Kansas Sales & Use Tax: Sätze, Nexus und Compliance

Grundlagen der Sales and Use Tax in Kansas

Sales Tax

Kansas ist einer der 45 US-Bundesstaaten mit einer langen Tradition der Erhebung einer Einzelhandels-Sales-Tax, die bis ins Jahr 1937 zurückreicht. Der ursprüngliche Satz betrug 2 % und ist im Laufe der Jahre erheblich gestiegen. Die Sales Tax wird auf Einzelhandelsverkäufe erhoben, wozu der Verkauf, die Vermietung oder das Leasing von beweglichem körperlichem Vermögen, also körperlichen Waren, zählt.

Use Tax

In Kansas wird die Use Tax offiziell als Compensating Use Tax bezeichnet. Es gibt zwei Arten der Use Tax in Kansas: eine Consumers’ Compensating Use Tax, die von Verbrauchern direkt an das Kansas Department of Revenue gezahlt wird, und eine Retailers’ Compensating Use Tax, die von Einzelhändlern in anderen Bundesstaaten bei ihren Kunden in Kansas erhoben wird.

Die Use Tax fällt bei allen Einkäufen außerhalb des Bundesstaates an, unabhängig davon, ob die Waren nach Kansas versandt oder in einem anderen Bundesstaat abgeholt und in den Bundesstaat zurückgebracht werden. In der Regel gilt die Steuer als Privilegsteuer auf die Nutzung, Lagerung oder den Verbrauch jeglicher körperlicher Waren innerhalb dieses Bundesstaates, für die keine Sales Tax erhoben und abgeführt wurde.

Sales- and Use-Tax-Sätze in Kansas

Kansas erhebt eine bundesstaatsweite Sales and Use Tax von 6,5 %, die auf alle Einzelhandelsverkäufe körperlicher Waren anwendbar ist. Darüber hinaus erlaubt der Gesetzgeber von Kansas, dass Bezirke, Gemeinden und Countys lokale Sales- and Use-Tax-Sätze festlegen. Daher kann die Kombination aus staatlichen und lokalen Steuern bis zu 12,125 % betragen.

So hat beispielsweise die Stadt Roeland Park drei Bezirke. Je nach Standort des Verbrauchers kann der insgesamt anwendbare Steuersatz, einschließlich bundesstaatsweiter, städtischer, County- und Bezirkssteuern, 10,475 %, 9,975 % oder 11,475 % betragen.

Steuerbefreite Transaktionen

Körperliche Waren, für die bereits die Verbrauchsteuer entrichtet wurde, wie etwa Kraftstoff für Kraftfahrzeuge, sind von der Sales and Use Tax befreit. Es gibt jedoch einige Einschränkungen dieser Regel, sodass Zigaretten, E-Zigaretten und zugehörige Verbrauchsartikel, malzhaltige Getreidegetränke, Malzprodukte, Kraftfahrzeuge, Reifen, chemische Reinigung und Wäscherei sowie Einnahmen aus regulierten Sportwettkämpfen ausgeschlossen sind.

Darüber hinaus sind körperliche Waren oder steuerpflichtige Dienstleistungen, die vom Bundesstaat Kansas oder seinen politischen Untergliederungen sowie von öffentlichen oder privaten gemeinnützigen Krankenhäusern erworben werden, ebenfalls von der Sales and Use Tax befreit. Alle Verkäufe an Auftragnehmer, die Einrichtungen in Krankenhäusern, Schulen, Bildungseinrichtungen, staatlichen Justizvollzugsanstalten oder Einrichtungen der US-Bundesregierung errichten, renovieren, reparieren oder ausstatten, gelten als steuerbefreite Verkäufe.

Zudem sind körperliche Waren, die in der Produktion, Fertigung, Verarbeitung, im Bergbau, bei Bohrungen, der Raffination, der Zusammensetzung, der Abfallbehandlung oder bei Dienstleistungen verbraucht werden, sowie solche, die zur Feldbewässerung für den Wiederverkauf genutzt werden, von der Steuer befreit.

Nexus-Regeln in Kansas

Steuerpflichtige, die physisch in Kansas präsent sind oder auf andere Weise einen Nexus begründen, etwa durch die Ausübung wirtschaftlicher Tätigkeit im Bundesstaat ohne physische Präsenz, müssen sich für die Sales and Use Tax registrieren, diese erheben und an das Kansas Department of Revenue abführen.

Physischer Nexus

Steuerpflichtige begründen einen physischen Nexus in Kansas, wenn sie dort direkt oder indirekt eine physische Einrichtung unterhalten, etwa ein Büro, ein Lager, ein Distributionszentrum oder eine andere Betriebsstätte. Darüber hinaus reicht der Einsatz einer physisch anwesenden Person zum Verkaufen, Liefern, Installieren, Montieren, Erbringen von Dienstleistungen, Reparieren oder Einholen von Verkäufen oder Aufträgen aus, um einen Nexus zu begründen.

Zudem kann ein physischer Nexus begründet werden, wenn ein Verkäufer aus einem anderen Bundesstaat nach Kansas kommt, um steuerpflichtige Dienstleistungen zu erbringen. Diese Regel gilt für Auftragnehmer, Reparaturdienstleister oder andere Dienstleistungsprofis, die physisch im Bundesstaat tätig sind. Das Vorhalten von Beständen oder Lagerbeständen körperlicher Waren in Kansas für den regelmäßigen Verkauf ist eine weitere Möglichkeit für Steuerpflichtige, einen physischen Nexus zu begründen.

Wirtschaftlicher Nexus

Im Jahr 2021 brachten das Repräsentantenhaus und der Senat von Kansas Gesetze ein, um einen Schwellenwert für den wirtschaftlichen Nexus für Verkäufer aus anderen Bundesstaaten oder Fernverkäufer festzulegen, die Verkäufe an lokale Verbraucher tätigen. Daher gelten Steuerpflichtige ohne physische Präsenz in Kansas als im Bundesstaat geschäftstätige Einzelhändler, wenn ihre Bruttoeinnahmen aus Verkäufen an Kunden in Kansas USD 100.000 übersteigen.

Marketplace-Nexus

Dieselbe Regel, die für Verkäufer aus anderen Bundesstaaten oder Fernverkäufer gilt, gilt auch für Marketplace Facilitators und Marketplace Seller. Das bedeutet: Übersteigen sie einen Schwellenwert von USD 100.000 aus ihren Bruttoeinnahmen aus direkten oder vermittelten Verkäufen an Kunden in Kansas, müssen sie sich registrieren sowie Steuern erheben und abführen.

Steuerpflichtige Waren und Dienstleistungen in Kansas

Die Sales Tax gilt grundsätzlich für Einzelhandelsverkäufe, die Vermietung oder das Leasing körperlicher Waren, für Entgelte für Arbeitsleistungen zum Installieren, Nutzen, Reparieren, Warten, Verändern oder Instandhalten körperlicher Waren sowie für den Verkauf von Eintrittskarten für Orte, die Vergnügungs-, Unterhaltungs- oder Freizeitdienstleistungen anbieten.

Daher sind Einzelhandelsverkäufe körperlicher Waren wie Lebensmittel, Kleidung, Möbel, Fahrzeuge, Computer, Ausrüstung, Bücher und Tonbänder steuerpflichtig. Der Verkauf von Computersoftware sowie die Dienstleistungen zum Ändern, Anpassen, Aktualisieren oder Warten von Computersoftware unterliegen der Sales Tax. Zusätzlich unterliegt auch der Verkauf von Computerausrüstung und Hardware der Sales Tax.

In Bezug auf Dienstleistungen sind diese grundsätzlich nicht steuerpflichtig, es sei denn, sie sind im geltenden Steuerrecht ausdrücklich als steuerpflichtig aufgeführt. Zur Liste der steuerpflichtigen Dienstleistungen gehören Installationsleistungen wie das Installieren von Sanitäranlagen, Verkabelung, Schränken, Glühbirnen und anderen Einrichtungen in einem Bürogebäude, das Pflanzen von Bäumen, Sträuchern oder Rasen oder das Montieren von Reifen oder Teilen an einem Fahrzeug. Darüber hinaus sind das Streichen, Tapezieren, Ausbringen von Dünger oder Unkrautvernichtungsmitteln, das Wachsen von Böden, das Neubeschichten von Parkplätzen sowie Änderungsleistungen wie das Verändern oder Anpassen von Möbeln, Software oder Kleidung allesamt steuerpflichtig.

Gebündelte Transaktionen und der True-Object-Test

Ähnlich wie andere US-Bundesstaaten definiert die Gesetzgebung von Kansas gebündelte Transaktionen als einen einzelnen, nicht aufgeschlüsselten Verkauf, der zwei oder mehr eigenständige und identifizierbare Produkte – ausgenommen Grundvermögen oder mit Grundvermögen verbundene Dienstleistungen – zu einem einzigen Gesamtpreis kombiniert.

Umfasst eine Transaktion eine körperliche Ware, die zusammen mit der Dienstleistung verkauft wird, wobei die Dienstleistung der eigentliche Gegenstand (True Object) der Transaktion ist – etwa Hardware, die ausschließlich verkauft wird, um diese Dienstleistung zu ermöglichen –, wird der Verkauf als Dienstleistung behandelt. Werden Dienstleistungen gemeinsam verkauft, wobei eine lediglich die andere unterstützt und der eigentliche Gegenstand der Transaktion die primäre Dienstleistung ist, gelten die Regeln der primären Dienstleistung.

Umfasst eine Transaktion sowohl steuerpflichtige als auch nicht steuerpflichtige Produkte und beträgt der steuerpflichtige Anteil 10 % oder weniger des Gesamtwerts, ist die Transaktion nach der De-minimis-Regel von der Sales and Use Tax befreit.

E-Commerce-Rahmen

Kansas führte die für Verkäufer aus anderen Bundesstaaten oder Fernverkäufer geltenden Regeln zum wirtschaftlichen Nexus ursprünglich im Jahr 2019 ein. Die anfängliche Gesetzgebung nannte jedoch keinen Schwellenwert. Daher musste sich jeder Fernverkäufer, der körperliche Waren oder Dienstleistungen in den Bundesstaat verkaufte, registrieren und bis zum 1. Oktober 2019 mit der Steuererhebung beginnen. Im Juli 2021 erließ Kansas jedoch ein Gesetz, das den Schwellenwert für den wirtschaftlichen Nexus auf USD 100.000 festlegte.

Der Schwellenwert wird auf Grundlage der Bruttoeinnahmen aus Verkäufen an Verbraucher in Kansas berechnet. Bruttoeinnahmen bezeichnen den Gesamtwert, der aus Einzelhandelsverkäufen innerhalb des Bundesstaates erzielt wird, einschließlich aller Formen von Gegenleistungen wie Geld, Kredit, Vermögen oder jedem anderen Wertgegenstand. Steuerpflichtige dürfen jedoch bei der Meldung der Bruttoeinnahmen zwei bestimmte Beträge abziehen: den Wert zurückgegebener Waren und den Wert eines als Teil der Transaktion angenommenen Inzahlungnahme-Gegenstands.

Sobald Steuerpflichtige den Schwellenwert überschreiten, müssen sie sich registrieren sowie die bundesstaatsweite und lokale Sales Tax berechnen, erheben und abführen.

Marketplace-Regeln

Während einige Fernverkäufer körperliche Waren und steuerpflichtige Dienstleistungen über ihre Websites und ähnliche Kanäle anbieten und verkaufen, nutzen andere Verkäufer den Online-Marktplatz, um Einzelhandelsverkäufe an Verbraucher in Kansas zu tätigen. Diese werden gemeinhin als Marketplace Seller bezeichnet und unterliegen den Marketplace-Regeln.

Nach diesen Regeln werden die primären Pflichten der Verkäufer durch ihre Vereinbarungen mit dem Facilitator und dadurch bestimmt, ob der Facilitator die Steuer in ihrem Namen erhebt. Ist der Marketplace Facilitator in Kansas für die Sales Tax registriert, liegt die Verantwortung für die Erhebung und Abführung der Sales Tax auf vermittelten Transaktionen daher beim Marketplace Facilitator, wodurch die Marketplace Seller von der Erhebungspflicht befreit werden.

Die Facilitators können jedoch eine Befreiung erhalten, wenn mindestens 95 % ihrer Verkäufer die Sales Tax bereits erheben und abführen, wodurch die Marketplace Seller für ihre Verkäufe über die Online-Plattform selbst umsatzsteuerpflichtig würden.

Zusätzlich können der Facilitator und der Verkäufer eine Vereinbarung treffen, in welchem Fall der Verkäufer für die Erhebung und Abführung der Steuern verantwortlich ist. Damit dies gilt, muss jedoch eine Bedingung erfüllt sein. Dazu muss der Verkäufer USD 1 Milliarde an US-Bruttoumsätzen erzielen und sich beim Bundesstaat Kansas registrieren, bevor sich der Facilitator auf die Erhebung durch den Verkäufer verlassen kann.

Digitale Waren und Dienstleistungen

Grundsätzlich gilt die Sales Tax für digitale Waren, wenn diese körperliche Komponenten enthalten. Daher ist der Verkauf vorgefertigter Computersoftware steuerpflichtig, wenn sie auf einem USB-Stick oder einem anderen körperlichen Medium geliefert wird. Zudem ist der Verkauf vorgefertigter Computersoftware auch dann steuerpflichtig, wenn sie elektronisch geliefert wird. Dazu gehört der Download oder die digitale Übertragung, etwa die „Load-and-Leave“-Methode, bei der der Verkäufer die Software auf dem Computer des Käufers installiert, ohne physische Medien zu übergeben.

Digitaler Marktplatz

Im Jahr 2021 führte der Bundesstaat Kansas die Regeln für Marketplace Facilitators ein und unterwarf Online-Marktplätze den Vorschriften der Sales and Use Tax. Nach den Regeln von Kansas ist jeder Marketplace Facilitator, der in Kansas steuerpflichtige körperliche Waren oder Dienstleistungen verkauft oder deren Verkauf vermittelt, verpflichtet, die Sales and Use Tax zu erheben und abzuführen sowie alle geltenden Verfahren und Anforderungen einzuhalten. Nicht alle Marketplace Facilitators unterliegen jedoch diesen Regeln.

Betreiber digitaler Plattformen

Damit ein Marketplace Facilitator in Kansas für die Erhebung und Abführung der Sales Tax haftbar wird, müssen seine Bruttoeinnahmen aus Direktverkäufen an Verbraucher oder aus vermittelten Verkäufen im Namen von Drittanbietern, gemeinhin als Marketplace Seller bezeichnet, den Schwellenwert von USD 100.000 übersteigen. Sobald ein Marketplace Facilitator den Schwellenwert überschreitet, muss er sich registrieren und die Sales Tax auf alle direkten und indirekten Verkäufe sowie auf über den Marktplatz vermittelte Verkäufe erheben und abführen.

Erheben und abführen jedoch 95 % der Marketplace Seller die Sales Tax, kann der Marketplace Facilitator eine Befreiung erhalten, die ihn von der Sales-Tax-Haftung befreit. Zusätzlich kann ein Facilitator von der Pflicht zur Erhebung und Abführung der Sales Tax befreit werden, wenn er eine Vereinbarung mit dem Verkäufer schließt, dessen jährliche US-Bruttoumsätze USD 1 Milliarde übersteigen und der die Haftung selbst übernehmen möchte.

Melde- und Zahlungspflichten in Kansas

Die Häufigkeit der Abgabe von Sales-Tax-Erklärungen und der Zahlung in Kansas hängt von der Gesamtsteuer ab, für die ein Einzelhändler haftet. Beträgt der Gesamtbetrag der in einem Kalenderjahr fälligen Steuern weniger als USD 1.000, werden die Steuererklärungen jährlich bis zum 25. Januar des Folgejahres eingereicht.

Liegt der Betrag der fälligen Steuern im Kalenderjahr zwischen USD 1,00 und USD 5.000, ist eine vierteljährliche Meldung bis spätestens zum 25. Tag des Monats nach Ende jedes Kalenderquartals erforderlich. Monatliche Steuererklärungen sind erforderlich, wenn der Gesamtbetrag der geschuldeten Steuern in einem Kalenderjahr über USD 5.000 liegt.

Sanktionen bei Nichteinhaltung der Sales- and Use-Tax-Anforderungen

Wer Melde- und Zahlungsfristen nicht einhält, muss mit Sanktionen und Zinsen rechnen. Versäumt ein Steuerpflichtiger die fristgerechte Abgabe einer Steuererklärung oder die Zahlung fälliger Steuern, wird eine Sanktion in Höhe von 1 % der nicht gezahlten Steuer pro Monat oder Teilmonat, bis zu einem Höchstsatz von 24 %, zuzüglich Zinsen ab dem Fälligkeitsdatum bis zur Zahlung, verhängt.

Wird zudem bei einer Steuerprüfung oder einem Audit festgestellt, dass der Steuerpflichtige für einen Zeitraum, für den eine Erklärung eingereicht und Steuer gezahlt wurde, zu wenig Steuern gezahlt hat, gilt eine Sanktion von 1 % pro Monat bis zu 10 %, es sei denn, die Unterzahlung ist auf ein Versäumnis zurückzuführen, den Vorschriften angemessen nachzukommen; in diesem Fall beträgt die Sanktion 25 % der nicht gezahlten Steuer. Steuerhinterziehung oder betrügerische Handlungen führen zu einer Sanktion von 50 % auf die fälligen Steuern.