California Sales & Use Tax Guide 2025 | Nexus, Exemptions & Rates

Grundlagen der Verkaufs- und Nutzungssteuer in Kalifornien

Verkaufssteuer

Die kalifornische Gesetzgebung zur Verkaufs- und Nutzungssteuer besagt, dass die Verkaufssteuer auf alle Einzelhandelsverkäufe von materiellem persönlichem Eigentum, d.h. Waren und Produkte wie Möbel, Geschenkartikel, Spielzeug, Antiquitäten, Kleidung und Fahrzeuge, erhoben wird, sofern diese nicht ausdrücklich als steuerbefreit aufgeführt sind.

Nutzungssteuer

Die Use Tax, die die Sales Tax ergänzt, gilt im Allgemeinen für die Lagerung, den Gebrauch oder den sonstigen Verbrauch von Waren in Kalifornien, die von Einzelhändlern gekauft wurden und für die keine Sales Tax berechnet, erhoben oder abgeführt wurde.

Zu den Transaktionen, die in Kalifornien der Use Tax unterliegen, gehören auch Einkäufe von Verbrauchern oder Einzelhändlern außerhalb des Bundesstaates, einschließlich ausländischer Verkäufer, die keine Steuern auf ihre Verkäufe erheben. Außerdem müssen Einzelhändler Nutzungssteuer zahlen, wenn sie mit einem Wiederverkaufszertifikat gekaufte Artikel für persönliche oder geschäftliche Zwecke verwenden. Dies kann der Fall sein, wenn ein Einzelhändler einen Artikel vor dem Verkauf oder zur Herstellung verwendet, ohne dass er Teil des Endprodukts wird.

Verkaufs- und Nutzungssteuersätze in Kalifornien

Der landesweite Umsatzsteuersatz in Kalifornien beträgt 7,25 % und setzt sich zusammen aus dem landesweiten Umsatzsteuersatz von 6 % und einer landesweiten Bezirkssteuer von 1,25 %. Zusätzlich gibt es in den Bezirken und Städten Bezirkssteuern. Um die Komplexität der kalifornischen Verkaufs- und Nutzungssteuersätze noch zu erhöhen, können einige Bezirke mehr als eine Bezirkssteuer erheben.

Zur Ermittlung der effektiven Verkaufs- und Nutzungssteuersätzesollten Steuerpflichtige den Ort des Umsatzes berücksichtigen, d. h. die Adresse, an der die Waren verkauft werden.

Es reicht zum Beispiel nicht aus, zu wissen, dass die Waren an einer Adresse in Los Angeles gekauft wurden. Der Steuersatz in Alameda beträgt 10,75 % und in Beverly Hills 9,5 %, die beide zur Stadt Los Angeles gehören. Daher ist die Verknüpfung der Adresse mit dem betreffenden Bezirk für die Ermittlung des anwendbaren Steuersatzes unerlässlich.

Steuerbefreite Umsätze

Zu den Transaktionen, die in Kalifornien nicht der Verkaufs- und Nutzungssteuer unterliegen, gehören der Verkauf von Lebensmitteln für den menschlichen Verzehr, der Verkauf an die US-Regierung und der Verkauf von verschreibungspflichtigen Medikamenten.

Außerdem ist der erste Kauf von Waren oder Produkten im Wert von bis zu 800 USD bei einem Einzelhändler im Ausland durch eine Privatperson, die diese innerhalb von 30 Tagen persönlich aus dem Ausland nach Kalifornien mitnimmt, von der Gebrauchssteuer befreit. Diese Steuerbefreiung gilt jedoch nicht für Gegenstände, die in diesen Bundesstaat versandt oder verschickt werden.

Auch Waren und Produkte, die zum Wiederverkauf gekauft werden, sind von der Verkaufs- und Nutzungssteuer befreit, wenn der Verkauf ordnungsgemäß dokumentiert ist. Wiederverkäufer müssen ihren Lieferanten eine Wiederverkaufsbescheinigung für die Befreiung dieser Transaktionen vorlegen.

Darüber hinaus sind der Verkauf, die Lagerung, die Verwendung oder der sonstige Verbrauch von Flüssiggas (LPG), das in einem Tank von mindestens 30 Gallonen geliefert wird, von der Verkaufs- und Nutzungssteuer befreit, wenn es für Haushaltsaktivitäten in einem qualifizierten Wohnsitz gekauft wird.

Darüber hinaus hat Kalifornien auch eine teilweise Befreiung von der Verkaufs- und Nutzungssteuer für Dieselkraftstoff, landwirtschaftliche Geräte und Maschinen, Rennpferde und die Holzernte festgelegt.

Nexus-Regeln in Kalifornien

In Kalifornien gibt es drei Arten von Nexus, die für die Verkaufs- und Nutzungssteuer relevant sind: physischer Nexus, wirtschaftlicher Nexus und Marktplatz-Nexus.

Interessanterweise galten zwischen 2012 und 2019 Regeln für den Click-through- und Affiliate-Nexus. Diese wurden jedoch mit der Einführung des wirtschaftlichen Nexus und des Marktplatz-Nexus abgeschafft.

Physischer Nexus

Es gibt mehrere Möglichkeiten, einen physischen Nexus in Kalifornien nachzuweisen. Eine der häufigsten ist das Vorhandensein von Inventar oder Büros in Kalifornien. Wenn jedoch Unternehmen außerhalb des Bundesstaates Vertreter in Kalifornien haben, die Bestellungen entgegennehmen, Verkäufe oder Lieferungen tätigen oder Sachanlagen in Kalifornien installieren oder montieren, wird dies als physische Präsenz oder Nexus betrachtet.

Darüber hinaus gilt auch die Freigabe von Geräten, einschließlich Computerservern, in Kalifornien als physische Präsenz und stellt somit einen physischen Nexus dar.

Wirtschaftlicher Nexus

Im Januar 2019 änderte Kalifornien nach der Wayfair-Entscheidung von 2018 seinen Revenue and Taxation Code, um einen wirtschaftlichen Nexus einzuführen. Fernverkäufer, die Sachgüter an kalifornische Verbraucher verkaufen, müssen sich in Kalifornien für Zwecke der Verkaufs- und Nutzungssteuer registrieren lassen, sobald sie den Schwellenwert für den wirtschaftlichen Nexus überschreiten.

Der Schwellenwertder ursprünglich auf 100.000 USD oder 200 Transaktionen festgelegt war, wurde im April 2019 geändert, und die Transaktionsschwelle wurde ganz abgeschafft. Wenn also ein Verkäufer außerhalb des Bundesstaates im vorangegangenen oder laufenden Kalenderjahr den Schwellenwert von 500.000 USD überschreitet, muss er in Kalifornien Umsatzsteuer berechnen, einziehen und abführen.

Marktplatz-Nexus

Der Marktplatz-Nexus trat im Oktober 2019 in Kraft, nachdem Kalifornien den Marketplace Facilitator Act verabschiedet hatte. Nach diesem Gesetz müssen Marktplatz-Vermittler oder -Betreiber im Namen von Marktplatz-Verkäufern, deren Umsatz 500.000 US-Dollar übersteigt, Umsatzsteuer erheben und abführen.

Steuerpflichtige Waren und Dienstleistungen in Kalifornien

Jeder Steuerpflichtige, der in Kalifornien an Verbraucher verkauft, muss wissen, was ein steuerpflichtiger Umsatz ist. Generell gilt, dass Einzelhandelsverkäufe von materiellen Gegenständen der Umsatzsteuer unterliegen.

Dienstleistungen sind im Allgemeinen von der Verkaufs- und Nutzungssteuer befreit. Wenn eine Dienstleistung jedoch ein integraler Bestandteil eines Produkts ist und für dessen Verwendung unerlässlich ist, kann sie steuerpflichtig sein. Beispiele hierfür sind der Verkauf von Maschinen, die der Verkäufer als Bedingung für den Verkauf kalibrieren muss.

Test zum wahren Zweck der Transaktion

Manchmal ist es schwierig festzustellen, ob es sich bei einer bestimmten Transaktion um den Verkauf von Sachgütern oder um eine Dienstleistung handelt. Die Prüfung des wahren Gegenstands der Transaktion hilft bei der Feststellung, ob die Transaktion als steuerpflichtiger Verkauf oder als nicht steuerpflichtige Dienstleistung eingestuft wird. Der wichtigste Faktor ist, ob das Hauptziel des Käufers darin besteht, die Dienstleistung selbst oder ein materielles Produkt, das aus dieser Dienstleistung resultiert, zu erhalten.

Wenn nach Prüfung aller Aspekte des Geschäfts der Hauptzweck in der Erbringung einer Dienstleistung besteht, ist das Geschäft nicht steuerpflichtig, selbst wenn dem Verbraucher im Rahmen des Geschäfts ein materieller Gegenstand geliefert wird.

Rahmen für den elektronischen Handel

Wenn wir von Rahmenbedingungen oder Regeln für den elektronischen Handel sprechen, beziehen wir uns in erster Linie auf die Regeln und Anforderungen für Fernverkäufer, die in einem anderen US-Bundesstaat oder im Ausland ansässig sein können und keine physische Präsenz in Kalifornien haben.

Für Fernverkäufer gelten die Regeln des wirtschaftlichen Zusammenhangs, die besagen, dass jede Einzelperson oder jedes Unternehmen, das im vorangegangenen oder laufenden Kalenderjahr den Schwellenwert von 500.000 USD aus Einzelhandelsverkäufen von materiellen Gütern an kalifornische Verbraucher überschreitet, eine Verkäufergenehmigung beantragen muss.

Sobald der Schwellenwert überschritten ist und die Verkäufergenehmigung vorliegt, müssen die Steuerpflichtigen für alle steuerpflichtigen Verkäufe im Bundesstaat Kalifornien Umsatzsteuer berechnen, einziehen und abführen.

Für Fernverkäufer, die materielle Güter über den Online-Marktplatz verkaufen, können jedoch andere oder zusätzliche Anforderungen gelten.

Marktplatz-Regeln

Fernverkäufer, die ihre Waren über Online-Marktplätze verkaufen, gelten als Marktplatzverkäufer. Wenn Marktplatz-Verkäufer alle ihre Verkäufe über einen Marktplatz tätigen, müssen sie sich nicht für eine Verkäufergenehmigung oder eine Bescheinigung über die Registrierung für die Nutzungssteuer registrieren lassen. Hierfür ist der Betreiber des Marktplatzes oder der Plattform verantwortlich.

Wenn Marktplatz-Verkäufer jedoch auch Direktverkäufe an Verbraucher über ihre Websites tätigen, müssen sie sich unter Umständen für Zwecke der Umsatz- und Nutzungssteuer registrieren lassen. Daher sind Marktplatz- und Direktverkäufe an Verbraucher relevant für die Feststellung, ob der Schwellenwert überschritten wurde.

Marktplatzverkäufer, die sich für die Umsatz- und Gebrauchssteuer registrieren lassen müssen, müssen alle Verkäufe in ihrer Steuererklärung angeben, unabhängig davon, ob sie direkt an Verbraucher oder über den Marktplatz getätigt wurden. Sie können jedoch für Verkäufe, die von Marktplatz-Vermittlern vermittelt wurden, einen Abzug von der Umsatz- und Nutzungssteuer beantragen.

Verkäufer auf Marktplätzen müssen Dokumente beschaffen und aufbewahren, die belegen, dass Marktplatzvermittler umsatzsteuerpflichtig sind. Dies kann durch den Abschluss einer Vereinbarung mit dem Marktplatzvermittler erreicht werden, aus der hervorgeht, dass der Marktplatzvermittler für Zwecke der Umsatz- und Gebrauchssteuer als Einzelhändler registriert und für die Umsatz- und Gebrauchssteuer verantwortlich ist. Ohne eine solche Vereinbarung kann jedes andere Dokument, das dasselbe besagt, als Nachweis dienen.

Digitale Waren und Dienstleistungen

Digitale Güter wie Software, Daten, digitale Bücher oder E-Books, mobile Anwendungen und digitale Bilder sind im Allgemeinen nicht steuerpflichtig, wenn sie über das Internet an Verbraucher übertragen werden. Wenn jedoch nur ein Teil des Verkaufs die Bereitstellung einer gedruckten Kopie des digitalen Produkts oder einer Sicherungskopie der Daten auf einem physischen Speichermedium, z. B. einem USB-Stick, umfasst, ist die gesamte Transaktion steuerpflichtig.

Beispielsweise ist der Umsatz nicht steuerpflichtig, wenn ein E-Book über das Internet gekauft wird und der Verbraucher es nur herunterlädt. Es ist jedoch steuerpflichtig, wenn der Verbraucher das E-Book auf einem USB-Stick erhält.

Der Verkauf von nicht anpassbarer Software aus der Konserve oder von vorgefertigter Software an Verbraucher, bei dem die gesamte Transaktion dadurch abgeschlossen wird, dass der Verbraucher die Software von einem Server herunterlädt, ist im Allgemeinen nicht steuerpflichtig. Die oben erläuterte Regel gilt jedoch auch, wenn dem Verbraucher eine Sicherungskopie auf einem physischen Speichermedium zur Verfügung gestellt wird.

Ist der Wartungsvertrag obligatorisch mit dem Kauf von Software aus der Konserve oder von vorgeschriebener Software verbunden, d. h. der Verbraucher muss ihn akzeptieren, um Software aus der Konserve oder vorgeschriebene Software zu kaufen oder zu leasen, sind die Gebühren für den Wartungsvertrag steuerpflichtig. Darüber hinaus sind auch etwaige Beratungsgebühren für den Wartungsvertrag zu versteuern.

Wird die vorgeschriebene Computersoftware geändert, sind die dafür gezahlten Gebühren nicht steuerpflichtig, wenn sie gesondert ausgewiesen werden. Werden die Kosten des Verbrauchers für eine solche Änderung nicht gesondert ausgewiesen, sind die Änderungsgebühren als Teil des Verkaufs des vorgeschriebenen Programms zu versteuern.

Digitale Marktplätze

Kalifornien hat 2019 den Marketplace Facilitators Act eingeführt, der Regeln für Marketplace Facilitators festlegt. Nach diesen Regeln und Vorschriften gelten Betreiber digitaler Marktplätze im Allgemeinen als Vermittler.

Obwohl der Wortlaut des Gesetzes besagt, dass es sich bei den relevanten Marktplätzen um physische oder Online-Marktplätze handeln kann, konzentrieren wir uns hier auf die Online- oder digitalen Marktplätze.

Betreiber einer digitalen Plattform

Damit ein Marktplatz in den Anwendungsbereich des Marketplace Facilitator Act fällt, muss er materielle Waren und Produkte zur Lieferung in Kalifornien verkaufen oder zum Verkauf anbieten. Nach dem Wortlaut des Gesetzes sind die Betreiber von Marktplätzen verpflichtet, die Umsatz- und Nutzungssteuer auf alle Einzelhandelsverkäufe zur Lieferung in Kalifornien, die über ihre Online-Marktplätze getätigt werden, einzuziehen, abzuführen und abzuführen.

Das bedeutet, dass der Marktplatzbetreiber für die Verkaufs- und Nutzungssteuer haftet, wenn er dies tut und für jeden Verkauf von steuerpflichtigen Produkten eines Marktplatzverkäufers. Marktplatzbetreiber müssen sich als Einzelhändler registrieren lassen, wenn sie aktiv materielle Güter in Kalifornien verkaufen oder einen physischen oder wirtschaftlichen Nexus in Kalifornien haben.

Die Erbringung von mindestens einer der folgenden Dienstleistungen kann ausreichen, um als Marktplatzvermittler zu gelten. Zu diesen Dienstleistungen gehören die Übermittlung oder Kommunikation des Angebots oder der Annahme zwischen Käufer und Verkäufer, der Besitz oder Betrieb der für die Verbindung von Käufern und Verkäufern erforderlichen Infrastruktur oder die Bereitstellung einer virtuellen Währung, die zur Bezahlung der von den Verkäufern erworbenen Waren verwendet werden kann oder muss.

Wenn eine digitale Plattform außerdem Software entwickelt oder Forschungs- und Entwicklungstätigkeiten im Zusammenhang mit Zahlungsabwicklungsdiensten, Erfüllungs- oder Lagerungsdiensten, der Auflistung von Produkten zum Verkauf, der Festlegung von Preisen, dem Branding von Verkäufen, der Auftragsannahme, der Bereitstellung von Kundendienst oder der Annahme und Unterstützung von Rücksendungen durchführt, kann sie auch als Marktplatzvermittler betrachtet werden.

Ab 2022 können Betreiber digitaler Plattformen, die für Umsatzsteuerzwecke registriert sind, zusätzliche Gebühren auf Einzelhandelsverkäufe bestimmter Artikel erheben. Außerdem können sie verpflichtet werden, sich für die entsprechenden zusätzlichen Gebühren zu registrieren. Bei diesen Gebühren handelt es sich um eWaste Fees, California Battery Fees, Lumber Products Assessment und California Tire Fees.

Einreichungs- und Zahlungsanforderungen in Kalifornien

Die kalifornische Steuerbehörde (California Department of Tax and Fee Administration) regelt die Häufigkeit der Einreichung, die von der gemeldeten Umsatzsteuer oder den erwarteten steuerpflichtigen Umsätzen abhängt. Die Häufigkeit der Einreichung wird bei der Registrierung für Verkaufs- und Nutzungszwecke festgelegt und kann vierteljährlich im Voraus, vierteljährlich, monatlich, für ein Steuerjahr oder jährlich erfolgen.

Die Einreichung von Umsatz- und Nutzungssteuererklärungen für Bundesstaaten, Gemeinden und Bezirke erfolgt durch die elektronische Einreichung des Formulars CDTFA-401-A.

Strafen für die Nichteinhaltung der Verkaufs- und Nutzungssteueranforderungen

Wenn Steuerpflichtige eine Steuererklärung nicht rechtzeitig einreichen oder eine verspätete Zahlung leisten, können sie bei Nichteinhaltung einer der Fristen mit einer Strafe von 10 % der fälligen Steuer belegt werden. Versäumt ein Steuerpflichtiger jedoch beide Fristen, d. h. er reicht seine Steuererklärung verspätet ein und leistet eine verspätete Zahlung, ist die Strafe auf 10 % der für den Berichtszeitraum fälligen Steuer begrenzt.

Beträgt die fällige Steuer für den Berichtszeitraum beispielsweise 10.000 USD und der Steuerpflichtige reicht eine verspätete Steuererklärung ein und leistet eine verspätete Zahlung, so gilt die Strafe von 10 % für beide Verstöße. Das bedeutet, dass die Strafe in diesem Fall 1.000 USD beträgt.

Zusätzlich zu den Strafen können für eine verspätete Steuerzahlung auch Zinsen erhoben werden. Die Zinsen werden für jeden Monat oder einen Bruchteil der verspäteten Steuerzahlung berechnet.

Zahlt ein Steuerpflichtiger fällige Steuern auf Vorauszahlungsbasis und leistet eine verspätete Vorauszahlung, wird eine Strafe von 6 % bis 10 % der fälligen Steuer zuzüglich Zinsen für jeden Monat berechnet.

Wer es versäumt, eine Steuererklärung abzugeben, muss mit einer Strafe von 10 % des Steuerbetrags für jeden Erklärungszeitraum rechnen. Eine zusätzliche Strafe in Höhe von 25 % wird verhängt, wenn die CDTFA feststellt, dass die Steuererklärung aufgrund von Betrugs- oder Hinterziehungsabsichten nicht eingereicht wurde.