Grundlagen der Sales and Use Tax in Florida

Sales Tax

Nach den Vorschriften des Bundesstaates ist jeder Verkauf, jeder Eintritt, jede Lagerung und jede Vermietung in Florida steuerpflichtig, sofern der Umsatz nicht ausdrücklich von der Sales Tax befreit ist. Zusätzlich zum landesweiten Sales-Tax-Satz erheben die meisten Countys eine eigene Steuer, die Discretionary Sales Surtax (auch Local Option County Sales Tax genannt).

Außerdem dürfen die Countys in Florida eine Local Option Transient Rental Tax auf die Vermietung oder Verpachtung von Unterkünften in Hotels, Motels, Apartments, Pensionen, Mobilheimparks, Wohnmobilparks, Eigentumswohnungen oder Timesharing-Resorts für sechs Monate oder weniger erheben.

Use Tax

Die Use Tax gilt für Umsätze, bei denen beim Verkauf oder Kauf keine Sales Tax gezahlt wurde. Typische Fälle sind der Kauf steuerpflichtiger Waren in Florida, ohne dass der Verkäufer Sales Tax erhebt, oder der steuerfreie Kauf von Waren zum Weiterverkauf, die dann aber betrieblich oder privat genutzt werden.

Kauft ein Verbraucher eine steuerpflichtige Ware außerhalb Floridas und bringt sie nach Florida, ohne zuvor Sales Tax gezahlt zu haben, wird ebenfalls Use Tax fällig.

Sätze der Sales and Use Tax in Florida

Der landesweite Satz der Sales and Use Tax beträgt 6 %. Für bestimmte Umsätze gelten jedoch andere Sätze: Einzelhandelsverkäufe neuer Mobilheime werden mit 3 % besteuert, Einnahmen aus Spielautomaten mit 4 % und Strom mit 6,95 %. Die bundesstaatliche Sales Tax auf die Vermietung von Gewerbeimmobilien wurde für Mietzeiträume ab dem 1. Oktober 2025 abgeschafft.

Die meisten Countys erheben zudem eine Discretionary Sales Surtax. Für 2026 liegen die County-Sätze zwischen 0,5 % und 2 %, Citrus und Collier County erheben keine. Bei Verkäufen körperlicher beweglicher Wirtschaftsgüter gilt die Surtax nur für die ersten 5.000 USD des Verkaufsbetrags beim Verkauf, der Nutzung, dem Leasing, der Vermietung oder der Nutzungslizenz je Gegenstand. Die Grenze von 5.000 USD gilt nicht für Dienstleistungen, kurzfristige Vermietungen (transient rentals) sowie die Vermietung von Park- und Lagerflächen, auf die die Surtax auf den vollen Betrag anfällt.

Steuerbefreite Umsätze

Nach den Florida Statutes sind unter anderem befreit: Lebensmittel für den menschlichen Verzehr, medizinische Produkte und Bedarfsartikel oder verschreibungspflichtig abgegebene Arzneimittel sowie gängige Hausmittel, Wasser, das über Rohre oder Leitungen oder zu Bewässerungszwecken geliefert wird, und Brennstoffe, die ein öffentliches oder privates Versorgungsunternehmen, einschließlich kommunaler Unternehmen und ländlicher Elektrizitätsgenossenschaften, zur Erzeugung von Strom oder Energie für den Verkauf verwendet.

Darüber hinaus sind Verkäufe an die US-Regierung, einen Bundesstaat oder ein County, eine Gemeinde oder eine politische Untergliederung befreit, wenn die staatliche Stelle direkt an den Händler zahlt. Politische Untergliederungen benötigen ein Consumer's Certificate of Exemption (Formular DR-14).

Nexus-Regeln in Florida

Neben der Frage, ob ein Umsatz steuerpflichtig ist, müssen Steuerpflichtige auch prüfen, ob ihre Tätigkeit eine geschäftliche Verbindung, also einen Nexus, in Florida begründet. Drei Arten von Verbindungen können in Florida einen Nexus schaffen: physical nexus, economic nexus und marketplace nexus.

Physical Nexus

Steuerpflichtige, deren Angestellte, Vertreter oder selbstständige Auftragnehmer in Florida Verkäufe oder andere Geschäftstätigkeiten ausüben, die dort ein Büro oder eine andere Betriebsstätte wie ein Lager haben oder die Produkte montieren, installieren, warten oder reparieren, sind in Florida physisch präsent und begründen damit einen physical nexus.

Auch Eigentum, Miete oder Leasing von Immobilien oder körperlichen Waren in Florida oder die Auslieferung von Waren an Verbraucher mit eigenem oder geleastem Lkw reichen für eine physische Präsenz aus.

Economic Nexus

Am 1. Juli 2021 führte Florida einen economic nexus ein, der vor allem auf Remote Seller und Verkäufer aus anderen Bundesstaaten zielt, die körperliche Waren oder steuerpflichtige Dienstleistungen an Verbraucher in Florida verkaufen. Übersteigen die steuerpflichtigen Fernverkäufe eines Remote Sellers nach Florida im vorangegangenen Kalenderjahr 100.000 USD, muss er sich unabhängig von der Zahl der Transaktionen registrieren und die bundesstaatliche sowie gegebenenfalls lokale Sales and Use Tax erheben und abführen.

Marketplace Nexus

Mit dem economic nexus wurden auch Regeln zum marketplace nexus eingeführt. Danach müssen sich Marktplatzbetreiber (marketplace providers), die in Florida physisch präsent sind oder im vorangegangenen Kalenderjahr steuerpflichtige Fernverkäufe von mehr als 100.000 USD vermittelt haben, registrieren und auf die vermittelten Verkäufe Sales Tax erheben und abführen.

Steuerpflichtige Waren und Dienstleistungen in Florida

Körperliche bewegliche Wirtschaftsgüter unterliegen der Sales and Use Tax, sofern sie nicht als steuerbefreit definiert sind. Beispiele sind Computer, Möbel, Werkzeuge, Maschinen, Schilder, Ausrüstung, Mietereinbauten, Verbrauchsmaterial, geleaste Geräte und alle anderen Güter, die sich sehen, messen oder anderweitig mit den menschlichen Sinnen wahrnehmen lassen.

Anders als körperliche Waren sind Dienstleistungen grundsätzlich nicht steuerpflichtig, sofern sie nicht ausdrücklich der Sales Tax unterworfen sind. Steuerpflichtig sind etwa Reinigungsdienste für Nichtwohngebäude, Schädlingsbekämpfung für Nichtwohngebäude, Detektiv-, Einbruchschutz- und sonstige Schutzdienste sowie Eintritte zu Verbrauchermessen und Ausstellungen. Kommunikationsdienste unterliegen in Florida einer gesonderten Communications Services Tax.

Rahmen für den E-Commerce

Im E-Commerce unterscheiden wir zwei Arten von Verkäufern: solche, die ausschließlich über ihre Website oder ähnliche Kanäle verkaufen, und solche, die ihre Produkte über Marktplätze anbieten und verkaufen. Wer über die eigene Website, per Post, über das Internet oder andere Kommunikationsmittel verkauft, wird oft als Remote Seller oder Verkäufer aus anderen Bundesstaaten bezeichnet und unterliegt der Sales and Use Tax, wenn er eine physische Präsenz begründet.

Ohne physische Verbindung zu Florida müssen sich Remote Seller für die Sales and Use Tax registrieren, wenn ihre steuerpflichtigen Fernverkäufe nach Florida im vorangegangenen Kalenderjahr 100.000 USD überstiegen.

Regeln für Marktplätze

Viele Verkäufer verkaufen ihre Waren nicht über die eigene Website, sondern nutzen die Dienste von Marktplatzbetreibern, um Waren oder Dienstleistungen an Verbraucher in Florida anzubieten und zu verkaufen. Sie werden als Marktplatzverkäufer bezeichnet.

Bestätigt ein registrierter Marktplatzbetreiber, dass er die Steuer in Florida erhebt, erhebt und führt er die Steuer auf die Marktplatzverkäufe ab, und der Verkäufer muss diese Verkäufe aus seiner eigenen Steuererklärung herausnehmen.

Manche Verkäufer verkaufen ihre Waren und Dienstleistungen jedoch sowohl über einen Marktplatz als auch über ihre Website. In diesem Fall melden die Verkäufer die Steuer für Verkäufe außerhalb des Marktplatzes, während der Marktplatzbetreiber für die Marktplatzverkäufe haftet.

Digitale Waren und Dienstleistungen

Nach den Vorschriften in Florida unterliegen cloudbasierte oder gehostete Softwaredienste nicht der Sales Tax, wenn auf die Software aus der Ferne zugegriffen wird und sie nicht in den physischen Besitz des Kunden übergeht. Standardsoftware auf einem körperlichen Datenträger wie einer CD oder einem USB-Stick ist steuerpflichtig, vom Kunden elektronisch heruntergeladene Software dagegen nicht, da kein körperliches Wirtschaftsgut übertragen wird.

Digitaler Marktplatz

Digitale Marktplätze, für Zwecke der Sales Tax als Marketplace Facilitators oder Providers bezeichnet, unterliegen den Sales-and-Use-Tax-Pflichten, wenn sie bestimmte Kriterien erfüllen: Vereinbarungen mit Verkäufern, Vermittlungsleistungen beim Einzug und bei der Weiterleitung von Zahlungen und ein bestehender Nexus.

Marktplatzbetreiber ist demnach jede Person, die den Verkauf von Waren und Dienstleistungen von Marktplatzverkäufern ermöglicht, indem sie diese listet oder bewirbt. Zudem muss sie Zahlungen der Verbraucher direkt oder indirekt über einen Dritten einziehen und ganz oder teilweise an den Verkäufer weiterleiten. Ob der Marktplatz für seine Leistungen eine Vergütung oder sonstige Gegenleistung erhält, spielt für die Einstufung als Marktplatzbetreiber im Sinne der Sales Tax keine Rolle.

Betreiber digitaler Plattformen

Steht der Status als Marktplatzbetreiber oder Betreiber einer digitalen Plattform fest, muss der Betreiber prüfen, ob er im Bundesstaat einen physical nexus oder marketplace nexus hat. Lagert oder hält der Marktplatz Bestände in Florida, gilt er dort als physisch präsent und ist für Registrierung, Erhebung und Abführung der Sales Tax verantwortlich.

Auch ohne physische Präsenz können Marktplatzbetreiber einen marketplace nexus begründen und damit für die Sales Tax haften. Vermittelt ein Marktplatzbetreiber im vorangegangenen Kalenderjahr steuerpflichtige Fernverkäufe von mehr als 100.000 USD, muss er die Sales Tax im Namen der Marktplatzverkäufer erheben und abführen.

Neben der Registrierungspflicht für die Sales Tax muss ein Marktplatzbetreiber den Marktplatzverkäufern eine Bescheinigung ausstellen, dass er die anfallende Steuer auf steuerpflichtige Einzelhandelsverkäufe über den Marktplatz erhebt und abführt. Die Bescheinigung kann separat oder zusammen mit einer Vereinbarung zwischen Marktplatzbetreiber und Verkäufer ausgestellt werden.

Erklärungs- und Zahlungspflichten in Florida

Steuerpflichtige, die im vorangegangenen Geschäftsjahr des Bundesstaates (1. Juli – 30. Juni) 5.000 USD oder mehr an Sales and Use Tax gezahlt haben, müssen Erklärungen und Zahlungen elektronisch übermitteln. Wer unter diesem Schwellenwert liegt, kann die Erklärung auf Papier einreichen. Das Department of Revenue legt die Erklärungshäufigkeit anhand der Höhe der vom Unternehmen erhobenen Steuer fest.

Jährliche Erklärungen und Zahlungen gelten, wenn die jährlich erhobene Sales Tax 100 USD oder weniger beträgt. Liegt die jährliche Steuererhebung zwischen 101 USD und 500 USD, sind halbjährliche Erklärungen und Zahlungen erforderlich.

Liegt die jährlich erhobene Sales Tax zwischen 501 USD und 1.000 USD, sind vierteljährliche Erklärungen und Zahlungen fällig. Übersteigt sie 1.000 USD, sind monatliche Erklärungen und Zahlungen erforderlich.

Sanktionen bei Verstößen gegen die Sales-and-Use-Tax-Pflichten

Steuerpflichtige, die ihre Erklärung elektronisch einreichen und die Steuer elektronisch zahlen müssen, zahlen eine Strafe von 10 USD, wenn sie keine elektronische Erklärung einreichen, und 10 USD, wenn sie nicht elektronisch zahlen. Diese Strafen von je 10 USD kommen zu anderen Strafen hinzu, etwa 10 % der geschuldeten Steuer bei verspäteter Erklärung und Zahlung. Die Mindeststrafe für eine verspätete Erklärung oder Zahlung beträgt 50 USD.

Neben Strafen werden Zinsen auf nicht fristgerecht gezahlte Steuern berechnet. Der Zinssatz beträgt für den Zeitraum vom 1. Juli bis 31. Dezember 2026 11 % pro Jahr. Das Department of Revenue passt ihn jeweils zum 1. Januar und 1. Juli an.

Quellen: Florida Department of Revenue – Tax and Interest Rates, Florida Department of Revenue – Discretionary Sales Surtax Rate Table, TIP 25A01-04 (commercial rentals), TIP 21A01-03 (remote sales and marketplaces), TIP 26A01-11 (back-to-school holiday), GT-800019 (discretionary sales surtax), TAA 16A-014 (software), Florida Statutes s. 212.08