Grenzüberschreitende Mehrwertsteuer in der EU: Wer zahlt und was Online-Verkäufer wissen müssen

Wussten Sie, dass in der EU jedes Jahr mehr als 100 Milliarden Euro durch die Maschen fallen, weil es Mehrwertsteuerbetrug und lückenhafte Vorschriften gibt? Diese Lücken treffen Online-Verkäufer besonders hart und machen es schwer, den Überblick darüber zu behalten, wer wann und wo die Mehrwertsteuer abführt. Hinzu kommt, dass die EU die Regeln geändert hat, so dass jetzt jeder grenzüberschreitende Online-Verkauf betroffen ist. Ein Fehler kann Prüfungen oder sogar hohe Geldstrafen nach sich ziehen.

Wenn Sie Waren oder digitale Dienstleistungen in der EU verkaufen, ist es wichtig, dass Sie die Mehrwertsteuer richtig abführen. Die Regeln sind verwirrend. Sollten Sie die Mehrwertsteuer in Ihrem Heimatland oder im Land Ihres Kunden berechnen? Müssen Sie sich überall, wo Sie verkaufen, registrieren lassen? Was passiert, wenn Sie mehr als 10 000 € Umsatz machen? Das neue System soll Betrug bekämpfen und gleiche Wettbewerbsbedingungen schaffen, aber man kann leicht stolpern, wenn man keine klare Anleitung hat.

Aus diesem Grund haben wir diesen Leitfaden verfasst. In diesem Leitfaden erfahren Sie die neuesten grenzüberschreitenden Mehrwertsteuervorschriften für Online-Verkäufe in der EU, wie der Schwellenwert von 10.000 € Ihrem Unternehmen helfen oder schaden kann und welche Schritte genau erforderlich sind, damit Sie die Vorschriften reibungslos einhalten können. Außerdem erfahren Sie, wie VATabout.com Online-Unternehmen dabei hilft, sich mit diesen strengen Vorschriften vertraut zu machen und sich aus Schwierigkeiten herauszuhalten.

In diesem Leitfaden erfahren Sie:

• Warum die EU die grenzüberschreitenden Mehrwertsteuervorschriften im Jahr 2021 geändert hat

• wie der Schwellenwert von 10.000 € funktioniert und wann er gilt

• Was Ihre wichtigsten Pflichten als Verkäufer sind

• Schritte zur Registrierung, Meldung und Abführung der Mehrwertsteuer an der richtigen Stelle

• Wie Sie intelligente Tools und Systeme nutzen, um Fehler und Bußgelder zu vermeiden

Sind Sie bereit, Ihre grenzüberschreitenden Verkäufe umsatzsteuerlich zu optimieren? Wir zeigen Ihnen die Schritte.

Die wichtigsten Schritte zur Handhabung der grenzüberschreitenden Mehrwertsteuer beim Online-Verkauf in der EU

Schritt 1: Verstehen Sie die Grundlagen der Mehrwertsteuer und des grenzüberschreitenden Verkaufs

Zu Beginn müssen Sie wissen, was die Mehrwertsteuer für Sie als Online-Verkäufer in der EU bedeutet. Die Mehrwertsteuer ist eine Verbrauchssteuer, die auf die meisten Waren und Dienstleistungen erhoben wird, wobei die Sätze in der EU in der Regel zwischen 20 % und 23 % liegen. Wenn Sie jedoch an Kunden in anderen EU-Ländern verkaufen, ändert sich das Spiel. Seit dem 1. Juli 2021 wird die Mehrwertsteuer am Standort des Käufers erhoben, nicht mehr bei Ihnen. Diese "Verbrauchsortregel" wirkt sich darauf aus, wie Sie die Mehrwertsteuer berechnen und wo Sie sie abführen.

Denken Sie daran zu prüfen, ob Sie an Unternehmen (B2B) oder an private Verbraucher (B2C) verkaufen. Für beide gelten unterschiedliche Mehrwertsteuervorschriften. Wenn Sie also mit dem richtigen Kundentyp beginnen, ersparen Sie sich späteres Kopfzerbrechen.

• Tatsache: "Mehr als 100 Milliarden Euro entgehen in der EU jedes Jahr aufgrund von Mehrwertsteuerbetrug und verwirrenden Vorschriften"(VertexInc).

Einen ausführlichen Überblick über alle Aspekte der MwSt.-Registrierung und -Einhaltung sowie darüber, was in den einzelnen EU-Mitgliedstaaten steuerliche Pflichten auslöst, finden Sie in unserem vollständigen Leitfaden zur MwSt.-Registrierung und -Einhaltung.

Schritt Nr. 2: Prüfen und verfolgen Sie den EU-Mehrwertsteuerschwellenwert für Fernverkäufe

Bevor Sie über eine Registrierung nachdenken, sollten Sie Ihre Grenzen kennen. Wenn Ihre gesamten grenzüberschreitenden Verkäufe an EU-Kunden unter 10.000 € pro Jahr liegen, wenden Sie normalerweise Ihren nationalen Mehrwertsteuersatz an. Überschreiten Sie diese Grenze, auch nur um einen Cent? Dann müssen Sie den Mehrwertsteuersatz des Landes Ihres Kunden berechnen und sich entsprechend registrieren lassen.

Führen Sie eine laufende Buchhaltung. Die Verfolgung der Verkäufe nach Bestimmungsort ist ebenso wichtig wie die Überprüfung Ihrer täglichen Bestellungen. In einigen EU-Ländern sind möglicherweise höhere Schwellenwerte zulässig, aber die 10.000-Euro-Regel ist inzwischen überall Standard.

• Kleiner Tipp: Erstellen Sie eine einfache Tabelle oder verwenden Sie Ihr Webshop-Dashboard, um die kumulierten Verkäufe für jedes Land zu verfolgen.

Schritt #3: Registrieren Sie sich für die Mehrwertsteuer und wählen Sie die richtige Mehrwertsteuer-Regelung

Sobald Ihr Umsatz die Schwelle von 10.000 € überschreitet, müssen Sie handeln. Die Registrierung für die Mehrwertsteuer ist nicht optional, und Sie können sie nicht einfach ignorieren. Sie können entweder für jedes EU-Land, in das Sie verkaufen, eine lokale Mehrwertsteuernummer beantragen, oder Sie wählen einen einfacheren Weg: das One-Stop-Shop-System (OSS). Mit dem OSS können Sie die gesamte EU-Mehrwertsteuererklärung in einem Land erledigen und so den Papierkram und den Registrierungsstress reduzieren. Für Waren, die bis zu einem Wert von 150 € in die EU eingeführt werden, können Sie mit dem Import-OSS (IOSS) die Mehrwertsteuer auf unkomplizierte Weise verwalten.

• Pro-Tipp: Die Registrierung für OSS spart jedes Quartal Stunden. Nach der Umstellung auf OSS haben wir den Verwaltungsaufwand um fast 70 % reduziert.

Wenn Sie weitere offizielle Details benötigen, finden Sie auf dem OSS-Portal der Europäischen Kommission alles in einfachem Englisch: OSS-Übersicht der Europäischen Kommission.

Weitere Informationen zur Einfuhrumsatzsteuer und zur Abgabe von Steuererklärungen für grenzüberschreitende Umsätze finden Sie in unserem umfassenden Leitfaden zur Einfuhrumsatzsteuer und zur Abgabe von Steuererklärungen.

Schritt 4: Berechnen und erheben Sie immer den richtigen Mehrwertsteuersatz

Den richtigen Mehrwertsteuersatz zu berechnen bedeutet weniger Risiko und mehr Vertrauen. Sie müssen den Mehrwertsteuersatz für das Land des Käufers verwenden, nicht Ihren eigenen. Wenn Sie sich irren, müssen Sie möglicherweise Bußgelder zahlen oder Kunden zurückzahlen. Verwenden Sie Geolokalisierungstools, überprüfen Sie Lieferadressen und stützen Sie sich bei der Festlegung von Produktpreisen stets auf aktuelle Mehrwertsteuertabellen.

Marktplätze wie Amazon oder Etsy? Sie sind jetzt für die Erhebung der Mehrwertsteuer verantwortlich, wenn Sie über sie verkaufen, also achten Sie darauf, wie sie die Steuer handhaben. Seit dem 1. Juli 2021 sind die digitalen Plattformen für die Mehrwertsteuer verantwortlich. Eine Sorge weniger für Verkäufer auf diesen Plattformen.

• Tipps für eine bessere Verwaltung der Mehrwertsteuersätze:

- Integrieren Sie Plugins zur automatischen Berechnung der Mehrwertsteuer in Ihren Shop.

- Überprüfen Sie regelmäßig die Adressen der Käufer, bevor Sie die Bestellungen bestätigen.

- Überprüfen Sie die Mehrwertsteuersätze auf der offiziellen Website des jeweiligen Landes oder verwenden Sie vertrauenswürdige externe Tools.

Schritt Nr. 5: Rechtzeitige Einreichung, Meldung und Überweisung der Mehrwertsteuer

Die letzte Hürde ist die Einreichung von Meldeformularen und Zahlungen. Bei der Einreichung der Mehrwertsteuer geht es nicht nur um die richtigen Zahlen, sondern auch um die Rechtzeitigkeit. Wenn Sie OSS oder IOSS verwenden, müssen Sie die Mehrwertsteuererklärungen für alle grenzüberschreitenden Verkäufe in der EU nur einmal einreichen, was den Papierkram erheblich vereinfacht.

Verpasste Fristen können böse enden. In Österreich zum Beispiel können Bußgelder bis zu 5.000 € verhängt werden, wenn Sie die Anmeldung ignorieren oder zu spät einreichen(Stripe VAT OSS Guide). Richten Sie also Kalendererinnerungen ein oder investieren Sie in eine Steuersoftware mit Warnmeldungen, damit Sie keinen Zyklus verpassen.

• Praktische Ratschläge:

- Richten Sie Erinnerungen mindestens eine Woche vor Fälligkeit der Anmeldung ein.

- Protokollieren Sie jeden Verkauf und bewahren Sie digitale Kopien der Rechnungen auf.

- Überprüfen Sie die Mehrwertsteuerbeträge vor der Einreichung doppelt - ein kleiner Fehler kann schon auffallen.

Zusammenfassung: Der Umgang mit der grenzüberschreitenden Mehrwertsteuer in der EU ist weniger beängstigend, wenn Sie ihn Schritt für Schritt angehen. Wenn Sie die richtigen Schwellenwerte festlegen, sich korrekt registrieren lassen, die richtigen Steuersätze anwenden und die Einreichungen im Auge behalten, wird der Verkauf innerhalb der EU überschaubar und sicher. Tools wie OSS und IOSS sowie intelligente Technik machen die Einhaltung der Mehrwertsteuer einfacher denn je. Bei VATabout haben wir gesehen, wie die Einhaltung dieser Grundlagen Unternehmen hilft, Geldstrafen zu vermeiden und nachts besser zu schlafen.

Bewährte Praktiken für einen reibungslosen grenzüberschreitenden Umsatz beim Online-Verkauf in der EU

Die richtige Handhabung der Mehrwertsteuer bei grenzüberschreitenden Verkäufen ist nicht nur ein rechtliches Kästchen, das man ankreuzen muss. Sie hilft Ihnen, Vertrauen bei den Käufern aufzubauen, plötzliche Bußgelder und Prüfungen zu vermeiden und Ihr Geschäft ohne böse Steuerüberraschungen am Laufen zu halten. Verkäufer, die sich an ein paar wichtige Gewohnheiten halten, kommen mit Veränderungen und unerwarteten Herausforderungen viel besser zurecht. Sehen wir uns an, wie Sie die Einhaltung der MwSt-Vorschriften stressfrei gestalten und den neuesten EU-Vorschriften immer einen Schritt voraus sein können.

Führen Sie akribische Aufzeichnungen über grenzüberschreitende Mehrwertsteuer-Transaktionen

Zeichnen Sie alles auf. Es klingt langweilig, aber gründliche Aufzeichnungen sind das Rückgrat der Einhaltung der MwSt-Vorschriften. Sie sollten Details zu jedem Verkauf speichern - Land des Käufers, Transaktionsdatum, Rechnungsnummern und Mehrwertsteuerbelastung. Und warum? Prüfer können diese Daten jederzeit abfragen, und fehlende Daten können zu Geldstrafen führen. Ein digitales Ablagesystem spart Stunden, wenn der Steuerprüfer anklopft. Investieren Sie in sichere Software und erstellen Sie vierteljährlich eine Sicherungskopie Ihrer Daten.

Überwachen Sie jeden Monat Ihre kumulierten Umsätze pro Land

Lassen Sie sich nicht von der Mehrwertsteuerschwelle überrumpeln. In dem Moment, in dem Ihr Gesamtumsatz in einem EU-Land 10.000 € erreicht, ändern sich Ihre Mehrwertsteuerpflichten. Um darauf vorbereitet zu sein, sollten Sie eine Routine zur Überprüfung der monatlichen Gesamtumsätze pro Land einrichten. Manchmal kommt es vor, dass eine große Werbeaktion Sie unerwartet überrumpelt. Wir hatten kürzlich einen Kunden, der den Schwellenwert in Frankreich um nur 50 € verfehlte und mit einer Strafe wegen verspäteter Registrierung belegt wurde. Lektion gelernt: Es ist einfacher, die Umsätze zu verfolgen, als sich später gegen Geldstrafen zu wehren.

Halten Sie sich über länderspezifische Mehrwertsteuersätze und Schwellenwertänderungen auf dem Laufenden

Die Mehrwertsteuervorschriften in Europa ändern sich von Zeit zu Zeit, und die Steuersätze variieren von Land zu Land. Abonnieren Sie die offiziellen EU-Updates oder nutzen Sie zuverlässige Dienste, die Sie über Änderungen informieren. Überprüfen Sie zu Beginn jedes Quartals die Website der Europäischen Kommission. Die Steuersätze in Österreich und Frankreich können sehr unterschiedlich sein, und die Schwellenwerte sind nicht immer dieselben. Wenn Sie eine Aktualisierung verpassen, kann das bedeuten, dass Sie zu wenig oder zu viel Mehrwertsteuer in Rechnung stellen - beides ist riskant. Prüfen Sie regelmäßig, ob es neue Informationen gibt: Offizielle EU-Mehrwertsteuersätze und -regeln.

Nutzen Sie Tools zur Mehrwertsteuer-Automatisierung oder einen vertrauenswürdigen Steuerberater

Vermeiden Sie manuelle Berechnungen und doppelte Einträge. Wenn Sie Automatisierungssoftware verwenden oder mit einem erfahrenen Steuerberater zusammenarbeiten, machen Sie weniger Fehler und können nachts besser schlafen. Tools können die Mehrwertsteuer automatisch berechnen, Steuererklärungen vorausfüllen und sogar ausfüllen und so die Hektik in letzter Minute verringern. Bei kleineren Händlern kann sogar ein einfaches Plugin den Verwaltungsaufwand verringern. Bei größeren Geschäften sorgt ein spezieller Berater für eine straffe Buchführung und eine saubere Berichterstattung.

Nutzen Sie OSS- und IOSS-Mehrwertsteuerregelungen, wo immer es möglich ist

Die EU-Systeme One-Stop-Shop (OSS) und Import OSS (IOSS) sind ein Rettungsanker für vielbeschäftigte Verkäufer. Anstatt für jedes Land, in dem Sie verkaufen, separate Mehrwertsteuererklärungen auszufüllen, können Sie alles an einem Ort erledigen. Wir haben die meisten unserer Kunden auf OSS umgestellt, sobald es auf den Markt kam, und ihr Arbeitsaufwand für die Einhaltung der Vorschriften hat sich über Nacht verringert. Wenn Sie digitale Dienstleistungen verkaufen oder Waren unter 150 € importieren, können Sie mit diesen Programmen Zeit, Geld und Nerven sparen. Erfahren Sie mehr und melden Sie sich hier an: EU-Mehrwertsteuerportal One Stop Shop.

Informieren Sie die Käufer klar über die MwSt.-Gebühren

Niemand mag versteckte Gebühren. Wenn Sie offen über die Mehrwertsteuergebühren sprechen, schaffen Sie Vertrauen und verringern Beschwerden. Weisen Sie an der Kasse und auf der Rechnung den korrekten Mehrwertsteuerbetrag und den Satz für das Land des Käufers aus. Diese Transparenz schützt Sie auch, wenn Kunden behaupten, Sie würden zu viel oder zu wenig Steuern zahlen. Wenn Sie Marktplätze nutzen, prüfen Sie, wie diese mit der Mehrwertsteuer umgehen und klären Sie, wer dafür verantwortlich ist - Marktplätze führen inzwischen für viele, aber nicht immer für alle Verkäufe die Mehrwertsteuer ein und ab.

Schulen Sie Ihr Support-Team für internationale Mehrwertsteuerfragen

Ihr Team steht an vorderster Front und sollte die Grundlagen der grenzüberschreitenden Mehrwertsteuer kennen. Geben Sie ihnen eine einfache Schulung darüber, wann die Mehrwertsteuer Anwendung findet, wie sie Fragen von Käufern beantworten können und an wen sie Kunden verweisen können, die weitere Details wünschen. So lassen sich Verwirrung, schlechte Bewertungen und Rückerstattungsanträge vermeiden. Ein wenig Vorbereitung in diesem Bereich erspart Stress, vor allem wenn sich die Regeln ändern oder wenn Käufer aus verschiedenen Ländern knifflige Fragen zur Mehrwertsteuer stellen.

Wichtigste Erkenntnisse:

• Protokollieren Sie jedes Detail der Mehrwertsteuer für jeden EU-Verkauf genau.

• Richten Sie Warnmeldungen oder Routinen ein, um Verkäufe nach Ländern zu verfolgen.

• Halten Sie Ihre Datenbank mit den Mehrwertsteuersätzen auf dem neuesten Stand.

• Automatisieren Sie, was Sie können, oder bitten Sie einen Profi um Hilfe.

• Vereinfachen Sie die Einreichungen mit OSS und IOSS, wo dies möglich ist.

• Gehen Sie bei jedem Verkauf klar und offen mit der Mehrwertsteuer um.

• Bereiten Sie Ihr Support-Team vor, damit Ihre Kunden schnell gute Antworten erhalten.

Sicher, die Mehrwertsteuervorschriften sind hart. Aber mit diesen Gewohnheiten können Sie grenzüberschreitende Verkäufe sicher abwickeln und auf der richtigen Seite des EU-Rechts bleiben. Wenden Sie diese bewährten Verfahren täglich an - und Sie können uns vertrauen, dass die Dinge für unsere Verkäufer viel reibungsloser laufen.

Einpacken

Um die EU-Mehrwertsteuervorschriften für grenzüberschreitende Verkäufe einzuhalten, müssen Sie Ihre Verkäufe sorgfältig verfolgen, den richtigen Mehrwertsteuersatz für jeden Käufer anwenden und die Steuern rechtzeitig abführen. Der größte Vorteil ist der Seelenfrieden: Sie vermeiden Geldstrafen und Überraschungen, und Ihr Unternehmen genießt das Vertrauen von Käufern und Finanzämtern. Wenn Sie diese Schritte und bewährten Verfahren befolgen, arbeiten Sie mit der Mehrwertsteuer für sich und nicht umgekehrt.