IVA transfronterizo en la UE: Quién paga y qué deben saber los vendedores en línea

¿Sabía que cada año se escapan más de 100.000 millones de euros en la UE a causa del fraude del IVA y de la falta de uniformidad de las normas? Estas lagunas afectan especialmente a los vendedores en línea, ya que es difícil saber quién paga el IVA, cuándo y dónde. Además, la UE ha cambiado las normas, por lo que ahora todas las ventas en línea transfronterizas se ven afectadas. Un error puede dar lugar a auditorías o incluso a multas elevadas.

Si vende bienes o servicios digitales en la UE, es muy importante calcular bien el IVA. Las normas son confusas. ¿Debe cobrar el IVA en su país o en el de su cliente? ¿Necesita registrarse en todos los lugares donde vende? ¿Qué ocurre cuando las ventas superan los 10.000 euros? El nuevo sistema pretende luchar contra el fraude e igualar las condiciones, pero es fácil tropezar si no se tiene una orientación clara.

Por eso hemos escrito esta guía. En esta guía conocerá las normas más recientes sobre el IVA transfronterizo para las ventas en línea en la UE, cómo el umbral de 10.000 euros puede ayudar o perjudicar a su empresa y los pasos exactos para cumplirlas sin problemas. También verá cómo VATabout.com ayuda a las empresas en línea a conocer estas estrictas normas y a no meterse en líos.

En esta guía aprenderá

• Por qué la UE cambió las normas del IVA transfronterizo en 2021

• Cómo funciona el umbral de 10.000 euros y cuándo se aplica

• Cuáles son sus principales obligaciones como vendedor

• Pasos para registrar, declarar y pagar el IVA en el lugar correcto

• Cómo utilizar herramientas y sistemas inteligentes para evitar errores y multas

¿Listo para tener claro el IVA en sus ventas transfronterizas? Déjenos mostrarle los pasos.

Pasos principales para gestionar el IVA transfronterizo al vender por Internet en la UE

Paso 1: Comprender los conceptos básicos del IVA y las ventas transfronterizas

Para empezar, debe saber qué significa el IVA para usted como vendedor en línea en la UE. El IVA es un impuesto sobre el consumo que se aplica a la mayoría de los bienes y servicios y cuyos tipos en la UE suelen oscilar entre el 20% y el 23%. Pero cuando vende a clientes de otros países de la UE, la cosa cambia. Desde el 1 de julio de 2021, el IVA se aplica en el lugar del comprador, no en el suyo. Esta norma del "lugar de consumo" afecta a cómo cobra y dónde paga el IVA.

Recuerda comprobar si vendes a empresas (B2B) o a consumidores particulares (B2C). Las normas del IVA son distintas en cada caso, así que empezar por el tipo de cliente correcto te ahorrará dolores de cabeza en el futuro.

• Dato: "Cada año se escapan más de 100.000 millones de euros en la UE debido al fraude del IVA y a la confusión de las normas"(VertexInc).

Para conocer en profundidad las normas que cubren todos los aspectos del registro del IVA, su cumplimiento y lo que desencadena las obligaciones fiscales en los distintos Estados miembros de la UE, consulte nuestra guía completa sobre registro y cumplimiento del IVA.

Paso 2: Comprobar y controlar el umbral de IVA de la UE para la venta a distancia

Antes de pensar en registrarse, conozca sus límites. Si el total de sus ventas transfronterizas a clientes de la UE es inferior a 10.000 euros al año, normalmente aplicará su tipo de IVA nacional. ¿Supera esa cifra, aunque sea en un céntimo? Tendrá que aplicar el tipo de IVA del país de su cliente y registrarse debidamente.

Lleve la cuenta. Controlar las ventas por destino es tan importante como controlar los pedidos diarios. Algunos países de la UE permiten umbrales más altos, pero la norma de los 10.000 euros es ahora estándar en la mayoría de los lugares.

• Consejo rápido: elabore una sencilla hoja de cálculo o utilice el panel de control de su tienda virtual para hacer un seguimiento de las ventas acumuladas de cada país.

Paso nº 3: Registrarse a efectos del IVA y seleccionar el régimen de IVA adecuado

Una vez que sus ventas superan el umbral de los 10.000 euros, tiene que actuar. El registro a efectos del IVA no es opcional y no puede ignorarlo. Puede obtener un número de IVA local para cada país de la UE en el que venda, o elegir una vía más sencilla: el régimen de ventanilla única (VU). La ventanilla única le permite gestionar toda la declaración del IVA de la UE en un solo país, lo que reduce el papeleo y el estrés del registro. Para las mercancías importadas en la UE hasta 150 euros, el régimen de ventanilla única para la importación (OSS) le permite gestionar el IVA de forma sencilla.

• Consejo de experto: Registrarse en el OSS ahorra horas cada trimestre. Tras pasarnos al OSS, redujimos el trabajo administrativo casi un 70%.

Si necesita más información oficial, el portal de OSS de la Comisión Europea lo explica todo con claridad: Visión general del OSS de la Comisión Europea.

Para más información sobre el IVA a la importación y cómo presentar declaraciones de operaciones transfronterizas, consulte nuestra guía completa sobre el IVA a la importación y la presentación del IVA.

Paso nº 4: Aplicar y recaudar siempre el tipo de IVA correcto

Cobrar el tipo de IVA correcto implica menos riesgo y más confianza. Debe utilizar el tipo de IVA del país del comprador, no el suyo. Si se equivoca, puede tener que pagar multas o devolver dinero a los clientes. Utilice herramientas de geolocalización, verifique las direcciones de entrega y confíe siempre en tablas de IVA actualizadas cuando fije los precios de los productos.

¿Mercados como Amazon o Etsy? Ahora son responsables de la recaudación del IVA si vendes a través de ellos, así que presta atención a cómo gestionan los impuestos. Desde el 1 de julio de 2021, las plataformas digitales son responsables del IVA. Una preocupación menos para los vendedores de esas plataformas.

• Viñetas para una mejor gestión del tipo de IVA:

- Integra plugins de cálculo automático del IVA en tu tienda.

- Verifique regularmente las direcciones de los compradores antes de confirmar los pedidos.

- Compruebe los tipos de IVA en el sitio oficial de cada país o utilice herramientas externas de confianza.

Paso 5: Presentar, declarar y devolver el IVA a tiempo

El último obstáculo es presentar los formularios de declaración y los pagos. Declarar el IVA no consiste sólo en hacer bien los números, sino también en hacerlo a tiempo. Utilizar OSS o IOSS significa presentar las declaraciones de IVA una sola vez para todas las ventas transfronterizas en la UE, lo que simplifica mucho el papeleo.

El incumplimiento de los plazos puede ser muy duro. En Austria, por ejemplo, las multas pueden alcanzar los 5.000 euros si no se registran o se presentan fuera de plazo(guía Stripe VAT OSS). Por tanto, establezca recordatorios en el calendario o invierta en un software fiscal con alertas que le ayude a no saltarse ningún ciclo.

• Consejos prácticos:

- Establece recordatorios al menos una semana antes de la fecha límite de presentación.

- Registre todas las ventas y conserve copias digitales de las facturas.

- Compruebe dos veces los importes del IVA antes de presentar la declaración: un pequeño error puede llamar la atención.

Resumen: Gestionar el IVA transfronterizo en la UE da menos miedo si se hace paso a paso. Tener en cuenta los umbrales, registrarse correctamente, aplicar los tipos adecuados y estar al tanto de las declaraciones hace que vender en toda la UE sea fácil y seguro. Herramientas como OSS e IOSS, junto con la tecnología inteligente, hacen que el cumplimiento del IVA sea más fácil que nunca. En VATabout, hemos visto cómo el cumplimiento de estos principios básicos ayuda a las empresas a evitar multas y a dormir mejor por la noche.

Buenas prácticas para un IVA transfronterizo sin problemas al vender en línea en la UE

Aplicar correctamente el IVA en las ventas transfronterizas no es sólo una cuestión legal. Le ayuda a ganarse la confianza de los compradores, a evitar multas y auditorías repentinas y a mantener su negocio en marcha sin desagradables sorpresas fiscales. Los vendedores que siguen unos cuantos hábitos clave gestionan mucho mejor los cambios y los retos inesperados. Veamos cómo cumplir con el IVA sin estrés y adelantarse a las últimas normas de la UE.

Lleve un registro meticuloso de las transacciones transfronterizas con IVA

Regístrelo todo. Parece aburrido, pero los registros minuciosos son la espina dorsal del cumplimiento de la normativa del IVA. Debe guardar los detalles de cada venta: país del comprador, fecha de la transacción, números de factura e importe del IVA. ¿Por qué? Los auditores pueden pedírtelos en cualquier momento, y la falta de datos puede dar lugar a multas. Un sistema de archivo digital ahorra horas cuando el inspector de Hacienda llama a la puerta. Invierta en un software seguro y haga copias de seguridad de los registros cada trimestre.

Controle sus ventas acumuladas por país cada mes

No deje que el umbral del IVA le pille desprevenido. En el momento en que sus ventas totales a cualquier país de la UE alcancen los 10.000 euros, cambiarán sus obligaciones en materia de IVA. Para estar preparado, establezca una rutina para comprobar los totales de ventas mensuales por país. A veces, una gran promoción te lleva inesperadamente al límite. Recientemente tuvimos un cliente que no alcanzó el umbral francés por sólo 50 euros y acabó pagando multas por registro tardío. Lección aprendida: Hacer un seguimiento de las ventas es más fácil que luchar después contra las multas.

Manténgase al día sobre los tipos de IVA específicos de cada país y los cambios en los umbrales

Las normas del IVA en Europa cambian cada cierto tiempo, y los tipos varían de un país a otro. Suscríbase a las actualizaciones oficiales de la UE o utilice servicios fiables que le avisen de los cambios. Consulte el sitio de la Comisión Europea al principio de cada trimestre. Las tarifas de Austria y Francia pueden ser muy diferentes, y los umbrales no siempre son los mismos. Saltarse una actualización puede suponer que cobre de menos o de más en concepto de IVA, dos situaciones arriesgadas. Compruebe periódicamente la información actualizada: Recurso oficial de la UE sobre tipos y normas de IVA.

Utilice herramientas de automatización del IVA o un asesor fiscal de confianza

Olvídese de los cálculos manuales y las entradas dobles. Utilizar un software de automatización o trabajar con un asesor fiscal experimentado significa cometer menos errores y dormir mejor por la noche. Las herramientas pueden calcular automáticamente el IVA, rellenar previamente las declaraciones de impuestos e incluso presentarlas, reduciendo las prisas de última hora. Para los pequeños vendedores, incluso un simple complemento puede reducir los quebraderos de cabeza administrativos. En el caso de los grandes comercios, un asesor especializado se encargará de que la contabilidad se mantenga ordenada y los informes, limpios.

Aproveche los sistemas de IVA OSS e IOSS siempre que sea posible

Los sistemas de la UE de ventanilla única (OSS) y de importación (IOSS ) son un salvavidas para los vendedores más ocupados. En lugar de rellenar declaraciones de IVA separadas para cada país en el que venda, puede hacerlo todo en un solo lugar. Trasladamos a la mayoría de nuestros clientes a OSS en cuanto se puso en marcha, y su carga de trabajo de cumplimiento se redujo de la noche a la mañana. Si vende servicios digitales o importa bienes por menos de 150 euros, estos sistemas pueden ahorrarle tiempo, dinero y nervios. Obtenga más información e inscríbase aquí: Portal de la Ventanilla Única del IVA de la UE.

Comunique claramente los gastos de IVA a los compradores

A nadie le gustan los gastos ocultos. Ser franco sobre los gastos de IVA genera confianza y reduce las reclamaciones. Indique el importe correcto del IVA y el tipo correspondiente al país de cada comprador en el momento de pagar y en la factura. Esta transparencia también le protege en caso de que los clientes reclamen que está cobrando de más o pagando menos impuestos. Si utiliza marketplaces, compruebe cómo gestionan el IVA y aclare quién es el responsable: ahora los marketplaces recaudan y remiten el IVA de muchas ventas, pero no siempre de todas.

Forme a su equipo de asistencia en cuestiones de IVA internacional

Su equipo está en primera línea y debe conocer los aspectos básicos del IVA transfronterizo. Proporcióneles una formación sencilla sobre cuándo se aplica el IVA, cómo responder a las preguntas de los compradores y dónde dirigir a los clientes que deseen más detalles. Así se evitan confusiones, malas críticas y solicitudes de reembolso. Un poco de preparación ahorra estrés en el futuro, sobre todo cuando cambien las normas o cuando los compradores de distintos países hagan preguntas complicadas sobre el IVA.

Puntos clave:

• Registre con precisión todos los detalles del IVA de cada venta en la UE.

• Establezca alertas o rutinas para realizar un seguimiento de las ventas por países.

• Mantenga actualizada su base de datos de tipos de IVA.

• Automatice lo que pueda o pida ayuda a un profesional.

• Simplifique los trámites con OSS e IOSS cuando sea posible.

• Sea claro y abierto sobre el IVA en cada venta.

• Prepare a su equipo de asistencia para que los clientes obtengan buenas respuestas rápidamente.

Sin duda, las normas del IVA son difíciles. Pero con estos hábitos, puede gestionar las ventas transfronterizas con confianza y mantenerse en el lado correcto de la legislación de la UE. Utilice estas buenas prácticas a diario y, créanos, las cosas irán mucho mejor para nuestros vendedores.

Conclusión

Cumplir las normas de la UE sobre el IVA transfronterizo significa hacer un seguimiento cuidadoso de las ventas, utilizar el tipo de IVA correcto para cada comprador y declarar los impuestos a tiempo. La mayor ventaja es la tranquilidad: Evitará multas y sorpresas, y su empresa gozará de la confianza de compradores y agencias tributarias. Siguiendo estos pasos y buenas prácticas, conseguirá que el IVA trabaje para usted, y no al revés.