Die Meldelandschaft in der EU hat sich im Laufe der Jahre dramatisch verändert. Mit dem Aufkommen neuer Technologien und Geschäftsmodelle sowie dem zunehmenden Online- und Fernabsatz von Waren und Dienstleistungen standen die Steuerbehörden vor der Herausforderung, umsatzsteuerpflichtige Transaktionen nachzuverfolgen und zu überwachen und sicherzustellen, dass keine Einnahmen aus diesen Transaktionen verloren gehen.

Die Antwort liegt in der Digitalisierung der Meldepflichten und der übergreifenden Digitalisierung der Steuerprozesse, einschließlich der Umsatzsteuer. Dieser Artikel befasst sich mit der Entwicklung, den aktuellen Rahmenbedingungen und den künftigen Entwicklungen der digitalen Meldepflichten (Digital Reporting Requirements, DRR) mit einem Schwerpunkt auf nicht ansässigen Steuerpflichtigen, die innerhalb der EU tätig sind.

Von Papier zu digital: Historischer Hintergrund der DRR in der EU

Die Meldepflichten der EU sind nach wie vor papierabhängig, das heißt, die über die Jahre etablierten papierbasierten Systeme sind weiterhin in Kraft. Mehrere EU-Länder haben sogenannte hybride Modelle eingeführt, die es Steuerpflichtigen erlauben, die Umsatzsteuer in Papierform oder elektronisch zu melden.

Die ursprünglichen Anfänge der Meldepflichten lassen sich bis in die 1980er-Jahre zurückverfolgen, als Italien ein Fiskalgesetz einführte, das Steuerpflichtige verpflichtete, Registrierkassen zur Erfassung von Transaktionen zu verwenden. Griechenland war das zweite europäische Land, das diese Lösung zur Bekämpfung von Betrug und Hinterziehung sowie zur Sicherung höherer Umsatzsteuereinnahmen umsetzte. In den Folgejahren übernahmen immer mehr Länder ähnliche Meldevorschriften in ihre nationale Gesetzgebung, die heute als Fiskalisierung bekannt sind.

Nach den Regeln der Fiskalgesetze müssen Steuerpflichtige dem Verbraucher eine Rechnung ausstellen, die unter anderem Angaben zur Umsatzsteuer enthält, und alle relevanten Daten für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren. Zusätzlich müssen die Rechnungen und der Datenbestand an die Steuerbehörden gemeldet werden.

Der primäre Sektor beziehungsweise die Branche, auf die sich der Fokus richtete, war der Einzelhandel. Aufgrund von Veränderungen im Einzelhandelsgeschäft, neuer Zahlungsmethoden und des Aufstiegs digitaler Waren und Dienstleistungen mussten die Steuerbehörden die Meldepflichten jedoch an die neuen Gegebenheiten anpassen.

Länder wie Kroatien, Slowenien und die Tschechische Republik führten ein Echtzeit-Meldesystem für die den Fiskalgesetzen unterliegenden Transaktionen ein.

Als Reaktion auf die zunehmenden Probleme – insbesondere angesichts der Umsatzsteuerlücke beziehungsweise der nicht gemeldeten Umsatzsteuer, die den EU-Ländern Einnahmeverluste bescherte – führten die nationalen Regierungen modernere, effizientere und digitalisierte Meldepflichten zur Überwachung der Steuer-Compliance ein.

Da grenzüberschreitende Transaktionen zunehmen und immer mehr nicht ansässige Unternehmen Waren und Dienstleistungen an Verbraucher in anderen Ländern liefern, wurden digitale Meldepflichten, die für lokale beziehungsweise ansässige Steuerpflichtige verpflichtend sind, schrittweise auch für in anderen Ländern ansässige Steuerpflichtige verbindlich.

Aktueller DRR-Rahmen für nicht ansässige Steuerpflichtige

Die aktuelle DRR-Landschaft in der EU besteht aus mehreren unterschiedlichen Meldemechanismen, die auf die nationalen Bedürfnisse der einzelnen Länder zugeschnitten sind. Am weitesten verbreitet sind die Standard Audit File for Tax (SAF-T) und die E-Rechnung. Es ist jedoch wichtig hervorzuheben, dass nicht alle EU-Länder sämtliche Meldemechanismen eingeführt haben und dass in einigen Fällen nicht alle Steuerpflichtigen oder Transaktionen von den umgesetzten digitalen Meldepflichten erfasst werden.

Daher müssen wir diese digitalen Meldepflichten aufschlüsseln und aufzeigen, in welchen Ländern sie eingeführt und für ausländische Steuerpflichtige verpflichtend gemacht wurden.

Standard Audit File for Tax (SAF-T)

Die OECD entwickelte die Standard Audit File for Tax (SAF-T), um das Meldeformat für Steuerdaten und Buchhaltungsdaten aus dem ERP-System, einschließlich der Umsatzsteuererklärungen, zu standardisieren. Das SAF-T-Format, etwa XML oder XBRL, ist digital und für eine effiziente und schnelle Verarbeitung durch die Steuerbehörden konzipiert.

Frankreich, Portugal, Litauen, Luxemburg und Polen gehören zu den EU-Ländern, die eine verpflichtende SAF-T-Meldung für lokale und nicht ansässige Steuerpflichtige eingeführt haben.

Frankreich führte SAF-T beziehungsweise die Fichier d’Écritures Comptables (FEC) im Jahr 2014 ein und verpflichtete alle Steuerpflichtigen, die computergestützte Buchhaltungssysteme nutzen, auf Anforderung für eine Steuerprüfung digitale Aufzeichnungen einzureichen.

Das litauische System I.MAS umfasst die SAF-T für die elektronische Einreichung monatlicher Meldungen, die alle Transaktionen wie B2B, B2G und B2C sowie inländische, innergemeinschaftliche und Drittlandstransaktionen enthalten. All diese Daten müssen während der Steuerprüfung an die staatliche Steuerinspektion übermittelt werden. Nicht ansässige Steuerpflichtige, die in Litauen ausschließlich aufgrund innergemeinschaftlicher Erwerbe für die Umsatzsteuer registriert sind und keine andere wirtschaftliche Tätigkeit ausübten, unterliegen dieser Anforderung jedoch nicht.

In Portugal unterliegen nicht ansässige Unternehmen denselben SAF-T-Anforderungen wie lokale Unternehmen, sind jedoch von der Pflicht zur Einreichung der SAF-T-Buchhaltung befreit.

E-Rechnung

Die elektronische Rechnungsstellung, oder E-Rechnung, stellt einen weiteren Eckpfeiler der DRR in der Entwicklung der EU von der Papierrechnung zur digitalen Form dar. Österreich, Rumänien, Litauen und Dänemark gehören zu den EU-Ländern, die eine verpflichtende E-Rechnung für nicht ansässige Steuerpflichtige eingeführt haben. Es gibt jedoch einige bemerkenswerte Unterschiede in den Anforderungen zwischen diesen Ländern.

In Österreich müssen nicht ansässige Steuerpflichtige, die eine vertragliche Vereinbarung mit Bundesstellen eingehen, die B2G-E-Rechnungsvorschriften befolgen, das heißt, im Rahmen ihrer technischen Möglichkeiten B2G-E-Rechnungen ausstellen und empfangen.

Nicht ansässige, umsatzsteuerlich registrierte Steuerpflichtige müssen in Rumänien alle Rechnungen zu B2G- oder B2B-Transaktionen innerhalb von fünf Kalendertagen ab dem Rechnungsdatum an das System RO e-Factura übermitteln.

In Litauen und Dänemark gelten für nicht ansässige Steuerpflichtige dieselben B2G-E-Rechnungsvorschriften wie für ansässige Unternehmen.

Länderspezifische Arten von DRR

Abgesehen von den SAF-T- und E-Rechnungsvorschriften, die – mit einigen Abwandlungen – in der gesamten EU verbreitet sind, sind bestimmte Arten von DRR nur in einzelnen EU-Ländern definiert. So führte beispielsweise Ungarn eine verpflichtende Echtzeitmeldung für nahezu alle Transaktionen ein, etwa grenzüberschreitende und B2C-Verkäufe, die sowohl für ansässige als auch für nicht ansässige Steuerpflichtige gilt.

Bulgarien führte Verkaufs- und Einkaufsjournale (Sale and Purchase Ledgers, SPL) als verpflichtende Begleitinformationen ein, die zusammen mit den Umsatzsteuererklärungen einzureichen sind und Angaben zu den vom Lieferanten oder in dessen Namen ausgestellten Rechnungen enthalten.

Die Tschechische Republik ist ein weiteres EU-Land, das die Einreichung von Begleitdokumenten zusammen mit den Umsatzsteuererklärungen vorgeschrieben hat. In der Tschechischen Republik wird diese DRR jedoch als VAT Control Statement bezeichnet und fasst die wichtigsten Zeilen der Umsatzsteuererklärungen zusammen.

Die spanische Gesetzgebung führte das Suministro Inmediato de Información (SII) als verpflichtendes Umsatzsteuer-Meldesystem für ansässige und nicht ansässige, in Spanien umsatzsteuerlich registrierte Steuerpflichtige ein, sofern ihr Jahresumsatz 6 Mio. EUR übersteigt.

Aufkommende Trends und künftige Entwicklungen

Die Einführung von E-Rechnungsvorschriften ist ein aufkommender Trend unter den EU-Ländern. In diesem und in den folgenden Jahren sollen Frankreich und Slowenien verpflichtende E-Rechnungssysteme einführen, während Rumänien sein E-Rechnungssystem auf B2C-Transaktionen ausweiten wird.

Wenn wir jedoch über DRR in der EU sprechen, müssen wir die EU-Gesetzgebung „VAT in the Digital Age" (ViDA) berücksichtigen, die eine verpflichtende E-Rechnung für innergemeinschaftliche Transaktionen ab Juli 2030 vorsieht. Alle EU-Länder werden ein einheitliches Melde- und Nachverfolgungssystem für alle relevanten Umsatzsteuerdaten nutzen.

Der Trend, neue Sektoren wie digitale Plattformen und die Gig-Economy einzubeziehen, spiegelt das Engagement der EU wider, ihren steuerlichen Rahmen an moderne Geschäftsmodelle anzupassen.

Fazit

Digitale Meldepflichten sind ein zentraler Bestandteil der EU-Strategie zur Modernisierung der Steuerverwaltung und zur Bekämpfung von Verstößen. Auf diese Weise verringern sie den Spielraum für Umsatzsteuerhinterziehung und -betrug. Mit moderneren und stärker digitalisierten Systemen zur Überwachung und Nachverfolgung der Umsatzsteuer sollten zudem alle EU-Länder ihre Umsatzsteuereinnahmen steigern.

Andererseits kann dies für nicht ansässige Steuerpflichtige eine zusätzliche Pflicht und Verantwortung bedeuten. Angesichts der geltenden Regeln und der in Aussicht stehenden neuen Vorschriften müssen alle Steuerpflichtigen, einschließlich der nicht Ansässigen, Anpassungsfähigkeit und Transparenz in den Vordergrund stellen, um in einem zunehmend digitalisierten Steuerumfeld erfolgreich zu sein.

Quelle: Quaderno, European Commission - VAT in Digital Age, VATabout - Country Guide - VAT in France, VATabout - VAT in Luxembourg: Rates, Registration & Reporting Explained, VATabout - Country Guide - VAT in Portugal, VATabout - Comprehensive Guide to VAT in Austria: Rates, Registration, and Compliance, VATabout - Complete Guide to VAT in Hungary: Rates, Registration, and Reporting Explained