How do I know if my organization qualifies for a US sales tax exemption with MailerLite?

To qualify, your organization must meet specific requirements set by the state where you’re claiming exemption. Most commonly, nonprofits, government agencies, and businesses making tax-exempt purchases (like resale or manufacturing) are eligible. Double-check your organization’s status and make sure you’re using the right certificate for the right state. If you’re not sure, consider talking to a tax advisor or checking with the state’s tax authority before submitting documents to MailerLite.

What happens if I submit the wrong type of exemption certificate to MailerLite?

If you send in the wrong certificate, you’ll likely be charged sales tax on your purchase, and your exemption request may be rejected. Each state has its own forms and rules, so make sure you’re submitting the correct and fully completed certificate. It’s up to you to get it right, since MailerLite won’t process incomplete or incorrect documents.

When should I submit my sales tax exemption certificate to MailerLite?

You should submit your exemption certificate before you pay your invoice to avoid being charged sales tax. Don’t wait until tax season or after payment. Reach out to MailerLite’s support or billing team as soon as you have your completed certificate ready.

Why does each state have different exemption forms and rules?

In the US, sales tax is managed at the state level, not federally. That means every state sets its own requirements, certificates, and deadlines for exemptions. What works in one state won’t automatically transfer to another, so you need to track each state’s process separately.

What’s the best way to keep my exemption certificates organized for audits?

Store digital copies of every certificate you submit, along with any confirmation emails from MailerLite. Use a simple spreadsheet to track expiration dates and renewal deadlines. Make sure all your information matches your organization’s records. Review your files at least once a year or whenever you start operating in a new state.

Exenciones del impuesto sobre las ventas en EE.UU: El proceso de MailerLite

Navegar por las exenciones de impuestos sobre las ventas en EE.UU. como usuario de MailerLite puede resultar abrumador, especialmente para las organizaciones sin ánimo de lucro y las empresas. Las normas, el papeleo y los requisitos cambian de un estado a otro, y averiguar exactamente lo que su organización necesita es, en el mejor de los casos, confuso. Si se omite un paso o se utiliza un certificado incorrecto, se corre el riesgo de recibir facturas de impuestos sorpresa o sanciones en el futuro. Por eso es tan importante entender las exenciones del impuesto sobre las ventas, no sólo para ahorrar dinero, sino también para cumplir la normativa. Para los usuarios de MailerLite, este proceso es aún más complicado porque las políticas de la empresa requieren que usted gestione las exenciones directamente proporcionando la documentación correcta, aunque su información pública sobre el proceso es bastante limitada. En otras palabras, la responsabilidad recae sobre ti. En este artículo, aprenderá cómo funcionan las exenciones del impuesto sobre las ventas en EE.UU., por qué son importantes las normas de cada estado, qué tipos de certificados puede necesitar su organización y cómo presentar la documentación adecuada a MailerLite cuando reúna los requisitos. También obtendrá consejos prácticos para evitar errores comunes y mantener sus registros fiscales listos para la auditoría. Con casi todos los estados exigiendo su propio certificado y proceso, el seguimiento y la gestión de sus exenciones es esencial para un funcionamiento sin problemas. Si desea tomar el control de su experiencia con los impuestos sobre las ventas de MailerLite y evitar costes innecesarios, esta guía es para usted.

1. ¿Qué son las exenciones del impuesto sobre las ventas en EE.UU. y por qué son importantes?

En primer lugar, aclaremos qué son las exenciones del impuesto sobre las ventas en EE.UU.. Estas exenciones permiten a determinados compradores no pagar el impuesto sobre las ventas en las compras que cumplen los requisitos. Esto es muy importante para las organizaciones sin ánimo de lucro, las agencias gubernamentales e incluso algunas empresas, ya que ayuda a mantener los costes bajos legalmente. En resumidas cuentas: su organización debe cumplir unos requisitos estrictos y utilizar el certificado adecuado para no tener que pagar impuestos sobre las ventas.

Algunos grupos y compras comunes que pueden estar exentos:

Organizaciones benéficas o educativas que compran para uso oficial
Agencias gubernamentales
Empresas que compran bienes para su reventa o uso cualificado, como la fabricación.

Si es usuario de MailerLite, comprenda que los proveedores de SaaS como MailerLite deben comprobar los certificados de exención de cada estado en el que solicite la exención fiscal. No es que MailerLite sea quisquilloso, es la ley.

2. Conocer los tipos de certificados de exención del impuesto sobre las ventas

Elegir el certificado de exención correcto no es negociable para el cumplimiento. No existe un documento universal para las exenciones del impuesto sobre las ventas en EE.UU.: cada uno sirve para un propósito específico, y utilizar el tipo equivocado puede invalidar su solicitud. He aquí lo que debe buscar:

Certificados de reventa: Para bienes que van a ser revendidos.
Certificados de entidad: Para organizaciones sin ánimo de lucro, grupos religiosos, escuelas u organismos gubernamentales.
Certificados de uso: Para compras destinadas a la fabricación, I+D o actividades similares que cumplan los requisitos.
Permisos de pago directo: Permiten a algunos compradores pagar el impuesto sobre las ventas directamente al Estado.

Y recuerde que necesita un certificado distinto para cada estado en el que desee estar exento. No se trata de un proceso "de una sola vez". Para una inmersión más profunda en los requisitos legales estado por estado, echa un vistazo a esta visión práctica de los certificados de exención.

3. Cada estado tiene sus propias normas, y eso lo cambia todo

Si opera en varios estados o compra para equipos con varias ubicaciones, prepárese. Las exenciones del impuesto sobre las ventas en EE.UU. se gestionan a nivel estatal, por lo que cada estado en el que opere puede tener diferentes formularios, normas y períodos de renovación. Utilizar, por ejemplo, el certificado STEC-B de Ohio para una compra en Utah no funcionará.

Algunos ejemplos prácticos:

Ohio: Utiliza el certificado de exención general STEC-B
Utah: Requiere el TC-721
Muchos otros estados tienen sus propios formularios

Utilizar un formulario obsoleto, un tipo incorrecto o saltarse un plazo de renovación puede convertir su compra "exenta" en un costoso error. Mantenerse organizado es esencial.

Para obtener las últimas actualizaciones sobre las normas del impuesto sobre las ventas de EE.UU. y los cambios relevantes para los vendedores remotos y los vendedores multiestatales, consulte nuestro resumen: Cambios clave en el impuesto sobre las ventas de EE.UU. para 2025.

Estado	Ejemplo de certificado	Uso típico
Ohio	Exención general STEC-B	Compras generales no imponibles
Utah	TC-721	Exenciones para entidades beneficiarias
California	BOE-230 Certificado de reventa	Bienes adquiridos para su reventa

4. Cómo gestiona MailerLite el impuesto sobre las ventas y las exenciones en EE.UU.

El enfoque de MailerLite respecto al impuesto sobre las ventas en EE.UU. es sencillo: los impuestos se añaden en el momento de la compra en función del lugar en el que se encuentre, y las solicitudes de exención son responsabilidad suya. Si su organización cumple los requisitos para la exención de impuestos sobre las ventas en EE.UU., debe proporcionar la documentación correcta directamente al equipo de soporte o facturación de MailerLite. No hay exención con un solo clic, y la documentación pública de MailerLite es bastante escasa en detalles.

Esto es lo que tiene que hacer

Identificar el estado de exención de su organización y los requisitos estatales.
Reunir los certificados correctos y debidamente cumplimentados.
Envíe todos los documentos a MailerLite lo antes posible, antes de pagar la factura.

Si tiene preguntas, no espere una sorpresa en su factura: póngase en contacto con el servicio de asistencia de MailerLite y pida confirmación sobre cómo enviar su certificado. Esta comunicación directa refleja el estándar de la industria para los proveedores de SaaS, según este FAQ sobre impuestos de ventas de un proveedor similar.

5. Mejores prácticas: Mantenga sus certificados de exención listos para la auditoría

La gestión de los certificados de exención no consiste sólo en presentarlos, sino también en estar preparado por si alguna vez se revisa su documentación. No llevar un registro, no hacer un seguimiento de las renovaciones o no actualizar la información de la entidad puede acarrear costosas sanciones en caso de auditoría.

Pasos sencillos para estar al día:

Conserve registros digitales de todos los certificados de exención presentados, incluidas copias de las confirmaciones por correo electrónico de MailerLite.
Controle todas las fechas de caducidad de los certificados y los plazos de renovación en una sencilla hoja de cálculo.
Compruebe que la información del certificado coincide con el domicilio social y el NIF de su organización.
Revise y actualice su documentación al menos una vez al año, o siempre que opere en un nuevo estado.

Si utiliza un proveedor para el almacenamiento de certificados, asegúrese de que cumple las normas reglamentarias. Para obtener consejos prácticos, consulte esta guía detallada sobre gestión de exenciones.

6. Exenciones del impuesto sobre las ventas en EE.UU. frente a exenciones del IVA: ¿cuál es la diferencia?

Los usuarios de SaaS procedentes de fuera de EE.UU. pueden esperar un sistema similar al de las exenciones del IVA, pero en Estados Unidos es más complicado. En EE.UU., cada estado gestiona su propio programa, que requiere diferentes formularios, criterios y plazos, a diferencia del enfoque más coherente del IVA que se observa en la UE.

Para una guía de alto nivel sobre las diferencias entre el impuesto sobre las ventas de EE.UU. y el IVA, especialmente para las empresas internacionales que inician operaciones en EE.UU., consulte nuestra guía: Prepararse para vender en EE.UU. como entidad extranjera.

Para las empresas globales de SaaS, esto significa actualizar los procesos de cumplimiento para cada estado de EE.UU. donde tenga usuarios. La falta de un registro central o un sistema de presentación puede ser frustrante, pero mantenerse al tanto de las reglas de cada estado no es negociable para el cumplimiento.

7. Paso a paso: Cómo solicitar una exención del impuesto sobre las ventas en EE.UU. con MailerLite

¿Está listo para solicitar la exención del impuesto sobre las ventas en EE.UU. con MailerLite? Aquí tiene un sencillo camino a seguir. Complete cada uno de estos pasos para maximizar sus posibilidades de aprobación y mantener sus pagos exentos de impuestos innecesarios.

1. Verifique la elegibilidad: Asegúrese de que su organización cumple los requisitos para una exención del impuesto sobre las ventas en función de su estatus y tipo de compra.

2. Encuentre el certificado estatal correcto: Descargue o solicite el formulario correcto para su estado y categoría de exención.

3. 3. Rellene el certificado con precisión: Rellene todos los datos requeridos: nombre de la entidad, dirección, NIF, tipo de exención y firma.

4. Póngase en contacto con MailerLite: Ponte en contacto con su equipo de soporte o facturación a través de su página de contacto o servicio de ayuda.

5. Envíe su certificado: Adjunte su documento cumplimentado. Especifica qué facturas o periodos de facturación quieres que estén cubiertos.

6. Solicite confirmación: Solicite confirmación por escrito a MailerLite de que su exención ha sido tramitada.

7. 7. Guarde toda la documentación: Guarde copias digitales de todas las presentaciones y respuestas de MailerLite para protección contra auditorías.

Si se mantiene proactivo y organizado, evitará pagar impuestos sobre las ventas innecesarios y mantendrá su cuenta MailerLite en buen estado.

Tome el control de sus exenciones de impuestos sobre las ventas en EE.UU., no se arriesgue a esperar hasta la temporada de impuestos o su próxima auditoría para descubrir que algo ha ido mal.