Leitfaden zur US-Umsatzsteuerpflicht für Multi-Channel-Verkäufer

Der Multi-Channel-Vertriebsansatz ist eine seit langem etablierte Praxis, die im 21. Jahrhundert erhebliche Wachstumschancen für E-Commerce-Unternehmen eröffnet hat. Allerdings geht dieser Ansatz auch mit einer der komplexesten Compliance-Umgebungen im modernen Handel einher: der US-Umsatzsteuer.

Im Gegensatz zur Einkommensteuer, die auf Bundesebene geregelt ist, handelt es sich bei der Umsatzsteuer um ein von Bundesstaat zu Bundesstaat unterschiedliches System mit Tausenden von lokalen Steuersätzen und Vorschriften. Online-Verkäufer, die eine Mischung aus Marktplätzen, direkten Webshops und Logistikdienstleistungen von Drittanbietern nutzen, können in eine schwierige Lage geraten, wenn sie keinen klaren Überblick darüber haben, wann, wo und wie sie diese Vorschriften einhalten müssen.

Verkaufskanäle abbilden

Um den Rahmen für diesen Artikel zu stecken, ist es wichtig zu klären, was Multi-Channel-Vertrieb ist und wer Multi-Channel-Verkäufer sind. Im Allgemeinen nutzen Multi-Channel-Verkäufer zwei oder mehr Vertriebskanäle gleichzeitig. Beispielsweise kann eine Privatperson oder ein Unternehmen Direktverkäufe über die eigene Website oder einen Online-Shop auf Shopify, BigCommerce oder WooCommerce tätigen und gleichzeitig auf Amazon, eBay oder Etsy verkaufen. Darüber hinaus können Verkäufer in einigen Städten oder Bundesstaaten auch über ein physisches Geschäft verfügen.

All diese Verkaufsoptionen und -kanäle sind für Verkäufer zwar mehr als praktisch, aber jeder von ihnen interagiert unterschiedlich mit den Umsatzsteuerregeln und -vorschriften, was zu einem komplizierten Geflecht führt, das Verkäufer entwirren müssen. Und die Ursache für all dies ist das Wayfair-Urteil.

Die Zeit nach Wayfair und die Komplexität des Multi-Channel-Vertriebs

In der Zeit vor Wayfair verlangte das US-Umsatzsteuersystem von Verkäufern, dass sie eine physische Präsenz in einem Bundesstaat hatten, z. B. ein Büro, Mitarbeiter oder Lagerbestände, bevor sie zur Erhebung und Abführung der Umsatzsteuer verpflichtet waren. Diese Praxis ging auf das Urteil Quill Corp. v. North Dakota aus dem Jahr 1992 zurück, das es den Bundesstaaten untersagte, Umsatzsteuer auf Einzelhandelskäufe über das Internet oder andere E-Commerce-Kanäle zu erheben, es sei denn, der Verkäufer hatte eine physische Präsenz in dem Bundesstaat.

Diese Praxis änderte sich jedoch 2018 dramatisch mit der wegweisenden Entscheidung des Obersten Gerichtshofs in der Rechtssache South Dakota gegen Wayfair, Inc., die zur weit verbreiteten Einführung von Economic-Nexus-Regeln in den US-Bundesstaaten führte, gefolgt von Marktplatzvermittlerregeln. Von diesem Zeitpunkt an können Fernverkäufer oder Verkäufer außerhalb des Bundesstaates ohne physische Präsenz verpflichtet werden, Umsatzsteuer zu erheben und abzuführen, sofern sie den Schwellenwert des jeweiligen Bundesstaates überschreiten.

Für Multi-Channel-Verkäufer bedeutete dies eine neue Ära, in der sie eine detaillierte Nachverfolgung über alle Kanäle hinweg durchführen müssen, um festzustellen, wo und wann sie einen wirtschaftlichen Nexus begründet haben. Hinzu kommen uneinheitliche Marktplatzvermittlerregeln, die Marktplatzbetreiber für die Umsatzsteuer haftbar machen und die Berechnung des Schwellenwerts weiter erschweren.

Insbesondere die Nachverfolgung von nexusbezogenen Verkäufen wird besonders kompliziert, wenn die Gesamtverkäufe zwischen Direktkanälen und Marktplätzen aufgeteilt werden, die jeweils unterschiedlich auf die Schwellenwerte angerechnet werden können.

Wie sich die Regeln für Marktplatzvermittler auf die Haftung auswirken

Es ist allgemein anerkannt, dass in der Zeit nach Wayfair Marktplatzvermittler für die Berechnung, Erhebung und Abführung der Umsatzsteuer auf alle Verkäufe verantwortlich sind, die von Marktplatzverkäufern über Plattformen wie Amazon, eBay, Etsy und andere getätigt werden. Dies reduziert zwar die Belastung für den Verkäufer bei diesen Transaktionen erheblich, aber die Entlastung ist nicht absolut.

Die Situation für Verkäufer wird jedoch schwierig, wenn sie einen Marktplatzvermittler benötigen, der nicht zur Erhebung und Abführung der Umsatzsteuer verpflichtet ist. In der Regel bedeutet dies, dass der Marktplatz die Nexus-Schwelle auf staatlicher Ebene nicht überschritten hat. In solchen Fällen müssen Verkäufer die Marktplatzverkäufe für ihren wirtschaftlichen Nexus berechnen, und wenn sie die Schwelle überschreiten, müssen sie die Umsatzsteuer auf Marktplatztransaktionen erheben und abführen.

Ein weiteres Problem der uneinheitlichen Vorschriften für Marktplatzvermittler besteht darin, dass die Bundesstaaten bei der Feststellung, ob Verkäufer die Schwellenwerte für den wirtschaftlichen Nexus überschreiten, dazu neigen, Marktplatzverkäufe unterschiedlich zu behandeln.

In Alabama beispielsweise werden Marktplatzverkäufe vom Schwellenwert für einzelne Verkäufer ausgenommen. Das bedeutet, dass nur Direktverkäufe an Verbraucher für den wirtschaftlichen Nexus relevant sind. Im Gegensatz dazu berücksichtigt das kalifornische Gesetz für Marktplatzvermittler Marktplatzverkäufe bei der Berechnung des Schwellenwerts für einzelne Verkäufer, sodass alle Verkäufe für die Feststellung der wirtschaftlichen Präsenz im Bundesstaat relevant sind.

Bemerkenswert ist, dass die Vorschriften für Marktplatzvermittler Zollgeschäfte auf Shopify, BigCommerce oder WooCommerce sowie Zahlungsdienstleister, die keine anderen verkaufsbezogenen Aktivitäten ausüben, ausschließen. Folglich bleiben Verkäufer, deren Online-Shops auf einer dieser Plattformen gehostet werden, für alle fälligen Steuern auf Verkäufe über diese Plattformen haftbar und müssen ihren Nexus selbstständig bestimmen, die entsprechende Umsatzsteuer berechnen und einziehen, die erforderlichen Steuererklärungen einreichen und die Steuer an die zuständigen Behörden abführen.

Lagerplatzierung und physischer Nexus

Auch wenn wirtschaftliche und marktplatzbezogene Nexus-Regeln gelten, dürfen Verkäufer den physischen Nexus nicht vernachlässigen. Fern- oder außerstaatliche Verkäufer können einen physischen Nexus begründen, selbst wenn sie keine Geschäfte, Lagerhäuser oder Mitarbeiter in einem Bundesstaat haben. Die entscheidende Frage in diesem Fall ist, ob die Lagerung von Beständen in einem Lager, einschließlich solcher, die von externen Logistikdienstleistern wie dem Fulfillment by Amazon (FBA)-Programm von Amazon oder anderen 3PLs betrieben werden, einen Nexus begründet. Wie es bei der US- und Umsatzsteuer üblich ist, sind diese Regeln nicht immer eindeutig.

Wenn beispielsweise in Oklahoma die einzige physische Präsenz des Verkäufers in diesem Bundesstaat aus Lagerbeständen besteht, die in einem Lager eines Dritten gelagert werden, über das der Verkäufer keine Kontrolle hat, hat der Verkäufer keinen physischen Nexus in Oklahoma. Damit ein Verkäufer einen physischen Nexus hat, ist es also entscheidend, dass er das Lager kontrolliert und nicht nur Eigentümer der Lagerbestände ist und diese lagert.

In New York begründet die bloße Lagerung von Waren in einem Fulfillment-Center eines Dritten für sich genommen keinen physischen Nexus für den Verkäufer, solange sich die Dienstleistungen des nicht verbundenen Dritten auf die gesetzliche Definition von Fulfillment-Dienstleistungen beschränken, wie z. B. die Annahme von Bestellungen, die Beantwortung von Kundenanfragen, die Rechnungsstellung, das Inkasso und den Versand von Bestellungen.

Im Gegensatz dazu begründet die Lagerung von Waren in Arizona, auch über Fulfillment-Center von Drittanbietern wie Amazon FBA, eine physische Präsenz, die die Registrierung, Erhebung und Abführung der Umsatzsteuer, bekannt als Transaction Privilege Tax (TPT), unabhängig vom Umsatzvolumen erforderlich macht.

Bemerkenswert ist, dass es Unterschiede darin gibt, wie die Bundesstaaten Lagerbestände in ihren Gesetzen definieren oder formulieren. Texas hat beispielsweise eine weit gefasste Definition, die nach gründlicher Auslegung letztlich bedeutet, dass die Lagerung von Beständen in Lagern von Dritten einen physischen Nexus schafft. Im Gegensatz dazu erklärt das Finanzministerium von Pennsylvania ausdrücklich, dass ein physischer Nexus entsteht, wenn Fernverkäufer ihr Eigentum oder das Eigentum ihrer Vertreter in einem Vertriebs- oder Fulfillment-Center innerhalb des Bundesstaates lagern.

Wichtige Compliance-Risiken, die es zu vermeiden gilt

Da die Gesetze für Marktplatzvermittler nicht alle Verkaufsszenarien für Multi-Channel-Verkäufer abdecken, sollten Verkäufer genau zwischen Marktplatz- und Direktvertrieb unterscheiden. Darüber hinaus sollten Verkäufer die Auswirkungen der Lagerplatzierung auf den physischen Nexus nicht ignorieren. Die Buchführung ist eine weitere häufige Ursache für Compliance-Verstöße. Die Bundesstaaten können Audits durchführen, bei denen Marktplatzberichte mit den Angaben der Verkäufer verglichen werden.

Die Nichteinhaltung einer dieser Verpflichtungen kann zu Nachzahlungen, Strafen auf der Grundlage geschätzter oder vermuteter Verkaufswerte und Zinsaufschlägen führen. Aus diesem Grund müssen Verkäufer sich über die sich ständig ändernden staatlichen Gesetze auf dem Laufenden halten, in denen regelmäßig die Schwellenwerte für den wirtschaftlichen Nexus, die Definitionen von Marktplatzvermittlern und die Meldepflichten überarbeitet werden.

Quelle: Finanzministerium von Colorado, VATabout – Leitfaden zu Umsatz- und Gebrauchssteuern in den USA, VATabout – USA – Herausforderungen für die Steuerkonformität ausländischer E-Commerce-Anbieter, Quill Corp. gegen North Dakota, VATabout – Oklahoma-Urteil zum Umsatzsteuer-Nexus für Marktplatzbestände, VATabout – NYDTF: Außerhalb des Bundesstaates ansässige Einzelhändler sind keine Verkäufer im Sinne der Umsatzsteuerbestimmungen, VATabout – Umsatzsteuer-Nexus in Arizona: Wichtige Vorschriften für außerhalb des Bundesstaates ansässige Unternehmen, Texas Limited Sales, Excise, and Use Tax Act, Finanzministerium von Pennsylvania