Ohio Sales & Use Tax Leitfaden: Steuersätze, Nexus-Regeln & Einreichung

Grundlagen der Sales and Use Tax in Ohio

Sales Tax

In Ohio gilt die Sales Tax für den Kauf, das Leasing oder die Vermietung beweglicher Sachen und bestimmter aufgeführter Dienstleistungen. Interessanterweise betrachtet das Ohio Department of Taxation die Sales Tax als „Treuhandsteuer“ (trust tax), da Einzelhändler und bestimmte Dienstleister sie im Namen des Bundesstaates erheben. Das Department of Taxation ergänzt, dass die Verbraucher die Steuer an die Verkäufer zahlen und erwarten, dass diese sie korrekt und fristgerecht melden und abführen.

Use Tax

In Fällen, in denen Einzelhändler oder Dienstleister die Sales Tax zum Zeitpunkt des Verkaufs nicht erheben, muss der Verbraucher die Use Tax direkt an den Bundesstaat zahlen. Ansässige Verbraucher, die häufig Käufe ohne Steuererhebung tätigen, sollten ein Use-Tax-Konto anlegen und Erklärungen einreichen. Wer solche Käufe hingegen nur gelegentlich tätigt, kann freiwillige Zahlungen an das Ohio Department of Taxation leisten oder die Steuer in seiner Ohio-Einkommensteuererklärung angeben.

Sales- und Use-Tax-Sätze in Ohio

Die staatliche Sales and Use Tax ist auf 5,75 % festgelegt. Zusätzlich zur staatlichen Steuer können lokale Behörden wie Countys und regionale Verkehrsbetriebe (transit authorities) zusätzliche Sales and Use Taxes erheben. In Ohio gibt es 88 Countys und fünf Verkehrsgebiete (transit areas).

Zu den Verkehrsgebieten gehören die Städte Columbus, Dublin und Westerville im Delaware County, die Städte Columbus und Reynoldsburg im Fairfield County, die Stadt Reynoldsburg im Licking County, die Stadt Dublin im Union County sowie die Stadt Rossford im Wood County.

Die anwendbaren lokalen Steuersätze hängen daher davon ab, wo die Transaktion besteuert wird. Beispielsweise gelten im Licking County und im Verkehrsgebiet Licking unterschiedliche Sätze. Befindet sich der Verbraucher im Licking County, gilt eine Sales and Use Tax von 1,5 %. Im Verkehrsgebiet Licking beträgt die lokale Sales and Use Tax hingegen 2,5 %. Bemerkenswert ist, dass der kombinierte Gesamtsatz aus staatlicher, County- und Verkehrssteuer 8,75 % nicht übersteigen darf.

Steuerbefreite Umsätze

In Ohio sind Umsätze im Zusammenhang mit Käufen durch den Bundesstaat oder seine Gebietskörperschaften steuerbefreit. Darüber hinaus sind Umsätze mit Lebensmitteln für den menschlichen Verzehr, sofern sie zum Verzehr außer Haus verkauft werden – einschließlich Take-out- und Lebensmitteleinkäufen –, in der Regel steuerbefreit. Auch Verkäufe von Zeitungen und einer bestimmten Art von Zeitschriften sind von der Sales and Use Tax befreit.

Befreiungen sind zudem für bestimmte Verkäufe durch gemeinnützige, mildtätige Organisationen oder Kirchen vorgesehen, sofern bestimmte Bedingungen erfüllt sind. Die meisten im Bauwesen oder in bestimmten Spezialbranchen verwendeten Güter und Dienstleistungen können steuerbefreit sein, wenn sie an einen Auftragnehmer zur Einbeziehung in Grundeigentum verkauft werden – einschließlich Projekten des öffentlichen Sektors, Gebäuden mildtätiger Einrichtungen, bestimmter land- oder gartenbaulicher Bauten sowie sonstiger festgelegter Verbesserungen an Grundeigentum.

Gelegenheitsverkäufe (casual sales) – etwa gelegentliche, einmalige oder nicht gewerbliche Verkäufe durch Privatpersonen – sind von der Sales and Use Tax ausgenommen. Bestimmte hochpreisige Gegenstände wie Kraftfahrzeuge, Wasserfahrzeuge und ähnliche Artikel bleiben jedoch steuerpflichtig.

Nexus-Regeln in Ohio

Damit Privatpersonen oder Unternehmen als Steuerpflichtige behandelt werden, müssen sie einen Nexus oder eine erhebliche Präsenz in Ohio haben. Der Nexus kann je nach Geschäftsmodell auf drei Arten begründet werden, und zwar unabhängig davon, ob die Steuerpflichtigen aus Ohio, aus einem anderen US-Bundesstaat oder aus dem Ausland stammen.

Physischer Nexus

Unternehmen und Privatpersonen, die physisch in Ohio ansässig sind, müssen sich für die Sales Tax registrieren, indem sie eine Händlerlizenz (vendor's licence) erwerben. Eine physische Präsenz bzw. ein physischer Nexus wird durch ein Ladengeschäft, einen Ausstellungsraum oder ein Vertriebszentrum im Bundesstaat oder durch Eigentum oder Anmietung von Grundeigentum dort begründet. Auch das Halten von Lagerbeständen oder die Beschäftigung von Personal in Ohio genügt, um einen Nexus zu begründen.

Wirtschaftlicher Nexus

2019 verabschiedete Ohio ein Gesetz, das alle außerhalb des Bundesstaates ansässigen bzw. Fernabsatzverkäufer verpflichtet, eine Händlerlizenz zu erwerben, wenn sie mehr als 500.000 USD an Bruttoumsätzen mit Verbrauchern im Bundesstaat erzielen. Der Schwellenwert für den wirtschaftlichen Nexus wurde jedoch geändert und auf die derzeit geltenden 100.000 USD an Bruttoeinnahmen aus Ohio oder 200 oder mehr separate Transaktionen in den Bundesstaat gesenkt. Überschreiten außerhalb ansässige Verkäufer also einen dieser beiden Schwellenwerte, müssen sie sich in Ohio für die Sales Tax registrieren.

Marktplatz-Nexus

Seit September 2019 sind Marktplatzbetreiber mit einem erheblichen Nexus in Ohio verpflichtet, eine Seller’s-Use-Tax-Lizenz zu erwerben, die Sales Tax von Verbrauchern zu erheben, Erklärungen einzureichen und die Steuer auf alle steuerpflichtigen Einzelhandelsverkäufe abzuführen, die über ihre Plattform nach Ohio getätigt werden. Dies umfasst sowohl eigene als auch vermittelte Verkäufe. Marktplatzbetreiber gelten als Begründer eines erheblichen Nexus, wenn sie im laufenden oder im vorangegangenen Kalenderjahr Bruttoeinnahmen von mehr als 100.000 USD oder 200 oder mehr separate Transaktionen erzielt haben.

Steuerpflichtige Waren und Dienstleistungen in Ohio

Grundsätzlich sind alle Verkäufe beweglicher Güter standardmäßig steuerpflichtig, sofern sie nicht ausdrücklich als befreiungsfähig definiert sind. Die meisten Dienstleistungen sind hingegen nicht steuerpflichtig, sofern sie nicht ausdrücklich als steuerpflichtig definiert sind. Daher sind der Verkauf von Kleidung, Erfrischungsgetränken und Unterhaltungsmedien sowie bestimmte Dienstleistungen in Ohio steuerpflichtig.

In Bezug auf Dienstleistungen sind Kurzzeit-Hotelübernachtungen in Betrieben mit fünf oder mehr Zimmern, Landschafts- oder Rasenpflege bei Jahresumsätzen über 5.000 USD, Privatdetektiv- und Sicherheitsdienste, 1-900-Informationsdienste sowie die Herstellung beweglicher Sachen aus vom Kunden gelieferten Materialien steuerpflichtig.

Zu den weiteren steuerpflichtigen Dienstleistungen zählen Gebäudeinstandhaltung, Reinigungsarbeiten, Schädlingsbekämpfung, Mitgliedschaften in Fitness- und Freizeitclubs, Reparaturen und Installationen beweglicher Sachen, Fahrzeugwäsche und Abschleppdienste, nicht münzbetriebene Wäscherei und chemische Reinigung, geschäftsbezogene Computer- und elektronische Informationsdienste, bestimmte Telekommunikations- und Satellitendienste, Körperpflegedienste, die Personenbeförderung innerhalb Ohios, Schneeräumung über 5.000 USD jährlich sowie die Lagerung beweglicher Sachen, die nicht zum Weiterverkauf bestimmt sind.

Gebündelte Umsätze und der True-Object-Test

Werden zwei oder mehr eigenständige und identifizierbare Produkte – mit Ausnahme von Grundeigentum oder Dienstleistungen an Grundeigentum – zusammen zu einem einzigen, nicht aufgeschlüsselten Preis verkauft, gilt dies als gebündelter Umsatz. Nach dem Recht Ohios ist der gesamte Umsatz steuerpflichtig, wenn eines oder mehrere Produkte steuerpflichtig sind.

Es gibt jedoch Ausnahmen. Umfasst ein gebündelter Umsatz beispielsweise steuerpflichtige und nicht steuerpflichtige Artikel, so ist der Umsatz nicht steuerpflichtig, wenn der steuerpflichtige Anteil geringfügig ist – das heißt unter 10 % des Gesamtpreises liegt – oder wenn der nicht steuerpflichtige Anteil überwiegt und aus bestimmten befreiten Kategorien besteht.

Werden zudem bewegliche Güter zusammen mit Dienstleistungen verkauft, wobei die Güter für die Dienstleistung wesentlich sind und ausschließlich wegen der Dienstleistung bereitgestellt werden, so wird der Umsatz als Dienstleistungsverkauf und nicht als gebündelter Verkauf behandelt. Die steuerliche Behandlung hängt folglich von der Steuerpflicht der Dienstleistung ab.

E-Commerce-Rahmen

Seit August 2019 sind außerhalb des Bundesstaates ansässige Verkäufer, die den Schwellenwert für den wirtschaftlichen Nexus überschreiten, verpflichtet, die Steuern Ohios auf alle Verkäufe steuerpflichtiger Waren und Dienstleistungen zu erheben und abzuführen, die aus anderen Quellen als über Marktplatzbetreiber getätigt werden. Definitionsgemäß bedeutet dies, dass außerhalb ansässige Verkäufer, die über ihre eigene Website, Onlineshops oder ähnliche Kanäle verkaufen, die Sales Tax auf diese Verkäufe erheben und abführen müssen.

Marktplatzregeln

Außerhalb des Bundesstaates ansässige Verkäufer, die ausschließlich über Marktplatzbetreiber verkaufen, sind nicht verpflichtet, die Sales Tax auf steuerpflichtige Verkäufe zu erheben und abzuführen, sofern der Marktplatzbetreiber die Sales Tax in ihrem Namen erhebt und abführt.

Gleichwohl fließen diese Verkäufe in die Berechnung des wirtschaftlichen Nexus ein. In Fällen, in denen außerhalb ansässige Verkäufer sowohl Marktplatzverkäufe als auch eigene Verkäufe tätigen, sind sie dennoch verpflichtet, alle Bruttoumsätze in Zeile eins der Steuererklärung auszuweisen und anschließend die über einen Marktplatzbetreiber getätigten Verkäufe abzuziehen, indem sie diese zusammen mit den steuerbefreiten Verkäufen in Zeile zwei erfassen.

Digitale Waren und Dienstleistungen

Wie das Ohio Department of Taxation klargestellt hat, unterliegen elektronisch gelieferte digitale Produkte wie E-Books, digitale Musik oder Filme sowie andere festgelegte digitale Produkte – einschließlich digitaler audiovisueller Werke, Audiowerke oder digitaler Bücher – der Sales and Use Tax. Beispiele für steuerpflichtige Waren und Dienstleistungen sind Netflix, Hulu, iTunes, E-Books für Kindle und andere elektronische Lesegeräte. Die Bereitstellung von Internetkonnektivität und digitalen Werbediensten – etwa Diensten, die die Anzeige oder Auslieferung digitaler Werbung ermöglichen – ist hingegen steuerbefreit.

Digitaler Marktplatz

Unternehmen oder Privatpersonen, die einen Marktplatz besitzen, betreiben oder kontrollieren und Verkäufe auf diesem Marktplatz vermitteln, gelten als Marktplatzbetreiber. Zu den digitalen Marktplätzen gehören Plattformen oder Dienste, die den Verkauf von Waren oder Dienstleistungen ermöglichen, etwa digitale Vertriebsdienste, digitale Vertriebsplattformen, Online-Portale, App-Stores, Computersoftware-Anwendungen und In-App-Kaufmechanismen.

Einen Verkauf zu vermitteln bedeutet, dass der Marktplatz den Verkauf fördert oder verwaltet – durch Werbung, Übermittlung von Angeboten, Bereitstellung von Infrastruktur, Abwicklung der Auftragserfüllung, Preisfestsetzung, Verwaltung des Kundendienstes, Branding oder Softwareentwicklung sowie durch die Abwicklung von Zahlungen, einschließlich des Einzugs des Preises, der Zahlungsabwicklung, der Weiterleitung von Zahlungen an Verkäufer oder der Bereitstellung virtueller Währung.

Betreiber digitaler Plattformen

Marktplatzbetreiber, die den Schwellenwert überschreiten, müssen eine Seller’s-Use-Tax-Lizenz erwerben. Anders als außerhalb des Bundesstaates ansässige Verkäufer, die nur ihre eigenen Verkäufe auf den Schwellenwert anrechnen, müssen Marktplatzbetreiber sowohl ihre eigenen als auch die vermittelten Verkäufe einbeziehen. Bemerkenswert ist, dass Marktplatzbetreiber ein separates Konto zur Erhebung und Abführung der Steuer auf im Namen von Marktplatzverkäufern getätigte Verkäufe führen und ein weiteres Konto für ihre eigenen Verkäufe an Verbraucher in Ohio unterhalten müssen.

Melde- und Zahlungspflichten in Ohio

Alle Steuerpflichtigen müssen ihre Sales-and-Use-Tax-Erklärungen unabhängig vom Umsatzvolumen elektronisch einreichen. Die Meldehäufigkeit richtet sich nach dem zugewiesenen Zeitplan. Das Ohio Department of Taxation weist einem Steuerpflichtigen einen Melde- und Zahlungszeitplan auf Grundlage der jährlich geschuldeten Steuer und der Art des Steuerpflichtigen zu.

Händler, Verkäufer, Dienstleister, ambulante Händler (transient vendors) und Consumers-Use-Steuerpflichtige müssen daher monatlich Steuererklärungen einreichen und Steuern zahlen. Schulden Steuerpflichtige jedoch mehr als 75.000 USD jährlich, müssen sie zudem beschleunigte Zahlungen und Abschlusszahlungen elektronisch leisten.

Eine vierteljährliche Meldung und Zahlung ist für Consumers-Use-Steuerpflichtige möglich, sofern ihre vierteljährliche Steuerschuld unter 15.000 USD bleibt. Eine halbjährliche Meldung und Zahlung schließlich gilt für Händler, Verkäufer und ambulante Händler mit Steuerschulden unter 1.200 USD je Sechsmonatszeitraum.

Sanktionen bei Verstößen gegen die Sales-and-Use-Tax-Vorschriften

Nach dem Recht Ohios droht denjenigen, die eine Steuererklärung nicht einreichen oder eine Zahlung nicht fristgerecht leisten, eine Sanktion von entweder 50 USD oder 10 % der geschuldeten Steuer, je nachdem, welcher Betrag höher ist. Stellt das Department of Taxation nach einer Prüfung fest, dass weitere Steuern geschuldet werden, kann auf diesen Betrag eine zusätzliche Sanktion von 15 % verhängt werden. Steuerpflichtige, die sich nach einer Aufforderung des Bundesstaates nicht registrieren, können mit bis zu 35 % der fälligen Steuer sanktioniert werden.