt die jährliche Steuerschuld über 4.800 USD, ist eine monatliche Steuererklärung erforderlich.

Alle Steuererklärungen müssen elektronisch beim Finanzministerium eingereicht werden. Sie sind am 25. des Monats nach dem Berichtszeitraum für monatliche Erklärungen, am Ende des Monats nach dem Steuerquartal für vierteljährliche Erklärungen und am 15. April für jährliche Erklärungen fällig.

Strafen für die Nichteinhaltung der Verkaufs- und Nutzungssteueranforderungen

Wenn der Steuerpflichtige eine verspätete Zahlung leistet, erhebt das Finanzministerium (DOR) eine Säumnisgebühr von 9 %. Bleibt die verspätete Zahlung jedoch aus, kann das DOR nach dem letzten Tag des Monats, der auf das Fälligkeitsdatum folgt, eine Strafe von 19 % verhängen und eine Strafe von 29 %, wenn die Zahlung mehr als zwei Monate fällig ist. In jedem Fall ist die Mindeststrafe von 5 USD für verspätete Zahlungen festgelegt.

Zusätzlich zur Strafe können jährliche Zinsen in Höhe von 7 % auf den fälligen Betrag berechnet werden.