EU-Mehrwertsteuererstattung - Praktische Tipps und Erklärungen

Die Mehrwertsteuer ist die wichtigste Form der indirekten Steuer in der Europäischen Union. Ihr Rahmen basiert auf der EU-Mehrwertsteuerrichtlinie und den begleitenden Rechtsvorschriften, die auf der Ebene der jeweiligen EU-Institutionen verabschiedet wurden. Die Mitgliedstaaten haben den nationalen Rechtsrahmen für indirekte Steuern in Übereinstimmung mit der "zentralen" Richtlinie gestaltet.

Seine Berechnungslogik basiert auf dem Mehrwert auf jeder Ebene der Lieferkette. Wenn ein Steuerpflichtiger ein steuerpflichtiges Produkt oder eine steuerpflichtige Dienstleistung von einem anderen Steuerpflichtigen erwirbt, kann der Steuerpflichtige in der Regel die Vorsteuer abziehen.

Bei grenzüberschreitenden B2B-Lieferungen kann der in der EU ansässige Steuerpflichtige (der als Käufer ohne Betriebsstätte im Land des Verkäufers handelt) in den meisten Fällen die Vorsteuer über das in den EU-Verordnungen festgelegte Mehrwertsteuererstattungsverfahren zurückfordern.

Die wichtigste Vorschrift, die die zwingenden Voraussetzungen festlegt, unter denen der Käufer die gezahlte Steuer zurückfordern kann, ist die Richtlinie 2008/9/EG des Rates (EU-Erstattungsrichtlinie), in der die Grundlagen der EU-Mehrwertsteuerrichtlinie im Detail erläutert werden.

In diesem kurzen, aber praktischen Überblick beleuchten wir die Funktionsweise des EU-Erstattungsverfahrens, die Vorteile dieses Programms, das einer breiten Basis von Steuerpflichtigen zur Verfügung steht, sowie einige Herausforderungen und Schwierigkeiten, auf die Antragsteller häufig gestoßen sind.

Voraussetzungen für die EU-Mehrwertsteuererstattung

Ein Steuerpflichtiger mit einem Geschäftssitz in der EU (Antragsteller) kann eine Erstattung für seine steuerpflichtigen grenzüberschreitenden Umsätze beantragen, wenn er nicht im Mitgliedstaat des Lieferanten ansässig ist. Der Antragsteller sollte in dem Mitgliedstaat registriert sein, den er als Niederlassungsmitgliedstaat angegeben hat. Die zuständige Stelle dieses Mitgliedstaats wird den Antrag des Käufers verfolgen und das Erstattungsverfahren förmlich einleiten.

Eine der Voraussetzungen für die Einreichung des Erstattungsantrags ist, dass der Antragsteller im Mitgliedstaat der Erstattung keine steuerpflichtigen Leistungen erbracht haben darf, mit Ausnahme von Umsätzen, die unter die Verlagerung der Steuerschuldnerschaft fallen.

Wenn der Antragsteller außerdem nur steuerbefreite Leistungen ohne Recht auf Vorsteuerabzug erbringt oder unter die besondere Regelung für Kleinunternehmen in seinem Herkunftsmitgliedstaat fällt, leitet dieser Mitgliedstaat den Antrag nicht an den Erstattungsmitgliedstaat weiter.

Ähnliche Regeln gelten für Steuerpflichtige mit Sitz außerhalb der EU. Das Bestehen der Gegenseitigkeit zwischen dem Mitgliedstaat der Erstattung und dem Herkunftsland des Käufers ist jedoch ebenfalls von entscheidender Bedeutung.

EU-Mehrwertsteuererstattung - Hauptbeteiligte

Am EU-Mehrwertsteuererstattungsverfahren sind drei Hauptparteien beteiligt:

der Antragsteller,
der Mitgliedstaat der Niederlassung (MSE), und
den Mitgliedstaat der Erstattung (MSR).

Der MSE ist das Land, in dem der Antragsteller ansässig und für Mehrwertsteuerzwecke registriert ist. Der MSR ist das Land, in dem die Mehrwertsteuer gezahlt wurde und in dem die Erstattung beantragt wird.

Ablauf des Erstattungsverfahrens

Das Mehrwertsteuererstattungsverfahren beginnt mit der Einreichung eines elektronischen Antrags durch den Antragsteller bei den Steuerbehörden des MSE. Der Antrag ist über das von der MSE bereitgestellte elektronische Portal einzureichen und muss Einzelheiten über die angefallene Mehrwertsteuer sowie entsprechende Rechnungen und Unterlagen enthalten. Der Antragszeitraum erstreckt sich in der Regel auf das vorangegangene Kalenderjahr und muss bis zum 30. September des Folgejahres eingereicht werden.

Sobald der Antrag eingereicht ist, prüft der MSE, ob er vollständig ist, und leitet ihn an den MSR weiter. Der MSR prüft den Antrag und kann den Antragsteller um zusätzliche Informationen oder Erläuterungen bitten, bevor er seine endgültige Entscheidung trifft.

Nach Prüfung des Antrags entscheidet der MSR, ob er den Erstattungsantrag genehmigt oder ablehnt. Wird der Antrag genehmigt, erstattet der MSR die Vorsteuer innerhalb von zehn Tagen auf das angegebene Konto. Im Falle einer Ablehnung gibt der MSR dem Antragsteller eine ausführliche Erläuterung und informiert ihn über mögliche Rechtsbehelfe oder Einsprüche.

Zeitplan für die Entscheidung

Die Frist für die Entscheidung über einen Antrag auf MwSt-Erstattung kann je nach MSR und Komplexität des Antrags variieren. In der Regel entscheidet der MSR innerhalb von vier Monaten nach Eingang des Antrags. Der MSR kann jedoch länger brauchen, um den Antrag zu bearbeiten, insbesondere wenn einige Unstimmigkeiten oder Fragen weitere Untersuchungen erfordern.

Wenn zusätzliche Informationen angefordert werden, kann die Entscheidungsfrist auf acht Monate verlängert werden. In diesem Fall hat ein MSR vier Monate Zeit, um den Antrag zu prüfen und weitere Informationen vom Antragsteller anzufordern. Der Antragsteller hat einen Monat Zeit, um auf das Ersuchen des MSR zu reagieren und Erklärungen oder zusätzliche Unterlagen vorzulegen. Sobald dieses Verfahren abgeschlossen ist, wird der MSR mit der Entscheidungsfindung fortfahren.

Schlussfolgerung

Die Navigation durch das EU-Mehrwertsteuererstattungsverfahren kann komplex und zeitaufwändig sein, aber die Kenntnis der wichtigsten Schritte und Anforderungen kann Unternehmen dabei helfen, den Prozess zu straffen und sicherzustellen, dass sie ihre Geschäftsausgaben erhalten, wenn sie dazu berechtigt sind.

Indem sie sich mit den Anspruchsvoraussetzungen, den Aufgaben der MSE und des MSR sowie dem Antragsverfahren vertraut machen, können Unternehmen ihre Mehrwertsteuerverpflichtungen effektiv verwalten und ihre steuerlichen Abläufe optimieren.