Guide sales & use tax du Kansas : taux, nexus et conformité

Notions de base sur la sales and use tax au Kansas

Sales tax

Le Kansas est l'un des 45 États américains à appliquer de longue date une sales tax de détail, remontant à 1937. Le taux initial applicable était de 2 %, un niveau qui a fortement augmenté au fil des années. La sales tax s'applique aux ventes au détail, ce qui inclut la vente, la location ou le crédit-bail de biens meubles corporels, c'est-à-dire des biens matériels.

Use tax

Au Kansas, la use tax est officiellement appelée Compensating Use Tax. Il existe deux types de use tax au Kansas : la Consumers’ Compensating Use Tax, versée directement par les consommateurs au Kansas Department of Revenue, et la Retailers’ Compensating Use Tax, collectée par les détaillants situés dans d'autres États auprès de leurs clients du Kansas.

La use tax est due sur tout achat effectué hors de l'État, que les biens soient expédiés au Kansas ou récupérés dans un autre État puis rapportés dans l'État. En règle générale, la taxe s'applique en tant que taxe sur le privilège d'utiliser, de stocker ou de consommer dans cet État tout bien corporel pour lequel la sales tax n'a pas été collectée et reversée.

Taux de la sales and use tax au Kansas

Le Kansas applique une sales and use tax de 6.5% à l'échelle de l'État, valable pour toutes les ventes au détail de biens corporels. En complément, la législature du Kansas autorise les districts, les municipalités et les comtés à fixer des taux locaux de sales and use tax. Ainsi, la combinaison des taxes étatiques et locales peut atteindre 12.125%.

Par exemple, la ville de Roeland Park compte trois districts. Selon la localisation du consommateur, le taux d'imposition total applicable, incluant les taxes de l'État, de la ville, du comté et du district, peut être de 10.475%, 9.975% ou 11.475%.

Transactions exonérées

Les biens corporels pour lesquels les droits d'accise ont déjà été acquittés, comme le carburant automobile, sont exonérés de sales and use tax. Cette règle comporte toutefois certaines limites : les cigarettes, les cigarettes électroniques et consommables associés, les boissons maltées céréalières, les produits à base de malt, les véhicules automobiles, les pneus, le nettoyage à sec et la blanchisserie, ainsi que les recettes des compétitions sportives réglementées, en sont exclus.

En outre, les biens corporels ou services taxables achetés par l'État du Kansas ou ses subdivisions politiques, ainsi que par les hôpitaux publics ou privés à but non lucratif, sont également exonérés de sales and use tax. Les ventes réalisées auprès d'entrepreneurs qui construisent, rénovent, réparent ou aménagent des installations dans les hôpitaux, écoles, établissements d'enseignement, établissements pénitentiaires de l'État ou installations du gouvernement fédéral des États-Unis sont considérées comme des ventes exonérées.

Par ailleurs, les biens corporels consommés dans la production, la fabrication, la transformation, l'extraction minière, le forage, le raffinage, le mélange, le traitement des déchets ou les services, ainsi que ceux utilisés pour l'irrigation des cultures destinées à la revente, sont exonérés de taxe.

Règles de nexus au Kansas

Les assujettis physiquement présents au Kansas ou qui établissent un nexus par d'autres moyens, par exemple en exerçant une activité économique dans l'État sans y être physiquement présents, sont tenus de s'immatriculer à la sales and use tax, de la collecter et de la reverser au Kansas Department of Revenue.

Nexus physique

Les assujettis établissent un nexus physique au Kansas s'ils y maintiennent directement ou indirectement une installation physique, telle qu'un bureau, un entrepôt, un centre de distribution ou tout autre établissement. De plus, le recours à toute personne physiquement présente pour vendre, livrer, installer, assembler, fournir un service, réparer ou solliciter des ventes ou des commandes suffit à établir un nexus.

En outre, un nexus physique peut être établi lorsqu'un vendeur hors de l'État se rend au Kansas pour y fournir des services taxables. Cette règle s'applique aux entrepreneurs, prestataires de réparation ou autres professionnels de services qui opèrent physiquement dans l'État. Le maintien d'un stock ou d'un inventaire de biens corporels au Kansas en vue de ventes régulières constitue une autre manière, pour les assujettis, d'établir un nexus physique.

Nexus économique

En 2021, la Chambre et le Sénat du Kansas ont introduit une législation instaurant un seuil de nexus économique pour les vendeurs hors de l'État ou à distance réalisant des ventes auprès de consommateurs locaux. Ainsi, les assujettis sans présence physique au Kansas sont considérés comme des détaillants exerçant une activité dans l'État si leurs recettes brutes issues des ventes à des clients du Kansas dépassent USD 100,000.

Nexus des marketplaces

La même règle applicable aux vendeurs hors de l'État ou à distance s'applique aux marketplace facilitators et aux marketplace sellers. Autrement dit, s'ils dépassent le seuil de USD 100,000 de recettes brutes issues de ventes directes ou facilitées à des clients du Kansas, ils doivent s'immatriculer, collecter et reverser les taxes.

Biens et services taxables au Kansas

La sales tax s'applique généralement aux ventes au détail, locations ou crédits-bails de biens corporels, aux frais de main-d'œuvre pour installer, utiliser, réparer, entretenir, modifier ou maintenir des biens corporels, ainsi qu'aux ventes de droits d'entrée dans des lieux proposant des services d'amusement, de divertissement ou de loisirs.

Ainsi, les ventes au détail de biens corporels tels que les aliments, vêtements, meubles, véhicules, ordinateurs, équipements, livres et cassettes sont taxables. Les ventes de logiciels informatiques, ainsi que les services de modification, d'altération, de mise à jour ou de maintenance de logiciels, sont soumis à la sales tax. De plus, les ventes de matériel informatique et de composants sont également soumises à la sales tax.

Concernant les services, ils ne sont généralement pas taxables, sauf s'ils sont expressément désignés comme taxables dans la loi fiscale applicable. La liste des services taxables comprend les services d'installation, tels que l'installation de plomberie, de câblage, de meubles, d'ampoules et d'autres équipements dans un immeuble de bureaux, la plantation d'arbres, d'arbustes ou de gazon, ou encore le montage de pneus ou de pièces sur un véhicule. En outre, la peinture, la pose de papier peint, l'application d'engrais ou de désherbant, le cirage des sols, la réfection des parkings et les services de transformation, comme la modification ou l'altération de meubles, de logiciels ou de vêtements, sont tous taxables.

Transactions groupées et test de l'objet réel

À l'instar d'autres États américains, la législation du Kansas définit les transactions groupées comme une vente unique, non détaillée, combinant deux produits distincts et identifiables ou plus, à l'exclusion des biens immobiliers ou des services liés aux biens immobiliers, pour un prix global unique.

Si une transaction comprend un bien corporel vendu conjointement avec un service, lorsque le service constitue l'objet réel de la transaction — par exemple du matériel vendu uniquement pour permettre ce service —, la vente est traitée comme un service. Lorsque des services sont vendus ensemble, l'un venant simplement en appui de l'autre et l'objet réel de la transaction étant le service principal, les règles applicables sont celles relatives au service principal.

Lorsqu'une transaction comprend à la fois des produits taxables et non taxables et que la part taxable représente 10% ou moins du total, la transaction est exonérée de sales and use tax en vertu de la règle de minimis.

Cadre applicable au commerce électronique

Le Kansas a initialement introduit les règles de nexus économique applicables aux vendeurs hors de l'État ou à distance en 2019. Toutefois, la législation initiale ne fixait aucun seuil. Par conséquent, tout vendeur à distance commercialisant des biens corporels ou des services dans l'État devait s'immatriculer et commencer à collecter la taxe au 1er octobre 2019. Cependant, en juillet 2021, le Kansas a adopté une loi fixant le seuil de nexus économique à USD 100,000.

Le seuil est calculé sur la base des recettes brutes issues des ventes réalisées auprès des consommateurs du Kansas. Les recettes brutes désignent la valeur totale perçue au titre des ventes au détail effectuées dans l'État, y compris toutes les formes de contrepartie, telles que l'argent, le crédit, les biens ou tout autre élément de valeur. Les assujettis peuvent toutefois déduire deux montants spécifiques lorsqu'ils déclarent leurs recettes brutes : la valeur des biens retournés et la valeur de tout bien repris en échange dans le cadre de la transaction.

Une fois le seuil dépassé, les assujettis doivent s'immatriculer, facturer, collecter et reverser la sales tax étatique et locale.

Règles applicables aux marketplaces

Si certains vendeurs à distance proposent et vendent des biens corporels et des services taxables via leurs sites web et canaux similaires, d'autres recourent aux marketplaces en ligne pour réaliser des ventes au détail auprès des consommateurs du Kansas. Ces derniers, communément appelés marketplace sellers, sont soumis aux règles applicables aux marketplaces.

Selon ces règles, les principales obligations des vendeurs découlent de leurs accords avec le facilitateur et du fait que celui-ci collecte ou non la taxe pour leur compte. Ainsi, si le marketplace facilitator est immatriculé à la sales tax au Kansas, la responsabilité de collecter et de reverser la sales tax sur les transactions facilitées incombe au marketplace facilitator, ce qui dispense les marketplace sellers de l'obligation de collecte.

Toutefois, les facilitateurs peuvent obtenir une dispense si au moins 95 % de leurs vendeurs collectent et reversent déjà la sales tax, ce qui rendrait les marketplace sellers redevables de la sales tax au titre de leurs ventes réalisées via la plateforme en ligne.

Par ailleurs, le facilitateur et le vendeur peuvent convenir que le vendeur assume la responsabilité de collecter et de reverser les taxes. Une condition doit toutefois être remplie pour que cela s'applique : le vendeur doit réaliser 1 milliard USD de ventes brutes aux États-Unis et doit s'immatriculer auprès de l'État du Kansas avant que le facilitateur puisse s'appuyer sur la collecte effectuée par le vendeur.

Biens et services numériques

En règle générale, la sales tax s'applique aux biens numériques s'ils comportent des composantes corporelles. Ainsi, les ventes de logiciels préécrits sont taxables lorsqu'ils sont livrés sur une clé USB ou un autre support matériel. De plus, les ventes de logiciels préécrits sont également taxables lorsqu'ils sont livrés par voie électronique. Cela inclut le téléchargement ou le transfert numérique, comme la méthode « load and leave », par laquelle le vendeur installe le logiciel sur l'ordinateur de l'acheteur sans transfert d'aucun support physique.

Marketplace numérique

En 2021, l'État du Kansas a introduit les règles relatives aux marketplace facilitators, soumettant les marketplaces en ligne aux règles et réglementations de la sales and use tax. Selon les règles du Kansas, tout marketplace facilitator vendant ou facilitant la vente de biens corporels ou de services soumis à taxe au Kansas est tenu de collecter et de reverser la sales and use tax et de respecter l'ensemble des procédures et obligations applicables. Cependant, tous les marketplace facilitators ne sont pas soumis à ces règles.

Exploitant de plateforme numérique

Pour qu'un marketplace facilitator devienne redevable de la collecte et du reversement de la sales tax au Kansas, ses recettes brutes issues des ventes directes aux consommateurs ou des ventes facilitées pour le compte de vendeurs tiers, communément appelés marketplace sellers, doivent dépasser le seuil de USD 100,000. Une fois ce seuil dépassé, le marketplace facilitator doit s'immatriculer, collecter et reverser la sales tax sur l'ensemble des ventes directes et indirectes, ainsi que sur les ventes facilitées par la marketplace.

Toutefois, si 95% des marketplace sellers collectent et reversent la sales tax, le marketplace facilitator peut obtenir une dispense qui le libère de sa responsabilité au titre de la sales tax. En outre, un facilitateur peut être déchargé de la responsabilité de collecter et de reverser la sales tax s'il signe un accord avec un vendeur dont les ventes brutes annuelles aux États-Unis dépassent 1 milliard USD et qui souhaite assumer lui-même cette responsabilité.

Obligations de déclaration et de paiement au Kansas

La fréquence de dépôt des déclarations de sales tax et de paiement au Kansas dépend du montant total de taxe dont chaque détaillant est redevable. Ainsi, si le montant total des taxes dues au cours d'une année civile est inférieur à USD 1,000, les déclarations sont déposées une fois par an, au plus tard le 25 janvier de l'année suivante.

Si le montant des taxes dues au cours de l'année civile est compris entre USD 1,00 et USD 5,000, une déclaration trimestrielle est requise au plus tard le 25e jour du mois suivant la fin de chaque trimestre civil. Des déclarations mensuelles sont requises lorsque le montant total des taxes dues au cours d'une année civile dépasse USD 5,000.

Sanctions en cas de non-respect des obligations de sales and use tax

Ceux qui ne respectent pas les délais de déclaration et de paiement s'exposent à des pénalités et à des intérêts de retard. Si un assujetti ne dépose pas de déclaration ou ne s'acquitte pas des taxes dues dans les délais, une pénalité égale à 1% de la taxe impayée par mois ou fraction de mois, dans la limite d'un maximum de 24%, majorée des intérêts courant de la date d'échéance jusqu'au paiement, est appliquée.

Par ailleurs, si un contrôle ou un audit fiscal révèle que l'assujetti a sous-payé ses taxes au titre d'une période pour laquelle une déclaration a été déposée et la taxe acquittée, une pénalité de 1% par mois s'applique dans la limite de 10%, sauf si le sous-paiement résulte d'un défaut de conformité raisonnable, auquel cas la pénalité s'élève à 25% de la taxe impayée. La fraude fiscale ou les activités frauduleuses entraînent une pénalité de 50% sur les taxes dues.