Guía sobre el nexo fiscal en materia de impuestos sobre las ventas en EE. UU. para vendedores multicanal

El enfoque de ventas multicanal es una práctica que viene de lejos y que, en el siglo XXI, ha abierto importantes oportunidades de crecimiento para las empresas de comercio electrónico. Sin embargo, este enfoque también viene acompañado de uno de los entornos normativos más complejos del comercio moderno: el impuesto sobre las ventas en Estados Unidos.

A diferencia del impuesto sobre la renta, que se regula a nivel federal, el impuesto sobre las ventas es un régimen que depende de cada estado y que incluye miles de tasas y normas locales. Los vendedores online que utilizan una combinación de mercados, tiendas web directas y servicios logísticos de terceros pueden encontrarse en una situación difícil si no tienen una idea clara de cuándo, dónde y cómo cumplir estas normas.

Mapeo de los canales de venta

Para sentar las bases de este artículo, es importante aclarar qué son las ventas multicanal y quiénes son los vendedores multicanal. Por lo general, los vendedores multicanal utilizan dos o más vías de venta simultáneamente. Por ejemplo, un particular o una empresa puede realizar ventas directas al consumidor a través de su propio sitio web o de una tienda online alojada en Shopify, BigCommerce o WooCommerce, al tiempo que vende en Amazon, eBay o Etsy. Además, los vendedores también pueden tener una tienda física en algunas ciudades o estados.

Si bien todas estas opciones y canales de venta son más que prácticos para los vendedores, cada uno de ellos interactúa de manera diferente con las normas y reglamentos sobre impuestos sobre las ventas, lo que crea una intrincada red que los vendedores deben desentrañar. Y la causa de todo ello nos lleva a la sentencia Wayfair.

La era posterior a Wayfair y la complejidad multicanal

En la era anterior a Wayfair, el sistema de impuestos sobre las ventas de EE. UU. exigía a los vendedores tener una presencia física en un estado, como una oficina, empleados o inventario, antes de obligarles a recaudar y remitir el impuesto sobre las ventas. Esta práctica se basaba en la sentencia de 1992 del caso Quill Corp. contra Dakota del Norte, que impedía a los estados recaudar el impuesto sobre las ventas de las compras minoristas realizadas a través de Internet u otros canales de comercio electrónico, a menos que el vendedor tuviera una presencia física en el estado.

Sin embargo, esa práctica cambió drásticamente en 2018 con la histórica decisión del Tribunal Supremo en el caso South Dakota contra Wayfair, Inc., que dio lugar a la introducción generalizada de normas de nexo económico entre los estados de EE. UU., seguidas de normas para los facilitadores del mercado. A partir de ese momento, los vendedores remotos o fuera del estado sin presencia física pueden estar obligados a recaudar y remitir el impuesto sobre las ventas, siempre que superen el umbral de cada estado.

Para los vendedores multicanal, esto supuso el inicio de una nueva era en la que deben mantener un seguimiento detallado de todos los canales para determinar dónde y cuándo han establecido un nexo económico. A esto se suman las normas desunificadas sobre facilitadores de mercado, que hacen que los operadores de mercado sean responsables del impuesto sobre las ventas, lo que complica aún más el cálculo del umbral.

Más concretamente, el seguimiento de las ventas relacionadas con el nexo se complica especialmente cuando se divide el total de las ventas entre los canales directos y los mercados, cada uno de los cuales puede contar de forma diferente para los umbrales.

Cómo afectan las normas de los facilitadores del mercado a la responsabilidad

Está bien establecido que, en la era posterior a Wayfair, los facilitadores del mercado son responsables de calcular, recaudar y remitir el impuesto sobre las ventas de todas las ventas realizadas por los vendedores del mercado a través de plataformas como Amazon, eBay, Etsy y otras. Si bien esto reduce en gran medida la carga del vendedor para esas transacciones, el alivio no es absoluto.

Sin embargo, la situación de los vendedores se complica cuando necesitan un facilitador de mercado que no esté obligado a recaudar y remitir el impuesto sobre las ventas. Por lo general, esto significa que el mercado no superó el umbral de nexo a nivel estatal. En tales casos, los vendedores deben calcular las ventas del mercado en función de su nexo económico y, si superan el umbral, deben recaudar y remitir el impuesto sobre las ventas de las transacciones del mercado.

Otro problema con las normas no armonizadas sobre los facilitadores del mercado es que los estados tienden a tratar las ventas en el mercado de forma diferente a la hora de determinar si los vendedores superan los umbrales de nexo económico.

Por ejemplo, en Alabama, las ventas en el mercado están excluidas del umbral para los vendedores individuales. Esto significa que solo las ventas minoristas directas al consumidor son relevantes para el nexo económico. Por el contrario, la ley de facilitadores de mercado de California incluye las ventas en el mercado en el cálculo del umbral para los vendedores individuales, lo que hace que todas las ventas sean relevantes para establecer la presencia económica en el estado.

Cabe destacar que las normas sobre facilitadores de mercado excluyen las tiendas aduaneras en Shopify, BigCommerce o WooCommerce, así como los proveedores de servicios de pago que no realizan otras actividades relacionadas con las ventas. En consecuencia, los vendedores cuyas tiendas en línea están alojadas en una de estas plataformas siguen siendo responsables de los impuestos adeudados por las ventas realizadas a través de dichas plataformas y deben determinar de forma independiente su nexo, calcular y recaudar el impuesto sobre las ventas correspondiente, presentar las declaraciones requeridas y remitir el impuesto a las jurisdicciones pertinentes.

Ubicación del inventario y nexo físico

Incluso con las normas de nexo económico y de mercado en vigor, los vendedores no deben descuidar el nexo físico. Los vendedores remotos o fuera del estado pueden establecer un nexo físico incluso si no tienen tiendas, almacenes o empleados en un estado. La cuestión clave en este caso es si el almacenamiento de inventario en un almacén, incluidos los gestionados por proveedores de logística externos como el programa Fulfillment by Amazon (FBA) de Amazon u otros 3PL, crea un nexo. Como suele ocurrir con los impuestos sobre las ventas en EE. UU., estas normas no siempre son sencillas.

Por ejemplo, en Oklahoma, si la única presencia física del vendedor en el estado es el inventario almacenado en un almacén de terceros sobre el que el vendedor no tiene control, el vendedor no tiene un nexo físico en Oklahoma. Por lo tanto, para que un vendedor tenga un nexo físico, es fundamental que controle el almacén, y no solo que sea propietario y almacene el inventario.

En Nueva York, el mero almacenamiento de inventario en un centro de distribución de terceros no crea, por sí solo, un nexo físico para el vendedor, siempre que los servicios de terceros no afiliados se limiten a la definición legal de servicios de distribución, como aceptar pedidos, responder a las consultas de los clientes, facturar, cobrar y enviar pedidos.

Por el contrario, mantener inventario en Arizona, incluso a través de centros de distribución de terceros como Amazon FBA, crea una presencia física, lo que requiere el registro, la recaudación y el pago del impuesto sobre las ventas, conocido como impuesto sobre privilegios de transacción (TPT), independientemente del volumen de ventas.

Cabe destacar que existe una diferencia en la forma en que los estados definen o expresan el inventario en su legislación. Por ejemplo, Texas tiene una definición amplia que, tras una interpretación exhaustiva, significa en última instancia que el almacenamiento de inventario en almacenes de terceros crea un nexo físico. Por el contrario, el Departamento de Hacienda de Pensilvania afirma explícitamente que se crea un nexo físico cuando los vendedores a distancia almacenan sus bienes, o los bienes de sus representantes, en un centro de distribución o de cumplimiento ubicado en el estado.

Riesgos clave de cumplimiento que se deben evitar

Dado que las leyes sobre facilitadores de mercado no cubren todos los escenarios de venta para los vendedores multicanal, estos deben distinguir con precisión entre las ventas en el mercado y las ventas en canales directos. Además, los vendedores no deben ignorar el impacto de la ubicación del inventario en el nexo físico. El mantenimiento de registros es otra fuente frecuente de incumplimiento normativo. Los estados pueden realizar auditorías comparando los informes del mercado con las declaraciones de los vendedores.

El incumplimiento de cualquiera de estas obligaciones puede dar lugar a impuestos atrasados, sanciones basadas en valores de venta estimados o presuntos e intereses. Por eso, los vendedores deben mantenerse al día de la evolución de las leyes estatales, que revisan periódicamente los umbrales de nexo económico, las definiciones de facilitador de mercado y los requisitos de presentación de documentos.

Fuente: Departamento de Hacienda de Colorado, VATabout - Guía de impuestos sobre ventas y uso en EE. UU., VATabout - EE. UU. - Retos para el cumplimiento tributario de los proveedores extranjeros de comercio electrónico, Quill Corp. contra Dakota del Norte, VATabout - Oklahoma: sentencia sobre el nexo fiscal del impuesto sobre las ventas para el inventario del mercado, VATabout - NYDTF: Los minoristas de fuera del estado no son vendedores según las normas del impuesto sobre las ventas, VATabout - Nexo fiscal de Arizona: normas clave para las empresas de fuera del estado, Ley de Texas sobre impuestos limitados sobre las ventas, los impuestos especiales y el uso, Departamento de Hacienda de Pensilvania