EU-Anforderungen an die digitale Berichterstattung: Leitfaden für nicht ansässige Steuerzahler

Die Meldelandschaft in der EU hat sich im Laufe der Jahre dramatisch verändert. Mit dem Aufkommen neuer Technologien und Geschäftsmodelle und dem zunehmenden Online- und Fernabsatz von Waren und Dienstleistungen stehen die Steuerbehörden vor der Herausforderung, mehrwertsteuerpflichtige Umsätze zu verfolgen und zu überwachen und sicherzustellen, dass die Einnahmen aus diesen Umsätzen nicht verloren gehen.

Die Antwort liegt in der Digitalisierung der Meldepflichten und der allgemeinen Digitalisierung der Steuerprozesse, einschließlich der Mehrwertsteuer. Dieser Artikel befasst sich mit der Entwicklung, den aktuellen Rahmenbedingungen und den künftigen Entwicklungen bei den digitalen Meldepflichten (DRR) und konzentriert sich dabei auf gebietsfremde Steuerzahler in der EU.

Vom Papier zum Digitalen: Historischer Hintergrund der DRR in der EU

Die Meldepflichten in der EU sind immer noch papierabhängig, was bedeutet, dass die im Laufe der Jahre eingeführten papierbasierten Systeme immer noch in Kraft sind. Mehrere EU-Länder haben so genannte Hybridmodelle eingeführt, die es den Steuerpflichtigen ermöglichen, die Mehrwertsteuer auf Papier oder in elektronischer Form zu melden.

Die Anfänge der Meldepflicht lassen sich bis in die 1980er Jahre zurückverfolgen, als Italien ein Steuergesetz einführte, das Steuerpflichtige dazu verpflichtete, Umsätze mit Registrierkassen aufzuzeichnen. Griechenland war das zweite europäische Land, das diese Lösung einführte, um Betrug und Steuerhinterziehung zu bekämpfen und mehr Einnahmen aus der Mehrwertsteuer zu erzielen. In den darauffolgenden Jahren führten immer mehr Länder ähnliche Aufzeichnungsvorschriften in ihre nationalen Gesetze ein, die heute als Fiskalisierung bekannt sind.

Nach den Vorschriften der Steuergesetze müssen die Steuerpflichtigen dem Verbraucher eine Rechnung ausstellen, die unter anderem Angaben zur Mehrwertsteuer enthält, und alle relevanten Daten für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren. Darüber hinaus müssen die Rechnungen und die aufbewahrten Daten den Steuerbehörden gemeldet werden.

Der primäre Sektor bzw. die primäre Branche, auf die man sich konzentrierte, war der Einzelhandel. Die Steuerbehörden mussten jedoch die Meldepflichten an neue Gegebenheiten anpassen, da sich die Geschäftsabläufe im Einzelhandel geändert haben, neue Zahlungsmethoden zur Verfügung stehen und digitale Waren und Dienstleistungen auf dem Vormarsch sind.

Länder wie Kroatien, Slowenien und die Tschechische Republik führten ein Echtzeit-Meldesystem für Transaktionen ein, die den Steuergesetzen unterliegen.

Als Reaktion auf die zunehmenden Probleme, insbesondere im Hinblick auf die Mehrwertsteuerlücke oder die nicht ausgewiesene Mehrwertsteuer, die den EU-Ländern Einnahmeverluste bescherte, führten die nationalen Regierungen modernere, effizientere und digitalisierte Meldeanforderungen zur Überwachung der Einhaltung der Steuergesetze ein.

Da grenzüberschreitende Transaktionen zunehmen und immer mehr gebietsfremde Unternehmen Waren und Dienstleistungen an Verbraucher in anderen Ländern liefern, wurden die digitalen Meldepflichten, die für lokale oder gebietsansässige Steuerzahler verpflichtend sind, nach und nach auch für diejenigen eingeführt, die in anderen Ländern ansässig sind.

Aktueller DRR-Rahmen für gebietsfremde Steuerpflichtige

Die derzeitige DRR-Landschaft in der EU besteht aus mehreren verschiedenen Meldemechanismen, die auf die nationalen Bedürfnisse der anderen Länder zugeschnitten sind. Das Standard Audit File for Tax (SAF-T) und die elektronische Rechnungsstellung sind am weitesten verbreitet. Es ist jedoch wichtig hervorzuheben, dass nicht alle EU-Länder alle Meldemechanismen implementiert haben und dass in einigen Fällen nicht alle Steuerzahler oder Transaktionen von den implementierten digitalen Meldeanforderungen erfasst werden.

Daher müssen wir diese digitalen Meldepflichten aufschlüsseln und angeben, in welchen Ländern sie umgesetzt und für ausländische Steuerzahler verbindlich gemacht wurden.

Standard Audit File für Steuern (SAF-T)

Die OECD hat das Standard Audit File for Tax (SAF-T) entwickelt, um das Berichtsformat für Steuerdetails und Buchhaltungsdaten aus dem ERP, einschließlich der Mehrwertsteuererklärungen, zu standardisieren. Das SAF-T-Format, wie XML oder XBLR, ist digital und für eine effiziente und schnelle Verarbeitung durch die Steuerbehörden konzipiert.

Frankreich, Portugal, Litauen, Luxemburg und Polen gehören zu den EU-Ländern, die eine SAF-T-Meldepflicht für gebietsansässige und gebietsfremde Steuerpflichtige eingeführt haben.

Frankreich führte SAF-T oder Fichier d'Ecritures Comptables (FEC) 2014 ein und verpflichtete alle Steuerzahler, die computergestützte Buchhaltungssysteme verwenden, digitale Aufzeichnungen vorzulegen, wenn sie für eine Steuerprüfung angefordert werden.

Das litauische I.MAS-System umfasst das SAF-T für die elektronische Einreichung von Monatsberichten, einschließlich aller Transaktionen, wie B2B, B2G und B2C, sowie inländischer, EU-interner und EU-externer Transaktionen. Alle genannten Daten müssen der staatlichen Steueraufsichtsbehörde bei der Steuerprüfung vorgelegt werden. Nicht ansässige Steuerzahler, die in Litauen nur wegen innergemeinschaftlicher Erwerbe für die Mehrwertsteuer registriert sind und keine andere wirtschaftliche Tätigkeit ausüben, unterliegen dieser Anforderung jedoch nicht.

In Portugal unterliegen gebietsfremde Unternehmen genau den gleichen SAF-T-Anforderungen wie einheimische Unternehmen, sind jedoch von der Verpflichtung zur Vorlage einer SAF-T-Buchführung befreit.

Elektronische Rechnungsstellung

Die elektronische Rechnungsstellung (E-Invoicing) ist ein weiterer Eckpfeiler der DRR in der Entwicklung der EU von Papierrechnungen zu digitalen Formen. Österreich, Rumänien, Litauen und Dänemark gehören zu den EU-Ländern, die die elektronische Rechnungsstellung für gebietsfremde Steuerzahler verbindlich eingeführt haben. Es gibt jedoch einige bemerkenswerte Unterschiede in den Anforderungen zwischen diesen Ländern.

In Österreich müssen gebietsfremde Steuerpflichtige, die eine vertragliche Vereinbarung mit Bundesbehörden eingehen, die B2G-Regeln für die elektronische Rechnungsstellung befolgen, d. h. elektronische B2G-Rechnungen im Rahmen ihrer technischen Möglichkeiten ausstellen und empfangen.

Nicht in Rumänien ansässige Steuerpflichtige, die für die Mehrwertsteuer registriert sind, müssen alle Rechnungen für B2G- oder B2B-Umsätze innerhalb von fünf Kalendertagen nach Rechnungsdatum an das RO e-Factura-System senden.

In Litauen und Dänemark gelten für nicht gebietsansässige Steuerpflichtige dieselben B2G-Regeln für die elektronische Rechnungsstellung wie für gebietsansässige Unternehmen.

Länderspezifische Arten von DRR

Abgesehen von den SAF-T- und E-Invoicing-Vorschriften, die mit einigen Änderungen in der gesamten EU gelten, sind einige Arten von DRR nur in bestimmten EU-Ländern definiert. So hat beispielsweise Ungarn eine obligatorische Echtzeit-Meldung für fast alle Transaktionen, wie grenzüberschreitende und B2C-Verkäufe, eingeführt, die für gebietsansässige und gebietsfremde Steuerzahler gilt.

Bulgarien führte Sale and Purchase Ledgers (SPL) als obligatorische Begleitinformationen ein, die zusammen mit der Mehrwertsteuererklärung eingereicht werden müssen, einschließlich Informationen über Rechnungen, die vom Lieferanten oder in seinem Namen ausgestellt wurden.

Die Tschechische Republik ist ein weiteres EU-Land, das die Einreichung von Begleitdokumenten mit der MwSt-Erklärung vorschreibt. In der Tschechischen Republik wird dieser DRR jedoch als MwSt.-Kontrollerklärung bezeichnet, in der die wichtigsten Zeilen der MwSt.-Erklärung zusammengefasst sind.

Die spanische Gesetzgebung führte das Suministro Inmediato de Información (SII) als verpflichtendes MwSt.-Meldesystem für gebietsansässige und gebietsfremde Steuerzahler ein, die in Spanien für MwSt. registriert sind, wenn ihr Jahresumsatz 6 Millionen EUR übersteigt.

Aufkommende Trends und zukünftige Entwicklungen

Die Einführung von E-Invoicing-Vorschriften ist ein neuer Trend in den EU-Ländern. In diesem und den folgenden Jahren dürften Frankreich und Slowenien obligatorische E-Invoicing-Systeme einführen, während Rumänien sein E-Invoicing-System auf B2C-Transaktionen ausweiten wird.

Bei der Erörterung von DRR in der EU müssen wir jedoch die EU-Gesetzgebung zur Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter (ViDA) berücksichtigen, die ab Juli 2030 die elektronische Rechnungsstellung für Transaktionen innerhalb der EU vorschreibt. Alle EU-Länder werden ein einheitliches Berichts- und Nachverfolgungssystem für alle relevanten Mehrwertsteuerdaten verwenden.

Der Trend, neue Sektoren wie digitale Plattformen und die Gig-Economy einzubeziehen, spiegelt das Engagement der EU wider, ihren Steuerrahmen an moderne Geschäftsmodelle anzupassen.

Fazit

Die digitalen Meldepflichten sind ein wichtiger Aspekt der EU-Strategie zur Modernisierung der Steuerverwaltung und zur Bekämpfung der Nichteinhaltung von Vorschriften. Damit verringern sie den Raum für Mehrwertsteuerhinterziehung und -betrug. Darüber hinaus dürften alle EU-Länder mit moderneren und digitalisierten Systemen zur Überwachung und Verfolgung der Mehrwertsteuer die Einnahmen aus der Mehrwertsteuer erhöhen.

Andererseits kann dies eine zusätzliche Verpflichtung und Verantwortung für gebietsfremde Steuerzahler bedeuten. In Anbetracht der geltenden und der in Aussicht stehenden neuen Vorschriften müssen alle Steuerpflichtigen, auch die nicht ansässigen, Anpassungsfähigkeit und Transparenz in den Vordergrund stellen, um in einem zunehmend digitalisierten Steuerumfeld erfolgreich zu sein.

Quelle: Quaderno, Europäische Kommission - Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter, VATabout - Länderführer - Mehrwertsteuer in Frankreich, VATabout - Mehrwertsteuer in Luxemburg: Tarife, Registrierung und Berichterstattung erklärt, VATabout - Länderführer - Mehrwertsteuer in Portugal, VATabout - Umfassender Leitfaden zur Mehrwertsteuer in Österreich: Steuersätze, Registrierung und Compliance, VATabout - Vollständiger Leitfaden zur Mehrwertsteuer in Ungarn: Tarife, Registrierung und Berichterstattung erklärt