Les entreprises de l'Union européenne (UE) sont confrontées à des règles et obligations déclaratives diverses. Certaines sont locales et ne s'appliquent que dans un ou quelques États membres de l'UE, tandis que d'autres sont mises en œuvre à l'échelle de l'UE. La déclaration d'échanges de biens (DEB / EC Sales List, ESL) et les déclarations Intrastat sont deux déclarations mises en place au niveau de l'UE.

Toutefois, se conformer aux obligations déclaratives ESL et Intrastat peut s'avérer complexe, principalement en raison des règles différentes définies dans chaque État membre de l'UE. Dans cet article, nous expliquerons les principales caractéristiques de chaque déclaration, ce qui les distingue l'une de l'autre et la manière dont les États membres de l'UE les définissent.

Comprendre l'état récapitulatif des ventes (ESL) de l'UE

L'objectif de l'ESL est de fournir aux autorités fiscales des informations complémentaires sur la TVA relative aux transactions transfrontalières entre entreprises immatriculées à la TVA, et de garantir qu'elle est correctement collectée et déclarée par toutes les parties concernées. L'ESL réduit ainsi les possibilités de fraude à la TVA et assure l'exactitude des déclarations de TVA.

Les ESL, ou états récapitulatifs, sont des déclarations que toute entreprise immatriculée à la TVA doit déposer si elle réalise des livraisons intracommunautaires. En général, l'ESL ne comprend que les informations relatives aux ventes réalisées vers un autre État membre de l'UE. Néanmoins, certains pays de l'UE, comme l'Espagne ou la Pologne, exigent également des informations sur les acquisitions en provenance d'autres pays de l'UE.

À travers l'UE, différentes règles s'appliquent à la fréquence de dépôt et aux seuils des ESL.

Fréquence de dépôt et seuils des ESL dans l'UE

En vertu de la directive TVA de l'UE, les ESL doivent être déposées trimestriellement, chaque État membre restant libre de définir la procédure de dépôt. Toutefois, la directive TVA de l'UE autorise également les ESL mensuelles. Il en résulte des situations où, dans certains pays de l'UE, il n'existe que des ESL mensuelles, dans d'autres des ESL trimestrielles, et certains définissent même des règles de dépôt différentes selon la valeur des livraisons intracommunautaires de biens.

Par exemple, l'Espagne est l'un des États membres de l'UE appliquant une obligation de dépôt trimestriel de l'ESL. Toutefois, une ESL mensuelle est exigée si les livraisons de biens ou de services vers d'autres États membres de l'UE dépassent le seuil de 50 000 EUR au cours de l'un des quatre trimestres précédents. Le Portugal est un autre pays appliquant les mêmes règles.

Bien que les règles allemandes soient similaires à celles de l'Espagne et du Portugal, à savoir que le seuil de 50 000 EUR de livraisons intracommunautaires est déterminant pour établir si les entreprises doivent déposer des ESL mensuelles ou trimestrielles, il existe des règles permettant aux entreprises de déposer des ESL annuelles. Ainsi, les entreprises peuvent déposer une ESL annuelle si leur chiffre d'affaires imposable n'excède pas 200 000 EUR et si leurs ventes transfrontalières sont inférieures à 15 000 EUR.

À l'inverse, la France n'exige que des ESL mensuelles. La Suède définit la fréquence de dépôt en fonction du type de livraison. Si l'entreprise ne fournit que des biens, ou à la fois des biens et des services, elle doit déposer une ESL chaque mois. En revanche, des ESL trimestrielles sont exigées si une entreprise ne réalise que des prestations de services.

Délais de dépôt des ESL dans l'UE

Outre des exigences de fréquence de dépôt et des seuils différents, les délais de dépôt varient également. Par exemple, en Espagne et au Portugal, la date limite est le 20 du mois suivant la période déclarative, et en Allemagne, le 25e jour suivant la période déclarative pour les déclarations mensuelles et trimestrielles. Dans le même temps, les déclarations annuelles doivent être déposées au plus tard le 10e jour du mois suivant la période déclarative.

Certains pays, comme la Suède, appliquent des délais de dépôt différents selon le support de déclaration. Si les ESL sont déposées sur papier, la date limite est le 20 du mois, tandis que pour la déclaration électronique, elle est fixée au 25 du mois suivant la période déclarative.

Informations requises dans l'ESL

La directive TVA de l'UE fournit une liste des informations que les ESL doivent contenir. Cette liste porte sur les informations relatives aux entreprises déposant l'ESL, les données concernant leurs clients et consommateurs de l'UE, la valeur totale de l'ensemble des biens et services fournis, et les taux de TVA appliqués à ces livraisons.

Comprendre l'Intrastat de l'UE

L'Intrastat est une déclaration statistique qui fournit des informations sur les mouvements de biens sur le territoire de l'UE. À l'instar des ESL, les déclarations Intrastat portent sur les transactions intra-UE. Elles comprennent toutefois des informations plus détaillées sur la quantité et les codes douaniers des biens, l'Incoterm, le mode de transport et les régions d'expédition et d'arrivée.

Fréquence de dépôt et seuils de l'Intrastat dans l'UE

Les déclarations Intrastat ne sont dues qu'une fois les seuils d'application dépassés. Ces seuils varient d'un État membre de l'UE à l'autre et comprennent des seuils pour les arrivées dans le pays et pour les expéditions depuis celui-ci. Pour ajouter à la complexité de ces obligations déclaratives, les seuils applicables aux arrivées et aux expéditions sont, dans certains pays, fixés de manière différente.

Parmi les pays appliquant les mêmes seuils pour les arrivées et les expéditions figurent la Finlande, où les deux seuils sont de 800 000 EUR, et la Roumanie, avec 1 million de RON.

Certains États membres de l'UE, comme l'Espagne, disposent de règles permettant de déposer un Intrastat standard ou des déclarations plus détaillées, selon la valeur des arrivées et des expéditions. Ainsi, si la valeur des arrivées et des expéditions de l'entreprise est supérieure à 6 millions d'EUR, des déclarations Intrastat plus détaillées sont exigées. Une fois le seuil de 400 000 EUR pour les arrivées et les expéditions dépassé, un Intrastat standard doit être déposé.

L'Allemagne est un exemple de pays appliquant des seuils différents pour les arrivées et les expéditions. Le seuil pour les arrivées est de 800 000 EUR, et pour les expéditions, il est de 500 000 EUR.

Il existe toutefois une circonstance atténuante pour les entreprises. Dans tous les États membres de l'UE, les déclarations Intrastat sont déposées mensuellement.

Délais de dépôt des déclarations Intrastat

Les délais de dépôt de l'Intrastat diffèrent d'un État membre à l'autre. En Pologne et en Finlande, la date limite est le 10e jour du mois suivant la période déclarative. En Espagne, elle est fixée au 12e jour du mois suivant le mois déclaré. La République tchèque applique des délais de dépôt différents selon que l'Intrastat est déposé sur papier ou par voie électronique.

Déclaration combinée Intrastat/ESL en Italie

Avant d'expliquer les principales différences entre l'ESL et l'Intrastat, il est essentiel de mentionner qu'en Italie, il existe une déclaration Intrastat unique qui regroupe à la fois le dépôt de l'ESL et de l'Intrastat, appelée « états récapitulatifs des transactions intracommunautaires ».

Cette déclaration comprend des informations sur les livraisons intra-UE de biens et de services ainsi que sur les acquisitions de biens et de services. La déclaration Intrastat/ESL doit être déposée par voie électronique auprès des douanes au plus tard le 25e jour du mois suivant la période déclarative. Toutefois, les contribuables ayant accès aux services télématiques Entratel ou Fisconline de l'Agence des impôts (Revenue Agency) peuvent également déposer leurs déclarations Intrastat via ces portails.

En ce qui concerne la fréquence de dépôt, la déclaration Intrastat combinée est déposée trimestriellement, sauf si la valeur des livraisons réalisées ou des acquisitions dépasse 50 000 EUR. Dans ce cas, les déclarations Intrastat/ESL mensuelles sont obligatoires.

Différences entre l'ESL et l'Intrastat dans l'UE

L'ESL est déposée auprès des autorités fiscales en tant que déclaration fiscale, tandis que l'Intrastat est déposé auprès des douanes en tant que déclaration statistique. L'Intrastat ne comprend pas d'informations sur les services fournis, uniquement sur les biens, alors que l'ESL couvre à la fois les livraisons de biens et de services. L'ESL porte principalement sur les ventes de biens et de services réalisées, avec certaines exceptions lorsque les acquisitions sont également incluses, et l'Intrastat s'applique tant aux arrivées qu'aux expéditions.

En ce qui concerne la fréquence de dépôt, les ESL peuvent être exigées mensuellement, trimestriellement ou annuellement, tandis que les déclarations Intrastat sont déposées uniquement de façon mensuelle.

Contrairement aux ESL, qui sont déposées dès la première livraison intracommunautaire, quelle qu'en soit la valeur, l'obligation de déposer une déclaration Intrastat n'est déclenchée qu'une fois les seuils dépassés.

Conclusion

Des seuils variables aux délais de dépôt, ces obligations déclaratives peuvent poser des difficultés à ceux qui n'investissent pas les ressources nécessaires pour comprendre leurs obligations au titre de ces règles.

Les entreprises participant à des transactions intra-UE doivent donc accorder une attention particulière au respect des règles et réglementations relatives aux ESL et à l'Intrastat, et s'y conformer. Elles doivent également se tenir informées des seuils, des délais et des règles déclaratives propres à chaque pays. Des amendes et des sanctions sont prévues en cas de non-respect des délais et des obligations.

Source : EU VAT Directive, Swedish Tax Agency - EC Sales List, VATabout - Country Guide - VAT in Spain, VATabout - Country Guide - VAT in Portugal, VATabout - Country Guide - VAT in France, VATabout - Country Guide - VAT in Germany, Finland Customs - Intrastat