US-Verkaufssteuerbefreiungszertifikate für Einzelhandel und E-Commerce erklärt

Der dezentralisierte Charakter der Steuerverwaltung macht die Befolgung der US-Verkaufs- und Gebrauchssteuer noch komplexer. Im Gegensatz zu Ländern mit nationalen Mehrwertsteuersystemen oder der EU, die sich um die Harmonisierung und Vereinheitlichung der Mehrwertsteuervorschriften zwischen den EU-Ländern bemüht, übertragen die US-Bundesgesetze und -Verordnungen die Erhebung und Durchsetzung der Verkaufssteuer an die einzelnen Bundesstaaten, von denen jeder seine eigenen Regeln, Steuersätze und Ausnahmen hat.

Ein wesentlicher Bestandteil dieses Systems ist die Umsatzsteuerbefreiungsbescheinigung, die es qualifizierten Käufern ermöglicht, aus bestimmten Gründen steuerfreie Einkäufe zu tätigen, z. B. für den Weiterverkauf, die Herstellung oder die Verwendung für gemeinnützige Zwecke. Daher ist es für jedes Unternehmen, das in den USA einkauft oder verkauft, von größter Bedeutung zu wissen, wer sie wann nutzen kann.

Die Rolle von Freistellungsbescheinigungen

Verkaufs- und Nutzungssteuern werden in der Regel dem Endverbraucher eines Produkts oder einer Dienstleistung auferlegt, nicht aber Unternehmen, die Waren zum Weiterverkauf oder zur steuerfreien Verwendung erwerben. Die Umsatzsteuerbefreiungsbescheinigung dient als Erklärung des Käufers gegenüber dem Verkäufer, in der bestätigt wird, dass die Transaktion nach den Gesetzen des jeweiligen Bundesstaates von der Umsatzsteuer befreit ist.

Kauft ein Einzelhändler beispielsweise Inventar oder Artikel für den Wiederverkauf, ist er nicht der Endverbraucher und muss daher zum Zeitpunkt des Kaufs keine Umsatzsteuer entrichten. Dem Großhändler muss eine bestimmte Art von Freistellungsbescheinigung vorgelegt werden, um nachzuweisen, dass ein solches Geschäft steuerfrei ist. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Steuer erhoben wird, wenn die gekauften Bestände oder Artikel schließlich an den Endkunden verkauft werden.

Umsatzsteuerbefreiungsbescheinigungen sind für die Einhaltung der Vorschriften von entscheidender Bedeutung, insbesondere für Verkäufer, die die Umsatzsteuer einziehen und abführen müssen, wenn keine gültige Befreiungsbescheinigung vorgelegt wird. Daher sind Freistellungsbescheinigungen auch für die genaue Ausweisung der Umsatzsteuer erforderlich. Darüber hinaus sind diese Bescheinigungen bei Steuerprüfungen wertvolle Dokumente, die belegen, dass eine bestimmte Transaktion für eine Befreiung in Frage kommt.

Arten von Bescheinigungen über die Befreiung von der Verkaufssteuer

Wie im US-Verkaufs- und Nutzungssteuersystem üblich, gibt es in den USA keine spezifische Umsatzsteuerbefreiungsbescheinigung, vor allem weil jeder Bundesstaat seine eigenen Befreiungsregeln festlegt und verwaltet. Es gibt jedoch mehrere Kategorien von Umsatzsteuerbefreiungsbescheinigungen, die Unternehmen beantragen oder von ihren Kunden erhalten können.

Die erste Kategorie sind Wiederverkaufszertifikate, die am häufigsten verwendet werden. Mit der Wiederverkaufsbescheinigung können Unternehmen Waren kaufen, ohne Umsatzsteuer zu zahlen, wenn diese Artikel für den Wiederverkauf im Rahmen ihrer üblichen Geschäftstätigkeit bestimmt sind. Obwohl jeder US-Bundesstaat sein eigenes Formular und seine eigene Anerkennungspolitik hat, akzeptieren viele das Formular der Multistate Tax Commission (MTC) Uniform Sales & Use Tax Resale Certificate - Multijurisdiction.

Die nächste Kategorie bezieht sich auf Bescheinigungen für steuerbefreite Organisationen, die von gemeinnützigen Organisationen, religiösen Einrichtungen und staatlichen Stellen ausgestellt werden und oft als "entity-based exemption certificates" bezeichnet werden. Nach den Gesetzen der Bundesstaaten und des Bundes gelten gemeinnützige, religiöse und staatliche Organisationen in der Regel als steuerbefreit und müssen Freistellungsbescheinigungen vorlegen, um die Zahlung der Umsatzsteuer auf zulässige Transaktionen zu vermeiden.

Darüber hinaus können Hersteller und Produzenten Ausrüstungen oder Rohstoffe steuerfrei erwerben, wenn diese Gegenstände direkt für die Herstellung oder Produktion verwendet werden. Diese Bescheinigungen werden auch als verwendungsbezogene Freistellungsbescheinigungen bezeichnet, und die Kriterien für die Inanspruchnahme und der Umfang dieser Freistellungen unterscheiden sich erheblich von einem US-Bundesstaat zum anderen.

Einige Bundesstaaten, wie New York oder Texas, erlauben die Ausstellung von Globalzertifikaten. Diese Zertifikate gelten für mehrere Transaktionen zwischen demselben Käufer und Verkäufer innerhalb eines bestimmten Zeitraums, so dass nicht für jede Transaktion ein neues Zertifikat ausgestellt werden muss.

Eine weitere Art von umsatzsteuerbefreiten Zertifikaten ist das Direktzahlungszertifikat, das es dem Käufer ermöglicht, materielle Güter und Dienstleistungen zu kaufen, ohne dem Verkäufer Umsatz- oder Gebrauchssteuer zu zahlen. Allerdings ist der Käufer mit dem Direktzahlungszertifikat dafür verantwortlich, alle anfallenden Steuern direkt an die Steuerbehörde abzuführen. North Carolina ist einer der Staaten, die diese Art von Zertifikaten zulassen.

Beschaffung und Verwendung von Zertifikaten

Der Erhalt von Umsatzsteuerbefreiungszertifikaten erfordert ein Verständnis der bundesstaatlichen Regeln und Vorschriften. Unternehmen müssen zunächst feststellen, ob sie für eine bestimmte Art der Befreiung in Frage kommen, und dann das entsprechende Formular besorgen. Die meisten US-Bundesstaaten stellen diese Formulare online auf den Websites der Steuerbehörden zur Verfügung und geben Anweisungen zum Ausfüllen.

Bei der Ausstellung einer Bescheinigung müssen die Käufer die wichtigsten Informationen angeben, z. B. die Art der beantragten Steuerbefreiung, ihre Unternehmensidentifikationsnummer oder die Nummer ihrer Umsatzsteuergenehmigung, eine Beschreibung der gekauften Artikel und eine Unterschrift, mit der sie die Richtigkeit der Angaben bestätigen.

Das Ablaufdatum der Gültigkeitsdauer der Bescheinigung hängt von den Vorschriften des jeweiligen Staates ab. Während einige Staaten kein Ablaufdatum vorsehen, gibt es in anderen Staaten festgelegte Daten. In Massachusetts beispielsweise gilt für eine Bescheinigung über die Befreiung von der Verkaufs- und Nutzungssteuer eine Frist von fünf Jahren. Freistellungsbescheinigungen, die von staatlichen Behörden und Einrichtungen, religiösen, wissenschaftlichen, karitativen oder Bildungseinrichtungen ausgestellt werden, die von der Bundessteuer befreit sind, sind jedoch zehn Jahre lang gültig, wenn keine organisatorischen Änderungen vorgenommen werden.

Für Verkäufer bedeutet der Umgang mit Bescheinigungen nicht nur, dass sie diese sammeln und für eine bestimmte Anzahl von Jahren aufbewahren müssen, wie es von jedem einzelnen Staat gefordert wird, sondern auch, dass sie ein Verfahren zur Überprüfung und Validierung der Bescheinigungen einrichten müssen, um ihre Vollständigkeit und Richtigkeit sicherzustellen.

Folgen eines Missbrauchs oder einer Nichteinhaltung der Vorschriften

Die missbräuchliche Verwendung von Freistellungsbescheinigungen, sei es absichtlich oder versehentlich, kann sowohl für Käufer als auch für Verkäufer erhebliche Konsequenzen haben. Die Annahme einer Bescheinigung ohne ordnungsgemäße Überprüfung und die Aufbewahrung unvollständiger oder ungültiger Unterlagen kann zu Steuerprüfungen, Veranlagungen, Zinsen und Strafen führen. Da die Verkäufer diejenigen sind, die die Umsatzsteuer einziehen und abführen müssen, können die Staaten, d. h. die zuständige Steuerbehörde, sie für nicht gemeldete oder nicht gezahlte Steuern haftbar machen.

Andererseits können auch die Käufer mit Strafen belegt werden, wenn sie betrügerische oder ungenaue Bescheinigungen vorlegen. Der Staat New York beispielsweise verhängt eine Strafe von 50 USD für jedes missbräuchlich verwendete Dokument, zuzüglich 100 % der fälligen Steuer.

Zusätzlich zu den finanziellen Strafen können diejenigen, die falsche, betrügerische oder gefälschte Freistellungsbescheinigungen, Zwischenhändler-Verkaufsbescheinigungen, Wiederverkaufsbescheinigungen oder andere Dokumente ausstellen, mit denen nachgewiesen werden kann, dass für eine Transaktion keine Steuern anfallen, strafrechtlich verfolgt und zu einer Gefängnisstrafe verurteilt werden.

Schlussfolgerung

Umsatzsteuerbefreiungsbescheinigungen spielen im US-amerikanischen Verkaufs- und Nutzungssteuersystem eine zentrale Rolle, da sie eine Rechtsgrundlage für die Durchführung bestimmter Transaktionen ohne Steuerpflicht bieten. Ihre korrekte Anwendung erfordert jedoch Sorgfalt, Klarheit und ein tiefes Verständnis von Käufern und Verkäufern.

Da jeder Bundesstaat seine eigenen Regeln durchsetzt, kann es sein, dass das, was in einem Bundesstaat als steuerfrei gilt, in einem anderen nicht als Steuerbefreiung anerkannt wird. Dies unterstreicht noch einmal die Bedeutung einer ordnungsgemäßen Handhabung und Verwaltung dieser Zertifikate. Die Unternehmen müssen ein systematisches internes Verfahren anwenden, um Probleme mit der Einhaltung der Vorschriften zu vermeiden, unabhängig davon, ob sie auf der ausstellenden oder der empfangenden Seite stehen.

Quelle: Multistate Tax Commission, Bundessteuerbehörde, Streamlined Sales Tax Governing Board, VATabout - Nebraska Sales and Use Tax Guide, VATabout - Leitfaden für die Verkaufs- und Nutzungssteuer in Tennessee, New Yorker Ministerium für Steuern und Finanzen, Finanzministerium von North Carolina, Texas Comptroller of Public Accounts