Die Umsatzsteuer ist die wichtigste Form der indirekten Steuer innerhalb der Europäischen Union. Ihr Rahmen beruht auf der EU-Mehrwertsteuer-Richtlinie und den begleitenden Rechtsakten, die auf Ebene der jeweiligen EU-Institutionen verabschiedet wurden. Die Mitgliedstaaten haben ihren nationalen Rechtsrahmen für die indirekte Besteuerung im Einklang mit der „zentralen“ Richtlinie ausgestaltet.

Die Berechnungslogik beruht auf dem Mehrwert auf jeder Stufe der Lieferkette. Erwirbt ein Steuerpflichtiger ein steuerpflichtiges Produkt oder eine steuerpflichtige Dienstleistung von einem anderen Steuerpflichtigen, kann er in der Regel die Vorsteuer abziehen.

Bei grenzüberschreitenden B2B-Lieferungen kann der in der EU ansässige Steuerpflichtige (der als Käufer ohne feste Niederlassung im Land des Verkäufers auftritt) in den meisten Fällen die Vorsteuer über das in den EU-Vorschriften geregelte Vorsteuervergütungsverfahren zurückfordern.

Die maßgebliche Vorschrift, die die verpflichtenden Voraussetzungen festlegt, unter denen der Käufer die gezahlte Steuer zurückfordern kann, ist die Richtlinie 2008/9/EG des Rates (EU-Erstattungsrichtlinie), die die durch die EU-Mehrwertsteuer-Richtlinie geschaffenen Grundlagen im Detail erläutert.

In diesem knappen, aber praxisnahen Überblick beleuchten wir die Funktionsweise des EU-Erstattungsverfahrens, die Vorteile dieses Programms für einen breiten Kreis von Steuerpflichtigen sowie einige Herausforderungen und Schwierigkeiten, auf die Antragsteller häufig gestoßen sind.

Anspruchsberechtigung für die EU-Vorsteuervergütung

Ein Steuerpflichtiger mit Geschäftssitz in der EU (Antragsteller) kann für seine steuerpflichtigen grenzüberschreitenden Geschäfte eine Erstattung beantragen, wenn er nicht im Mitgliedstaat des Lieferers ansässig ist. Der Antragsteller sollte in dem Mitgliedstaat registriert sein, den er als Mitgliedstaat der Niederlassung angegeben hat. Die zuständige Stelle dieses Mitgliedstaats bearbeitet den vom Käufer gestellten Antrag und leitet das Erstattungsverfahren förmlich ein.

Eine der Voraussetzungen für die Einreichung des Erstattungsantrags ist, dass der Antragsteller im Mitgliedstaat der Erstattung keine steuerpflichtigen Lieferungen erbracht haben darf, ausgenommen Geschäfte, die unter das Reverse-Charge-Verfahren fallen.

Wenn der Antragsteller in seinem Heimatmitgliedstaat zudem nur steuerbefreite Lieferungen ohne Abzugsrecht erbringt oder unter die Sonderregelung für Kleinunternehmen fällt, leitet dieser Mitgliedstaat den Antrag nicht an den erstattenden Mitgliedstaat weiter.

Ähnliche Regeln gelten für außerhalb der EU ansässige Steuerpflichtige. Allerdings ist auch das Bestehen von Gegenseitigkeit zwischen dem Mitgliedstaat der Erstattung und dem Heimatstaat des Käufers von entscheidender Bedeutung.

EU-Vorsteuervergütung – die Hauptbeteiligten

Am EU-Vorsteuervergütungsverfahren sind drei Hauptbeteiligte beteiligt:

  1. der Antragsteller,
  2. der Mitgliedstaat der Niederlassung (MSE) und
  3. der Mitgliedstaat der Erstattung (MSR).

Der MSE ist das Land, in dem der Antragsteller niedergelassen und für umsatzsteuerliche Zwecke registriert ist. Der MSR ist das Land, in dem die Umsatzsteuer gezahlt wurde und die Erstattung beantragt wird.

Ablauf des Erstattungsverfahrens

Das Vorsteuervergütungsverfahren beginnt damit, dass der Antragsteller einen elektronischen Antrag bei den Steuerbehörden im MSE einreicht. Der Antrag ist über das vom MSE bereitgestellte elektronische Portal einzureichen und muss Angaben zur angefallenen Umsatzsteuer sowie die zugehörigen Rechnungen und Belege enthalten. Der Antragszeitraum umfasst in der Regel das vorangegangene Kalenderjahr und ist bis zum 30. September des Folgejahres einzureichen.

Sobald der Antrag eingereicht ist, prüft der MSE dessen Vollständigkeit und leitet ihn an den MSR weiter. Der MSR prüft dann den Antrag und kann vor seiner endgültigen Entscheidung zusätzliche Informationen oder Klarstellungen vom Antragsteller anfordern.

Nach Prüfung des Antrags entscheidet der MSR, ob der Erstattungsantrag genehmigt oder abgelehnt wird. Wird der Antrag genehmigt, erstattet der MSR die Vorsteuer innerhalb von zehn Tagen auf das angegebene Konto. Im Falle einer Ablehnung erläutert der MSR dies dem Antragsteller ausführlich und weist auf mögliche Rechtsbehelfe oder Einspruchsmöglichkeiten hin.

Entscheidungsfristen

Die Entscheidungsfrist für einen Vorsteuervergütungsantrag kann je nach MSR und Komplexität des Antrags variieren. In der Regel entscheidet der MSR innerhalb von vier Monaten nach Eingang des Antrags. Der MSR kann die Bearbeitung des Antrags jedoch länger in Anspruch nehmen, insbesondere wenn Unstimmigkeiten oder Fragen weiter zu klären sind.

Werden zusätzliche Informationen angefordert, kann die Entscheidungsfrist auf acht Monate verlängert werden. In diesem Fall hat der MSR vier Monate Zeit, den Antrag zu prüfen und weitere Informationen vom Antragsteller anzufordern. Der Antragsteller hat einen Monat Zeit, um auf die Anfrage des MSR zu reagieren und Erläuterungen oder zusätzliche Unterlagen vorzulegen. Ist dieses Verfahren abgeschlossen, trifft der MSR seine Entscheidung.

Fazit

Das EU-Vorsteuervergütungsverfahren kann komplex und zeitaufwendig sein, doch das Verständnis der wesentlichen Schritte und Anforderungen kann Unternehmen helfen, den Prozess zu straffen und sicherzustellen, dass sie ihre Geschäftsausgaben erstattet bekommen, wenn sie dazu berechtigt sind.

Indem sie sich mit den Anspruchsvoraussetzungen, den Rollen von MSE und MSR sowie dem Antragsverfahren vertraut machen, können Unternehmen ihre Umsatzsteuerpflichten wirksam steuern und ihre steuerlichen Abläufe optimieren.